Die häufigsten Kundenanfragen zur Nebenkosten-/ WEG-Abrechnungserstellung in Win-CASA 2020

Folgend eine Zusammenfassung der häufigsten Fragen rund um die Abrechnungen in Win-CASA die wir von Ihnen gestellt bekommen:

1. Wo stelle ich den Abrechnungszeitraum ein?

2. Wo kann ich den Abrechnungsort ändern? In meiner Abrechnung wird München angezeigt.

3. Wo kann ich die Nullwerte aus der Abrechnung unterdrücken?

4. Warum wird in der vorletzten Spalte Gesamt (Ausgabe) ein falscher Betrag angezeigt?

5. Warum wird in der Spalte Gesamt (Umlageschlüssel) ein falscher Wert angezeigt?

6. Warum wird ein falscher Festbetrag ausgewiesen? Wo kann ich diese prüfen?

7. Warum werden die Zählerstände falsch ausgewiesen? Wo kann ich diese prüfen?

8. Wo stelle ich einen anderen Umlageschlüssel für ein Ausgabekonto ein?

9. Bei der Nebenkosten-, bzw. WEG- Abrechnung unterscheiden sich die Gesamtkosten zwischen den Einzelabrechnungen, wieso ist das so? (Nullwerte unterdrücken vs. Positionen unterdrücken, deren gesamtkosten und Anteil null sind)

10. Warum stimmen die Vorauszahlungen nicht? Es wird zu wenig oder zu viel ausgewiesen?

11. Wie erstelle ich eine reine Betriebskostenabrechnung, bzw. Heizkostenabrechnung?

12. Warum werden in einer reinen Betriebskostenabrechnung bei den neuen Vorauszahlungen Heizkosten angezeigt?

13. Wie kann ich generell die neuen Vorauszahlungen in der Nebenkostenabrechnung unterdrücken?

14. Kann ich die Reihenfolge der Ausgabekonten ändern?

15. Warum stimmt der Anfangsbestand der Rücklagen nicht?

16. WEG-Abrechnung: Warum ist das Abrechnungsergebnis extrem hoch oder sehr niedrig?

17. Wo kann ich das Abrechnungsergebnis sollstellen?

18. Wie kann ich offene Posten mit der Abrechnung verrechnen?

Frage 1) (gilt für reine Miet, reine WEG und Miet- und WEG-Verwaltung)

Wo stelle ich den Abrechnungszeitraum ein?

Den Abrechnungszeitraum stellen Sie über das Register Verwaltung – Schalter Stammdaten Objekt – Schalter Wirtschaftsjahr ändern um.

Denken Sie daran, die Anteile und Zähler vom vorherigen Jahr zu speichern! Diese werden ggf. nochmals benötigt, wenn Sie eine alte Abrechnung erstellen möchten. Ebenfalls können Sie weitere drei Aktionen ausführen wie Zählerstände vortragen, Zählerstände von ausgezogenen Bewohnern/ Eigentümern auf Null stellen, sowie die Festbeträge auf Null stellen lassen. Dies führen Sie aber nur aus, wenn Sie die Anteile und Zähler vorher gespeichert haben.

Frage 2) (gilt für reine Miet, reine WEG und Miet- und WEG-Verwaltung)

Wo kann ich den Abrechnungsort ändern? In meiner Abrechnung wird München angezeigt.

Den Abrechnungsort ändern Sie über das Register Abrechnungen – Punkt 1 Nebenkostenabrechnung für Bewohner, bzw. WEG-Jahresabrechnung – Unterregister Abrechnungsdaten.

In diesem Registerreiter haben Sie noch mehrere Einstellungsmöglichkeiten. Wie z. B. die neuen Vorauszahlungen gerundet werden sollen (gilt nur für die Nebenkostenabrechnung) oder ob die Wohneinheit abgerechnet werden soll (gilt nur für die WEG-Jahresabrechnung)

Frage 3) (gilt für reine Miet, reine WEG und Miet- und WEG-Verwaltung)

Wo kann ich die Nullwerte aus der Abrechnung unterdrücken?

