Heizkostenabrechnung mit Datenaustausch

Einmal im Jahr hängen in allen Mehrfamilienhäuser diese großen Zettel aus, auf denen Firmen wie Brunata, techem oder andere ankündigen, dass die Wärmezähler und Wasseruhren abgelesen werden. Früher kamen die Ableser mit Klemmbrett und Formularen, und die manuell aufgenommenen Daten mussten bei der Abrechnungsfirma abgetippt werden, um die Abrechnung zu erstellen. Die Hausverwaltung musste dann die Daten aus der Abrechnung wiederum abschreiben, um sie in die Nebenkostenabrechnung einfliessen zu lassen. Viel manuelle Arbeit also, die nicht nur langweilig, sondern auch fehleranfällig ist.
Diese Arbeit ist heute stark erleichtert worden. So kommen die Ableser meist mit kleinen elektronischen Geräten, in denen die Häuser mit den Namen der Bewohner gespeichert sind. Die papierlose Ablesung ist damit Realität geworden, wenngleich der Bewohner damit keinerlei Dokumentation mehr über die abgelesenen Werte bekommt. Die Werte sind nur in den Ablesegeräten gespeichert. Von dort müssen sie auf geeignete Weise an die Hausverwaltungen übertragen werden.
Das „Zauberwort“ für die papierlose Verarbeit lautet Datenübertragung nach dem ARGE-Standard. Dieser Standard stammt von der Arbeitsgemeinschaft Heiz- und Wasserkostenverteilung und der Fachgemeinschaft Heizkostenverteiler Wärmekostenabrechnung und definiert den Standard-Datenaustausch zwischen Software der Wohnungswirtschaft und Abrechnungsunternehmen für Heiz-, Warm- und Kaltwasserkosten. Konkret werden die einzelnen Datensätze mit ihren Bestandteilen beschrieben, die zwischen den beiden Parteien ausgetauscht werden.
Auch Win-CASA bietet die Möglichkeit für diesen Datenaustausch mit dem CAEXIM-Modul. Dabei steht EX für Export und IM für Import. Der Prozess beginnt mit dem Export der Stammdaten des Hauses, die dem Abrechnungsunternehmen auf einer CD oder per Mail zur Verfügung gestellt werden. Das Abrechnungsunternehmen ergänzt die abgelesenen Werte und gibt alle Daten komplett an die Hausverwaltung zurück, ebenfalls per CD oder Mail. Die Hausverwaltung importiert die Daten wieder in Win-CASA und erstellen daraus die Nebenkostenabrechnung.
Für die Abrechnung werden die einzelnen Wohnungen werden in diesem Standard über eine 6-stellige Nummer identifiziert, die in den ersten drei Stellen das Haus und in den letzten 3 Stellen die jeweilige Wohnung kennzeichnet. Die Zuordnung dieser Nummern zu den Wohnungen muss nur einmal erfolgen und kann in den Folgejahren immer wieder verwendet werden.
Das Modul bietet auch die Möglichkeit, eine Liste der abzulesenden Wohneinheiten und ein Anschreiben an die Abrechnungsfirma zu generieren.  DerAustausch erfolgt per E-Mail oder über einen externen Datenträger.
Für die konkrete Arbeit mit dem CAEXIM-Modul steht eine detaillierte Anleitung zur Verfügung. Die Dialoge sind übersichtlich und ebenfalls mit beschreibenden Texten ausgestattet, um die ersten Schritte zu erleichtern. Ab etwa 100 Wohneinheiten lässt sich mit CAEXIM eine erhebliche Zeitersparnis erreichen. So kann der Hausverwalter auch der Heizkostenabrechnungszeit gelassen entgegensehen und schafft sich Freiraum für die persönliche Betreuung seiner Kunden, die Begehung der Objekte und andere Aufgaben, die nicht automatisiert werden können.