„Interne“ Digitalisierung von Hausverwaltungen
Die Digitalisierung schreitet voran und hilft Hausverwaltern mehr und mehr Prozesse schneller, besser und mit höherer Qualität durchzuführen.
Neben der digitalen Kommunikation mit Mietern und Eigentümern ist die Digitalisierung des Eingangsrechnungsprozesses und damit eine effiziente und in weiten Teilen automatisierte Buchhaltung ein besonders großer Hebel für Hausverwalter.
Webcast: „Automatisierte Buchhaltungsprozesse mit digitalem Archiv für Immobilien Verwalter“
Zu diesem Thema fand kürzlich ein gemeinsamer Webcast mit unserem Partner tutum statt – Sie können ihn hier anschauen: Webcast
Waldemar Kaiser von tutum sowie René Hoffmann und Georg Wachter von Software24.com gehen hier auf die Vorteile des „papierlosen Büros“ ein und zeigen die Anbindung an Win-CASA im Detail.
Was sind die Vorteile des „papierlosen Büros“?
Relevant ist, wie viel schneller eine Rechnung bearbeitet werden kann. Wir sehen bei unseren Kunden, die das „papierlose Büro“ nutzen, eine Verbesserung von 25%-50% für die Bearbeitungsdauer pro Rechnung, von 4 Minuten auf etwa 2-3 Minuten.
Multipliziert mit der Anzahl jährlicher Rechnungen (von der Größenordnung ~50.000 für eine Hausverwaltung mit 5-10 Mitarbeitern) werden so signifikant Ressourcen frei, die an anderen Stellen eingesetzt werden können – beispielsweise um mehr Wohneinheiten zu verwalten.
Der Prozess: Wie funktioniert das „papierlose Büro“?
Diese Effizienzen können gehoben werden indem der Prozess durchgängig digital gestaltet wird.
Die Stammdaten aus Win-CASA werden exportiert und helfen dem DMS-System die Rechnungen richtig zuzuordnen und eine hohe „Trefferquote“ zu erzielen. Dieser Schritt kann von Personal ohne Sachkenntnis erledigt werden, sodass das Einlesen der Rechnungen von der sachlich anspruchsvolleren Buchung getrennt werden kann.
Nach der Auslese wird ein auf die Bedürfnisse der Hausverwalter abgestimmter Workflow zur Vorkontierung ausgeführt, wo beispielsweise der Objektverwalter die sachliche Richtigkeit der Rechnungen freigibt. In diesem Schritt können aus den Rechnungen direkt weitere relevante Informationen extrahiert werden (z.B. zur Abrechnung von haushaltsnahen Dienstleistungen nach § 35a EstG).
Die nach Win-CASA übertragenen Informationen können im Register Buchhaltung – Buchen eingelesen werden.
Im erscheinenden Fenster kann Win-CASA auf das Dokumentenmanagement zugreifen um die Dokumente nochmals darzustellen.
Die Buchungen werden als „OK“ (grün) markiert, wenn alle nötigen Informationen vorhanden sind die zur automatischen Erstellung eines OPs bzw. (falls ausgewählt) einer Überweisung oder eines Zahlungstermines (für wiederkehrende Rechnungen oder Abschlagszahlungen) nötig sind.
Die entsprechenden Buchungen erscheinen dann in der „Buchen“ Liste.
Wenn ausgewählt, werden dann ebenso automatisch Überweisungen erstellt, die dann beispielsweise als SEPA-Dateien exportiert werden können.
Interesse? Sprechen Sie uns an!
Falls auch Sie die nächste Stufe der Digitalisierung mit dem „papierlosen Büro“ erreichen möchten, sprechen Sie uns an – am besten per Mail auf info@software24.com. Wir besprechen gerne die nächsten Schritte mit Ihnen und vernetzen Sie mit tutum zur Implementierung des DMS-Systems.
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