Die Nullwerte können Sie im Register Abrechnungsdaten, das Sie über das Register Abrechnungen Punkt 1 Nebenkostenabrechnung für Bewohner, bzw. WEG-Jahresabrechnung aufrufen. Das Klickfeld dazu finden Sie im unteren rechten Fensterbereich. Dies hat den Vorteil, dass bei „Ihr Anteil“ nur Kosten angezeigt werden, die tatsächlich auf den Bewohner/ Eigentümer umgelegt werden.

Frage 4) (gilt für reine Miet, reine WEG und Miet- und WEG-Verwaltung)

Warum wird in der vorletzten Spalte Gesamt (Ausgabe) ein falscher Betrag angezeigt?

In dieser Spalte werden immer die Kosten anzeigt die Sie nach W-Datum auf dem Ausgabekonto gebucht haben. Weicht dieser Betrag aber von den Kosten ab die Sie haben müssten, müssen Sie die Buchungen auf dem Ausgabekonto prüfen. Dazu gehen Sie über Listen – Kontoauszug und wählen das entsprechende Ausgabekonto aus. Als nächstes stellen Sie den Abrechnungszeitraum ein und klicken im linken unteren Fensterbereich „W-Datum“ an. Alle Buchungen die Sie jetzt sehen, werden in der Abrechnung abgerechnet.

Oder beim Buchen wurde das Klickfeld „nicht umlegen“ angeklickt. Wenn Sie die Buchung unter Berücksichtigung dieses Klickfeldes buchen, wird diese Buchung im Ausgabekonto mit einem Sternchen gekennzeichnet. Wenn Sie die Buchung doch umlegen möchten, klicken Sie Buchung doppelt an und entfernen den Haken. Achtung! Dies gilt nur für die reine Mietverwaltung!

Eine weitere Möglichkeit wäre, dass Sie in der Abrechnung im Fenster „Festbeträge abrechnen“ in der Spalte „Abrechnen“ einen falschen Wert eingegeben haben. Dieses Fenster rufen Sie über das Register Abrechnungen Punkt 1 Nebenkostenabrechnung für Bewohner, bzw. WEG-Jahresabrechnung – Unterregister Abrechnungsdaten – Schalter „Festbeträge“ auf. Wenn Sie den gleichen Wert wie bei Verbrauch abrechnen möchten, muss in der Spalte „Abrechnen“ der identische Wert vorhanden sein.

Frage 5) (gilt für reine Miet, reine WEG und Miet- und WEG-Verwaltung)

Warum wird in der Spalte Gesamt (Umlageschlüssel) ein falscher Wert angezeigt?

Wird in dieser Spalte Gesamt ein falscher Wert angezeigt, wurde der Anteil beim entsprechenden Umlageschlüssel falsch eingegeben. Als erstes müssen Sie im Kontenrahmen (Reg. Verwaltung – Unterreg. Konten) den hinterlegten Umlageschlüssel beim betroffenen Ausgabekonto feststellen. Ist dieser z.B. Umlageschlüssel Nr. 3 oder Nr. 52, gehen Sie anschließend über das Register Abrechnungen – Schalter „Anteile“. Hier wählen Sie den Umlageschlüssel aus und prüfen die Anteile. In diesem Fenster können Sie die Anteile korrigieren.

Tipp! Dieses Fenster können Sie zur Eingabe aller Anteile verwenden, auch wenn Sie eine Umlage nach Festbetrag wie z.B. externe Heizkosten haben.

Tipp! Falls in den Wohnungsstammdaten die Gesamtsumme vom Haus nicht richtig angezeigt wird, können Sie dies über das Register Verwaltung – Unterr. Objekte/ Wohnungen – weitere Funktionen – Hausanteile aktualisieren beheben.

