In diesem Blog-Beitrag informieren wir Sie über das SEPA-Verfahren für den bargeldlosen Zahlungsverkehr (Überweisungen, Lastschriften).
Am dem 01. Februar 2014 ist das einheitliche SEPA-Lastschriftverfahren in Kraft getreten, welches alle bisher üblichen Lastschrift- und Abbuchungsverfahren ersetzt.
Bevor Sie das SEPA-Lastschriftverfahren anwenden können, müssen dazu Vorbereitungen getroffen werden.
1. Umstellung von Kto.Nr./BLZ auf IBAN/BIC in Win-CASA
Wenn die vorhandenen Bankverbindungen der Bewohner, Eigentümer und Lieferanten noch nicht auf IBAN und BIC umgestellt wurde, gehen Sie dazu bitte über Verwaltung – Objekte & Wohnungen – Einstellungen – Lastschriften/Zahlungsverkehr und klicken auf die dafür vorhandene Schaltfläche.
2. Beantragung der Gläubiger-Identifikationsnummer bei der Bundesbank
Diese ID müssen Sie als Verwalter pro Objekt beantragen. Über das Internet-Portal der Deutschen Bundesbank können Sie dies kostenfrei tun. Sie müssen die Rechtsform, die genaue Bezeichnung, Adresse, Ansprechpartner und die Kommunikationsdaten eingeben. Die Gläubiger-ID geben Sie nun in den Stammdaten des Hauses im Register Bankkonten an. Die Muster SEPA-Lastschrift Referenznummer soll hierbei zur Unterstützung bei der Eingabe der Lastschriftmandate dienen. Die automatische Vorbelegung erspart Ihnen viel Tipparbeit. Z.B. mit der Objektnummer für Bewohner/Eigentümer-Lastschriftmandate, ergänzt z.B. um die Wohnungsnummer und dem Namenskürzel.
3. Umstellung der bisherigen Lastschrifteinzugsermächtigungen in SEPA-Lastschriftmandate
Jeder Bewohner und Eigentümer erhält ein eigenes Mandat. Bei den Bewohnern stehen Ihnen die Felder für das Datum, die Referenznummer und die Art des Mandates im Register der Bankverbindung zur Verfügung. Die Felder bei den Bewohnern sind erst dann sichtbar, wenn Sie das Häkchen bei „Lastschrifteinzugsermächtigung“ im Register „Zahlungen“ aktiviert haben. Bei den Eigentümern gibt es dafür ein eigenständiges Register. Als Datum sollte hier NICHT das Datum des geplanten ersten Lastschrifteinzuges eingetragen werden. Hier sollte das Datum hinterlegt werden, welches auf dem ausgedruckten und unterschriebenen SEPA-Lastschriftmandat hinterlegt ist. Während der Umstellung reicht aber auch das Datum, an dem Sie Ihre Bewohner/Eigentümer über die SEPA-Umstellung informiert haben. Die Referenznummer kann von Ihnen frei gewählt werden und unterliegt keiner bestimmten Norm. Lediglich Sonderzeichen und Leerzeichen sollten vermieden werden. Sofern Sie in den Stammdaten des Hauses eine Muster-Referenznummer angegeben haben, können Sie diese übernehmen lassen und erweitern. Eine Referenznummer könnte z.B. lauten 997-002-HEIN (Objekt-Wohnung-Namenskürzel). Die Art des Mandates muss zwingend angegeben werden. Es wird zwischen „einmaligen“ und „wiederkehrenden“ Lastschriften unterschieden. In der Regel wird bei wiederkehrenden Lastschriften die Art auf „erste der wiederkehr. Lastschr.“ gesetzt. Sobald die erste Lastschrift eingezogen wurde, muss die Art auf „wiederkehrende Lastschrift“ geändert werden. Win-CASA nimmt dies auf Wunsch automatisch vor. Dazu erhalten Sie nach der Erzeugung der SEPA-XML-Datei eine entsprechende Nachfrage. Das erspart Ihnen die manuelle Bearbeitung eines jeden Mandats. Läuft ein Mandat aus, muss „letzte der wiederkehr. Lastschr.“ ausgewählt werden. Wird dann die Lastschrift eingezogen, ist das Mandat zukünftig ungültig, die Lastschrifteinzugsermächtigung muss entzogen und ein neues Mandat erstellt werden.
Es gibt zwei Textschlüssel, die verwendet werden können:
04 – SEPA B2B Lastschrift (Firmenlastschrift)
05 – SEPA Core Lastschrift (Basis-Lastschrift)
Welche Art und welchen Textschlüssel Sie benötigen, besprechen Sie am besten vor dem Lastschrifteinzug mit Ihrer Bank. Die bisherige COR1-Option („SEPA-Eillastschrift“) entfällt durch die neue Version SEPA 3.0. Win-CASA bietet Ihnen, wenn Sie die oben genannten Informationen eingetragen haben, einen Vordruck an, den Ihre Bewohner/Eigentümer unterschrieben an Sie zurück senden. Der Vordruck, den Ihnen Win-CASA anbietet, ist für wiederkehrende Lastschriften ausgelegt! Beispiel eines Bewohners:
Unterschied zwischen der SEPA-Basis-Lastschrift und der SEPA-Firmen-Lastschrift
Mit der SEPA-Basis-Lastschrift erlaubt der Mieter/Eigentümer dem Verwalter, Geld von seinem Konto einzuziehen. Dieser Genehmigung bedarf einer schriftlichen Form, damit Sie bei Rückfragen von Banken ein gültiges Mandat vorweisen können. Siehe dazu den Vordruck „SEPA-Lastschrift-Mandat“ in den Stammdaten der Mieter bzw. Eigentümer.
Bei der SEPA-Firmen-Lastschrift wird ebenfalls Geld vom Konto des Mieters/Eigentümers eingezogen, allerdings erteilt der Kunde vorher seinem Kreditinstitut einen Auftrag, diese Zahlungen auch einzulösen.
Im Einzelnen bedeutet dies, dass der Mieter/Eigentümer seiner Bank eine Kopie des SEPA-Lastschrift-Mandates übermittelt. Ziehen Sie als Verwalter Geld von dem Konto des Mieters/Eigentümers ein und es liegt kein solcher „Abbuchungsauftrag“ vor, wird die Einlösung abgewiesen. Ein solcher Abbuchungsauftrag gibt es nur für Firmen, für Privatkonten sind solche Mandate nicht erlaubt.
SEPA-Lastschriftmandate über alle Bewohner/Eigentümer schnell erstellen
Damit Sie nun nicht jeden Bewohner/Eigentümer einzeln aufrufen müssen, um die Lastschriftmandate zu hinterlegen und zu drucken, bietet Ihnen Win-CASA 2015 auch hier eine Erleichterung. Gehen Sie dazu im Register Buchhaltung – Lastschriften – Schalter „SEPA-Mandate“. Sie erhalten nun folgendes Fenster:
Über dieses Fenster werden Ihnen alle aktuellen Bewohner/Eigentümer angezeigt, die die Option „Lastschrifteinzugsermächtigung“ aktiviert haben. In dieser Auflistung können Sie schnell die entsprechenden Daten für das Mandat hinterlegen und auch das Lastschrift-Mandat für jeden Eintrag ausdrucken.
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