Geschützter Bereich im Web für Wohnungseigentümer

Je präsenter das Internet in der Arbeitswelt und im Alltag wird, desto größer werden auch die Möglichkeiten, die sich daraus ergeben. Auch die Hausverwaltung kann das Internet sehr gut nutzen, um sich zu präsentieren und neue Kunden zu gewinnen. Aber das Internet ist nicht nur im Hinblick auf neue Kunden wichtig. Es kann vor allem auch für bestehende Kunden, d.h. die betreuten Eigentümergemeinschaften, nutzbringend verwendet werden.
Die Hausverwaltung kann in einem geschlossenen Bereich verschiedene Dokumente anbieten, die sich die Eigentümer bei Bedarf herunterladen können, z.B.

• Formulare
• Hausordnung
• Protokolle
• Teilungserklärung
• Energieausweis

Wenn die Hausverwaltung diese Dokumente immer aktuell hält und Eigentümer bei Bedarf immer die Version aus dem Web holt, haben alle Beteiligten einen Nutzen. Die Hausverwaltung spart sich die Arbeit, die Dokumente zu versenden. Die Eigentümer müssen die Dokumente nicht mehr in ihren Unterlagen suchen oder Informationen mangels Formular formlos weitergeben.
Ferner können im geschlossenen Bereich auch stets aktuelle Kontaktdaten gehalten werden, z.B.

• Mitglieder des Verwaltungsbeirats
• Name und Kontaktdaten des Hausmeisters
• Ansprechpartner bei der Hausverwaltung

Diese Dokumente und Informationen stellen sozusagen die „Basics“ dar. Es ist allerdings noch viel mehr möglich. Inwieweit das sinnvoll ist, hängt natürlich auch von der Internet-Affinität der Eigentümer ab. Wer über einen privaten Internet-Zugang verfügt und bereit ist, das Online-Angebot der Hausverwaltung zu nutzen, lässt sich ja leicht bei einer Eigentümerversammlung klären. Auf jeden Fall können beide Seiten profitieren. Die Verwaltung spart Kosten und Papier, und die Eigentümer kommen in den Genuß von mehr Informationen. Denn was kann zusätzlich im geschützten Bereich angeboten werden?

• aktuelle Dokumente, z.B. Angebote von Handwerkern, Stellungnahmen zu offenen Fragen
• Handwerker und Dienstleister, die die Hausverwaltung empfehlen kann
• Anleitungen und Regeln für bestimmte Situationen, die immer mal wieder auftreten können.

Beispiele für den letzten Punkt sind:

• Wer hat den Schlüssel zum Raum mit den Stromzählern?
• Wem melde ich defekte Glühbirnen im Haus?
• Was muss ich tun, wenn meine Wohnung für längere Zeit leer steht?

So muss sich nicht jeder, bei dem derartige Fragen auftreten, wieder von vorne bis hinten durchfragen, sondern findet gleich die passende Antwort und spart sich und den potenziell zu Befragenden Zeit und Geld und kann unter Umständen sogar Schaden abwenden.
Sinnvoll kann auch ein Meldungsplattform sein, aus der ersichtlich ist, was der Verwaltung gemeldet worden ist. Wenn im Haus ein kleinerer Defekt auftritt, trifft man ja die Extreme, dass es niemand meldet, weil jeder denkt, dass es bereits ein anderer getan hat, oder dass es mehrere melden und die letzten dann mit einem genervten „Das wissen wir doch schon!“ abgefertigt werden. Wäre für alle sichtbar, was diesbezüglich schon geschehen ist, kann jeder angemessen agieren.
Nützlich könnte auch ein kleines Forum sein, in dem vermietende und bewohnende Eigentümer Tipps und Erfahrungen austauschen können. Vielleicht hat ja einer gute Erfahrungen mit dem Wechsel des Stromanbieters gemacht, die er den anderen zur Verfügung stellen möchte. Auch Mietangebote und -gesuche für Stellplätze könnten dort ihren Platz finden, ebenso wie Fachartikel zu Themen, die in absehbarer Zeit für die WEG relevant werden, z.B. der Austausch der Heizungsanlage.
Natürlich ist ein solches Forum immer nur so gut wie die Personen, die sich daran beteiligen. Aber eine Möglichkeit kann nur dann genutzt werden, wenn sie auch praktisch möglich ist.
Also, Hausverwaltungen, keine Angst vor neuen Medien und Wegen, sondern Möglichkeiten ausloten und Potenziale nutzen!