Frage 6) (gilt für reine Miet, reine WEG und Miet- und WEG-Verwaltung)

Warum wird ein falscher Festbetrag ausgewiesen? Wo kann ich diese prüfen?

Wenn hier ein falscher Festbetrag angezeigt wird, gehen Sie zuerst wie bereits unter Punkt 5 beschrieben vor. Ggf. wurde hier einfach bei einem der Bewohner/ Eigentümer ein falscher Betrag eingegeben. Wenn dies aber nicht der Fall ist, dann müssen Sie das Fenster „Festbeträge abrechnen“ prüfen. Dieses rufen Sie über das Register Abrechnungen – Punkt 1 Nebenkostenabrechnung für Bewohner, bzw. WEG-Jahresabrechnung – Unterreg. Abrechnungsdaten – Schalter „Festbeträge“ auf.

Prüfen Sie bitte die Spalte Abrechnen. Wenn Sie den Festbetrag so abrechnen möchten wie eingegeben, muss in der Spalte Abrechnen der gleiche Wert vorhanden sein wie in der Spalte Verbrauch. Ein unterschiedlicher Wert kommt dann zustande, wenn Sie in der Spalte „K-Stand“ den Haken gesetzt haben. Das bedeutet, dass Sie einen anderen Betrag auf dem Ausgabekonto gebucht haben, wie aber von Ihnen als Festbetrag eingegeben wurde. Bitte beachten Sie, wenn bei Verbrauch und Abrechnen ein unterschiedlicher Betrag vorhanden ist, wird der eingegebene Festbetrag nochmal neu berechnet. In der Abrechnung wird dann nicht der von Ihnen eingegebene Wert angezeigt, sondern die Berechnung auf der Basis der Spalte Abrechnen.

Frage 7) (gilt für reine Miet, reine WEG und Miet- und WEG-Verwaltung)

Warum werden die Zählerstände falsch ausgewiesen? Wo kann ich diese prüfen?

Zum Prüfen der Zählerstände gibt es mehrere Möglichkeiten. Entweder Sie gehen über das Register Listen – links unten auf Bewohner bzw. Eigentümer und rufen die Liste der Zählerstände auf oder Sie gehen über das Register Abrechnungen – Schalter Zählerstände. Hier gibt es ein Klickfeld „Zählerstände für diese Abrechnungsmenge“. Wenn Sie dies anklicken können Sie die Zählerstände pro Umlageschlüssel prüfen. Oder wenn Sie alle Zähler des Bewohners/ Eigentümers sehen möchten, gehen Sie über das Register Verwaltung – Unterregister – Weitere Funktionen – Zählerverwaltung – Schalter Zählerstände.

Frage 8) (gilt für reine Miet, reine WEG und Miet- und WEG-Verwaltung)

Wo stelle ich einen anderen Umlageschlüssel für ein Ausgabekonto ein?

Wenn Sie feststellen, dass die Umlage eines Ausgabekontos falsch ist, da ein falscher Umlageschlüssel zugeordnet wurde, können Sie diesen über das Register Verwaltung – Unterregister Konten ändern. Sie klicken dazu das Ausgabekonto doppelt an und wählen einen anderen Umlageschlüssel auf. Achtung! Bitte prüfen Sie ob Sie Anteile bei diesem Umlageschlüssel beim Bewohner/ Eigentümer hinterlegt haben.

Frage 9) (gilt für reine Miet, reine WEG und Miet- und WEG-Verwaltung)

Bei der Nebenkosten-, bzw. WEG- Abrechnung unterscheiden sich die Gesamtkosten zwischen den Einzelabrechnungen, wieso ist das so? (Nullwerte unterdrücken vs. Positionen unterdrücken, deren gesamtkosten und Anteil null sind)

Diese Frage bezieht sich auf das Klickfeld „Position unterdrücken deren Gesamtkosten und Anteil 0 sind“, das Sie im Register Abrechnungen – Punkt 1 Nebenkostenabrechnung Bewohner oder Punkt 1 WEG-Jahresabrechnung anklicken können.
Gegenüber dem „Nullwerte unterdrücken“ werden nur die Abrechnungsposten unterdrückt, deren Gesamtkosten und Bewohner-Anteil 0 sind.

