Auskunfts- und Einsichtsrechte in der Immobilienverwaltung – was Verwalter wissen müssen

Kaum ein Thema beschäftigt Immobilienverwalter so regelmäßig wie die Auskunfts- und Einsichtsrechte der Eigentümer und Mieter. Immer wieder fordern einzelne Eigentümer Unterlagen an, verlangen Auskünfte oder bestehen auf Kopien – nicht selten unter Fristsetzung oder mit der Androhung rechtlicher Schritte. Dabei herrscht oft Unsicherheit darüber, was tatsächlich geschuldet ist und wo die Grenzen liegen. Für Verwalter ist es daher essenziell, die rechtlichen Rahmenbedingungen zu kennen und ihre Abläufe entsprechend zu gestalten.

Einsichtsrechte: Umfangreich und ohne besondere Voraussetzungen

Gemäß § 18 Abs. 4 WEG haben Wohnungseigentümer das Recht auf Einsicht in sämtliche Verwaltungsunterlagen der Gemeinschaft. Dazu gehören unter anderem Jahresabrechnungen, Teilungserklärungen, Beschlusssammlungen, Wartungsverträge, Protokolle des Verwaltungsbeirats, Kontoauszüge sowie die gesamte Korrespondenz – auch E-Mails. Dabei ist kein besonderes Interesse nachzuweisen. Selbst wiederholte Einsichtnahmen, etwa in bereits geprüfte und bestandskräftige Abrechnungen, sind zulässig, solange diese nicht in Schikane ausarten oder den Geschäftsbetrieb erheblich stören.

Auch Unterlagen, die sich bei externen Dienstleistern wie Steuerberatern befinden, müssen vom Verwalter beschafft und zur Einsicht bereitgestellt werden. Digital oder Papier – entscheidend ist, dass der Eigentümer Zugang zu sämtlichen Unterlagen erhält, die die Gemeinschaft betreffen.

Übersendung von Unterlagen: Nur in Ausnahmefällen verpflichtend | Auskunfts- und Einsichtsrechte

Weit verbreitet ist der Irrglaube, dass Eigentümer Anspruch auf die Zusendung von Unterlagen haben – etwa per Post oder E-Mail. Tatsächlich beschränkt sich das gesetzliche Recht auf die Einsichtnahme vor Ort, in der Regel am Sitz der Verwaltung. Eine Übersendung kommt nur dann infrage, wenn die rechtzeitige Einsicht vor einer Versammlung unmöglich geworden ist. In diesen Fällen kann der Verwalter Kopien – gegen Kostenerstattung – zur Verfügung stellen. Besonders bei sensiblen Daten wie Kontoauszügen gilt zudem: Ein ungesicherter Versand per E-Mail ist aus Datenschutzgründen kritisch und sollte unbedingt vermieden werden.

Wer ist zur Einsicht berechtigt?

Neben den Wohnungseigentümern selbst können auch Bevollmächtigte, gesetzliche Vertreter wie Testamentsvollstrecker oder Nachlassverwalter sowie bestimmte Dritte mit berechtigtem Interesse Einsicht nehmen. Dazu zählen beispielsweise Lebensgefährten, die mit in der Wohnanlage leben. Mieter hingegen haben kein unmittelbares Auskunfts- und Einsichtsrecht in Verwaltungsunterlagen der Gemeinschaft. Geht es um die Belege der Betriebskostenabrechnung, müssen sie sich an den vermietenden Eigentümer wenden und von diesem eine Vollmacht einholen.

Auskunftspflichten des Verwalters – oft falsch verstanden

Ein häufiger Irrtum: Der Verwalter ist nicht automatisch verpflichtet, jedem einzelnen Eigentümer auf Anfrage Auskunft zu erteilen. Vielmehr vertritt der Verwalter die Gemeinschaft der Wohnungseigentümer (GdWE) und ist dieser gegenüber rechenschaftspflichtig. Einzelne Eigentümer können Auskünfte in der Regel nur im Rahmen von Eigentümerversammlungen oder durch entsprechende Beschlüsse der Gemeinschaft erlangen. Nur wenn eine Angelegenheit ausschließlich den fragenden Eigentümer betrifft – beispielsweise ein Versicherungsschaden im Sondereigentum –, kann dieser einen direkten Auskunftsanspruch geltend machen.

Typische Praxisfälle und Herausforderungen | Auskunfts- und Einsichtsrechte

Der Alltag zeigt immer wieder klassische Streitfälle rund um Auskunfts- und Einsichtsrechte:

• Eigentümer verlangen regelmäßig dieselben Unterlagen, obwohl diese bereits mehrfach eingesehen wurden. Solange keine Schikane vorliegt, ist dies zulässig.
• Manche Eigentümer fordern die digitale Zusendung sensibler Daten. Hier muss aus Datenschutzgründen besonders sorgfältig geprüft werden, ob und in welcher Form dies zulässig ist.
• Verweigerte Einsichten kurz vor Eigentümerversammlungen können zu formellen Beschlussfehlern führen. Diese führen aber nur dann zur Ungültigkeit von Beschlüssen, wenn sich der Fehler tatsächlich auf das Ergebnis ausgewirkt hat.

So vermeiden Sie Konflikte – mit klaren Prozessen und moderner Technik

Viele Streitigkeiten lassen sich durch gut organisierte Abläufe und transparente Kommunikation vermeiden. Wir empfehlen Verwaltern deshalb:

• Bieten Sie feste Termine für Einsichtnahmen an und machen Sie diese rechtzeitig bekannt.
• Halten Sie Eigentümer über ihre Rechte und Pflichten informiert – etwa durch Hinweise in der Einladung zur Eigentümerversammlung.
• Schaffen Sie klare Standards für die Herausgabe und Einsicht von Unterlagen – digital wie analog.

Durch eine strukturierte und rechtssichere Verwaltung senken Sie das Konfliktpotenzial, sparen Zeit und bewahren in kritischen Situationen stets den Überblick. So stellen Sie sicher, dass auch anspruchsvolle Eigentümer professionell betreut werden und die Verwaltung zuverlässig und effizient arbeitet – unterstützt durch die passende digitale Lösung.