Buchhaltung einfach verlässlich automatisch erledigen — Kooperation mit tutum

Was ist das „papierlose Büro“ bzw. was bedeutet Dokumentenmanagement, und warum ist es relevant für Hausverwaltungen?

Die Verwaltung von Immobilien ist komplex. Neben den zahlreichen organisatorischen und kommunikativen Aufaben obliegt den Verwalter auch die kaufmännische Betreuung der Liegenschaften, d.h. die korrekte Buchführung und Abrechnung. Doch Abrechnungen bestehen aus vielen einzelnen Rechnungen, die alle vollständig und nachvollziehbar kontiert und abgerechnet werden müssen.

Besonders zeitaufwändig gestaltet sich hierbei die Erfassung der Rechnungen, d.h. der „Eingangsrechnungsprozess“ von Eingang der Rechnung bis zur korrekten Verbuchung. Und genau hier setzt unsere Kooperation an: Mit der DocuWare-Integration von tutum in unsere Hausverwaltung Software Win-CASA ist eine weitgehende Automatisierung des gesamten Buchhaltungsprozesses für Immobilien- und Hausverwaltungen möglich.

Das bedeutet: Alle Rechnungen werden automatisiert ausgelesen, sind unternehmensweit verfügbar, objektbezogen abrufbar und revisionssicher archiviert. Dies funktioniert sowohl für Rechnungen, die „physisch“ (als Stück Papier) vorliegen, als auch für Rechnungen die elektronisch, z.B., als E-Mail oder PDF, vorliegen.

Es wird dadurch also nicht nur die Verbuchung der Rechnungen beschleunigt, sondern auch die Auffindbarkeit der Rechnungen (und aller weiterer Dokumente im Unternehmen) vereinfacht, durch die zentrale Verfügbarkeit wird ortsunabhängiges Arbeiten ermöglicht, und „nebenbei“ kann durch die technische Basis des professionellen DocuWare Systemes als „revisionssicheres“ elektronisches Archiv auch auf das physische Vorhalten der Rechnungen gänzlich verzichtet werden!

Der Eingangrechnungsprozess: Von viel Aufwand zur Automatisierung

Viele Immobilien- und Hausverwaltungen nehmen nach wie vor einen Großteil der Buchhaltung per Hand vor. Während intelligente Automatisierung wie das Win-CASA Banking-Modul für den Abgleich mit dem Bankkonto sorgen können und sogar von selbst lernen, ist der Prozess für die Eingangsrechnungen nach wie vor oft zeitaufwändig. Eingehende Rechnungen werden oft manuell erfasst, und dann in Einzelschritten geprüft, gebucht und anschließend in Ordnern archiviert.

Dadurch entsteht viel Papier — mit entsprechenden Lagerkosten für die jahrelange Aufbewahrung und anschließende Vernichtung der Ordner. Eine spätere Suche nach bestimmten Schlagworten ist höchst aufwändig. Bei Beirats- oder anderen Rechnungsprüfungen brauch man viel Zeit, um die zugehörigen Dokumente zu finden und bereitzustellen.

Mit Automatisierung mehr Zeit für’s Verwalten

Die Automatisierung der Buchhaltung ermöglicht es, wertvolle Ressourcen anderweitig gezielter einzusetzen, weil der Zeitaufwand für Zuordnung, Prüfung, und Abheftung von Rechnungen wegfällt. Die Dokumente und Rechnungen werden im DocuWare-System zentral digital bereitsgestellt. Das Archiv ist revisionssicher, das bedeutet, die digitalisierten Dokumente gelten als „Originale“ — das physische Archiv ist nicht mehr nötig. Die zentrale Bereitstellung ermöglicht so auch einen standortunabhängigen Zugriff, z.B. aus dem Home Office. Alle Daten sind von überall softort verfügbar und können z.B. für Rechnungsprüfungen ohne Zeitverlust bereitgestellt werden.