Wurde ein Konto, auf dem Kosten im Abrechnungszeitraum gebucht wurden durch Nullwerte unterdrücken bei einem Bewohner ausgeblendet (weil dieser keine Anteile an dem Konto hat), so werden diese gebuchten Kosten auf dem ausgeblendeten Konto nicht mehr in der Gesamtsumme Haus eingerechnet. 

Frage 10) (gilt für reine Miet, reine WEG und Miet- und WEG-Verwaltung)

Warum stimmen die Vorauszahlungen nicht? Es wird zu wenig oder zu viel ausgewiesen?

Stimmen die Vorauszahlungen nicht, gibt es mehrere Möglichkeiten. Dies können Sie über den Einzelkontoauszug prüfen. Diesen rufen Sie über das Register Listen auf.

Als erstes stellen Sie Ihren Abrechnungszeitraum ein und klicken im unteren Fensterbereich W-Datum an. Alles was Sie in Spalte BK/ HK, bzw. HG/ RL als bezahlt gebucht haben, wird als Vorauszahlung in der Abrechnung berücksichtigt.

Mögliche Fehler:

• Die Wertstellung wurde falsch gebucht. Dazu entfernen Sie das Klickfeld „W-Datum“. Wenn die Buchung auftaucht, dann müssen Sie bei dieser Buchung das W-Datum in den Abrechnungszeitraum legen.
• Es wurde alles unter Miete verbucht. Wenn die Trennung zwischen Miete/ BK/ HK fehlt, dann müssen Sie Buchung löschen und neu verbuchen
• Es wurden generell keine Vorauszahlungen gebucht. Als Tipp von uns, stellen Sie „gesamter Zeitraum“ bei der Auswertung ein. Jetzt sehen Sie alle Buchungen.

Frage 11) (gilt für reine Miet, Miet- und WEG-Verwaltung)

Wie erstelle ich eine reine Betriebskostenabrechnung, bzw. Heizkostenabrechnung?

Dies können Sie im Register Abrechnungsdaten auswählen. Sie gehen über das Register Abrechnungen – Punkt 1 Nebenkostenabrechnung Bewohner und öffnen das Register Abrechnungsdaten. Im linken Fensterbereich finden Sie die Kickfelder für eine reine Betriebs-, bzw. Heizkostenabrechnung oder eben beides, Betriebs- und Heizkosten.

Frage 12) (gilt für reine Miet, Miet- und WEG-Verwaltung)

Warum werden in einer reinen Betriebskostenabrechnung bei den neuen Vorauszahlungen Heizkosten angezeigt?

In diesem Fall darf nur eine reine Betriebskostenabrechnung erstellt werden. Sie gehen über das Register Abrechnungen – Punkt 1 Nebenkostenabrechnung Bewohner und öffnen das Register Abrechnungsdaten. Im linken Fensterbereich finden Sie die das Klickfeld für Betriebskostenabrechnung an.

Frage 13) (gilt für reine Miet, Miet- und WEG-Verwaltung)

Wie kann ich generell die neuen Vorauszahlungen in der Nebenkostenabrechnung unterdrücken?

Auch hier müssen Sie das Register Abrechnungsdaten über die Nebenkostenabrechnung aufrufen. Im rechten Fensterbereich finden Sie das Klickfeld: „Neue Vorauszahlungen in der Abrechnung der aktuellen Bewohner ausweisen“. Hier entfernen Sie einfach den Haken. Es werden keine neuen Vorauszahlungen auf der Abrechnung ausgewiesen.