Florian Körber, Gründer der tutum GmbH, erklärt hierzu:

„Die Win-CASA-DMS-Anbindung schafft einen unglaublichen Mehrwert für die ganze Haus- und Immobilienverwaltungsbranche. Durch die Schnittstelle von Win-CASA zum digitalen, revisionssicheren DocuWare-Archiv in Verbindung mit dem automatisierten Rechnungseingangsprozess sind alle Daten und Belege zu den jeweiligen Objekten elektronisch jederzeit abrufbar. Damit reduziert sich der Verwaltungsaufwand enorm!“.

Mitarbeiter werden entlastet und die Mitarbeiterzufriedenheit steigt

Die Verbindung zwischen Win-CASA und dem DocuWare-System bringt entsprechend eine deutliche Entlastung für die Mitarbeiter.

Statt aufwändiger Archivierungs bei der buchhalterischen Objektverwaltung haben sie nun mehr Raum für wertstiftendes Arbeiten. Das bedeutet bessere und persönlichere Kundenbetreuung, bzw. in der aktuellen Zeit wo die Nachfrage nach Hausverwaltern ungebrochen ist, oft auch die Hinzunahme weiterer Objekte. Damit kann durch eine Automatisierung des Eingangsrechnungsprozesses oft der Umsatz und Gewinn der Hausverwaltung signifikant gesteigert werden.

Ersten Kunden die mit Tutum, DocuWare, und Win-CASA gemeinsam arbeiten, bestätigen, dass ihre Teams entlastet werden und zufriedener sind, aber auch effektiver arbeiten.

Wie funktioniert die Einführung des „papierlosen Büros“?

Während die Schnittstelle zwischen Win-CASA und DocuWare standardisiert ist und schnell verfügbar gemacht werden kann, sollte die Einführung eines DMS-Systemes wohl durchdacht werden sowie auf den spezifischen Startpunkt sowie die Bedürfnisse jeder Verwaltung eingegangen werden. Diese Bedürfnisse werden von Tutum im Vorfeld eines DMS-Projektes detailliert erhoben, so dass eine maßgeschneiderte Lösung erarbeitet werden kann, die den jeweiligen Prozessen gerecht wird.

Über tutum: Ein sicherer Ort

Die tutum GmbH mit Sitz in Nürnberg wurde von Florian Körber im Jahre 2008 gegründet. Heute zählt sie zu den erfolgreichsten deutschen Boutiquen für Dokumentenmanagement- und Workflowsysteme. Ihre Mission ist es, die mittelständische Arbeitswelt zu digitalisieren. Dies erreicht die tutum durch sorgfältig und mit Sachverstand empfohlene Software, Branchen-Know-How, sowie maßgeschneidert entwickelter Schnittstellen. Die Kunden und ihre Mitarbeiter haben so Raum und Zeit, ortsunabhängig zu arbeiten und sich auf das Wesentliche zu konzentrieren – mit einem guten Gefühl von Sicherheit.

Aufgrund des Rufs der tutum als authentische und verlässliche Experten vertrauen viele bekannte mittelständische Unternehmen bereits dem tutum-Team ihr Allerheiligstes an: Ihre Dokumente und Geschäftsprozesse.

Der Fokus auf Branchen-Know-How zeigt sich in zahlreichen Projekten, in der tutum die Hausverwaltungs- und Immobilienmanagement-Branche insensiv kennengelernt hat. Zu einem davon hat das Branchenmagazin vdivDIGITAL 2021 einen Erfahrungsbericht veröffentlicht. Gemeinsam bieten wir nun eine maßgeschneiderte DocuWare-Integration für die Hausverwalter-Software Win-CASA an.

Mehr dazu finden Sie hier sowie hier einige weitere Kunden und Refenrenzprojekte von tutum.

Haben Sie Interesse?

Haben Sie Interesse am „papierlosen Büro“ in Kooperation mit der tutum? Wir stellen gerne den Kontakt her bzw. erzählen Ihnen mehr über die digitale Zukunft mit Win-CASA. Am besten Sie schreiben uns kurz unter info@software24.com oder telefonisch bei unserem Kundenservice unter der +49 8031 30 44 910.