Frage 14) (gilt für reine Miet, reine WEG und Miet- und WEG-Verwaltung)

Kann ich die Reihenfolge der Ausgabekonten ändern?

Das ist leider nicht möglich. Diese werden so angezeigt, wie von Ihnen im Kontenrahmen angelegt.

Frage 15) (gilt nur für eine WEG-Verwaltung)

Warum stimmt der Anfangsbestand der Rücklagen nicht?

Zu diesem Thema finden Sie einen ausführlichen Blogeintrag der alles rum um das Thema Rücklagen beschreibt. Auch den Anfangsbestand der Rücklage. Dieser Blogbeitrag betrifft Kunden die mit Win-CASA 2020 arbeiten.

Hier der Link zum Blogeintrag. https://www.software24.com/blog/2021/07/14/korrektur-ruecklageanfangsbestand-in-win-casa-2020-fuer-kunden-frueherer-versionen/

Frage 16) (gilt nur für eine WEG-Verwaltung)

WEG-Abrechnung: Warum ist das Abrechnungsergebnis extrem hoch oder sehr niedrig?

Das ist ein klassischer Fall für Sonderumlage. Wenn Sie Sonderumlage gebucht haben, muss auch ein umlagefähiges Ausgabekonto vorhanden sein. D.h. im ersten Teil der Abrechnung wird der Betrag der Sonderumlage als Kosten ausgewiesen und im unteren Bereich wird dieser dem Eigentümer wieder gutgeschrieben. Diese beiden Positionen heben sich sozusagen auf. Wenn Sie kein umlagefähiges Ausgabekonto angeben, dann würden Sie dem Eigentümer die Sonderumlage wieder auszahlen. Deshalb das hohe Guthaben in der Abrechnung.

Oder die Vorauszahlungen der Sonderumlage wurden falsch gebucht. Dies können Sie über Listen – Einzelkontoauszug prüfen. Erscheint der Betrag bei Hausgeld? Achten Sie bitte auf das W-Datum! Eine Möglichkeit wäre auch, dass versehentlich ein umlagefähiges Ausgabekonto als nicht umlagefähig im Kontenrahmen angelegt wurde. Dies prüfen Sie über das Register Verwaltung – Unterregister Konten.

Frage 17) (gilt für reine Miet, reine WEG und Miet- und WEG-Verwaltung)

Wo kann ich das Abrechnungsergebnis sollstellen?

Wichtig ist, dass Sie für ALLE Bewohner, bzw. Eigentümer die Abrechnung erstellen.

Für die Bewohner gehen Sie über das Register Abrechnungen Punkt 5.

Für die Eigentümer gehen Sie ebenfalls über das Register Abrechnungen Punkt 6.

Frage 18) (gilt für reine Miet, reine WEG und Miet- und WEG-Verwaltung)

Wie kann ich offene Posten mit der Abrechnung verrechnen?

Wenn von den Bewohnern/ Eigentümern noch offene Posten vorhanden sind, die aber durch die Abrechnung beglichen werden, haben Sie die Möglichkeit dies direkt in Win-CASA verrechnen zu lassen.

Achtung! Dies ist nur möglich, wenn Sie die Abrechnung nach Ist-VZ abrechnen. Das heißt nach den tatsächlich bezahlten Vorauszahlungen. Erstellen Sie eine Abrechnung nach Ist-VZ und OP dann ist dies nicht möglich.

Sobald Sie die Guthaben/ Nachzahlung sollstellen und das Klickfeld „Abrechnung Ist-VZ: OP für Betriebs- und Heizkosten verrechnen, das als Guth./ Nachz. sollgestellt“ aktivieren, wird beim Erstellen der Sollstellung die offenen Posten verrechnet. Das gleiche Prinzip gilt auch für die WEG-Jahresabrechnung.

Das Klickfeld Ist-VZ finden Sie über das Register Abrechnungen – Unterreg. Abrechnungsdaten.