E-Post ab Win-CASA 2020

Praktikanten werden aufatmen, wenn das Falten von Briefen und das Kuvertieren ebendieser der Geschichte angehört. Ihre Mitarbeiter können sich verstärkt der Kernaufgabe widmen, für die sie qualifiziert sind, denn sie müssen nicht mehr Briefe kuvertieren. Denken Sie sich jetzt auch, wie schön dieses Szenario wäre? Das unternehmerische Denken ist nun bereits bestens im Gange, meine Mitarbeiter können in der gleichen Zeit mehr arbeiten. Doch wie geht das im Einsatz mit Win-CASA? Ich muss doch die Abrechnungen per Post an meine Mieter und Eigentümer zustellen?

Die Lösung ist über die E-Post möglich. Bereits in Win-CASA 2018 wurde eine E-Post-Funktion eingebaut, die es ermöglichte, Dokumente durch die Deutsche Post in einem Druckzentrum drucken, falten, kuvertieren und letzten Endes zustellen zu lassen.

Für alle Kunden, die großen Wert auf die Umsetzung des korrekten Datenschutzes legen sei vorab gesagt, dass die E-Post-Funktion gemäß ISO 27001 zertifiziert wurde.

Bereits seit 2010 gibt es den E-Postbrief. Dies war der Vorreiter eines revolutionären Hybridbriefdienstes. Doch auch dieses Verfahren entwickelte sich weiter. Der E-Postbrief wurde zum 01.01.2020 eingestellt und durch den sogenannten eIDAS-Brief ersetzt. Der Name eIDAS ergibt sich aus der gleichnamigen Verordnung (electronic IDentification, Authentication and trust Services = elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen), welche regelt, dass rein elektronische Briefe (der Grundgedanke von E-Post) nicht mehr versandt werden können.

Im Zuge dessen wurde der Gedanke des Hybridbriefes umgedeutet. Er wird künftig auf zwei Wege zugestellt: einerseits in gedruckter Form, andererseits wird er Empfängern mit digitalem Posteingang parallel in diesem zugestellt.

Der eIDAS-Brief steht ausschließlich Geschäftskunden zur Verfügung. Diese müssen sich einer vollständigen Legitimation bei der deutschen Post unterziehen.

Um die neue E-POST Schnittstelle ab Win-CASA 2020 nutzen zu können, benötigen Sie im Vorfeld folgendes:

• Einen E-POST Nutzervertrag (nur für Geschäftskunden der Deutschen Post möglich)

Für den Versand von Schreiben ist der E-POST Nutzervertrag Voraussetzung und die Registrierung ist unter folgendem Link einfach erreichbar:

https://www.deutschepost.de/epost/geschaeftskunden/registrierung-api

Die Registrierung erfolgt zeitnah und nach Erhalt der Vertrags-/ Zugangsdaten können Sie mit dem Versand starten. Mit Abschluss des Vertrages werden Sie zu einem sogenannten E-POST Nutzer.

• EKP:

Hierbei handelt es sich um die Kundennummer bei der Deutschen Post.

Die EKP finden Sie u. a. im E-POST Nutzervertrag oder auf einer der letzten Rechnungen.

• Zugriff auf ein Mobiltelefon zum Empfang einer Zugangs-SMS unter der Mobilnummer die Sie im Rahmen der Registrierung angegeben haben.

Schließen Sie zunächst den E-Post Nutzervertrag ab. Anschließend können Sie sich in Win-CASA als E-Post Nutzer registrieren. Hierfür erhalten Sie eine Zugangs-SMS und müssen ein eigenes Kennwort vergeben.

Die Anmeldung in Win-CASA funktioniert wie folgt:

Öffnen Sie Win-CASA und klicken unten links auf den Schalter E-POST.

In der folgenden Maske klicken Sie oben auf den Schalter „Einstellungen“.

Nachdem Sie die EKP-Nummer eingegeben haben, klicken Sie auf den Schalter „SMS-Code anfordern“.

Anschließend gelangen Sie über den Schalter „Weiter“ in die nächste Maske.

Tragen Sie den von der Deutschen Post erhaltenen SMS-Code nebst Ihrem Wunschkennwort ein und bestätigen die Anmeldung mit dem Klick auf „Sicherheitsschlüssel anfordern“.

Der einmalige Anmeldevorgang ist hiermit abgeschlossen. Sie können die E-POST Funktion von Win-CASA nunmehr nutzen.

Die grundsätzliche Einrichtung des Dienstes ist vollzogen. Ab diesem Moment können Sie sämtliche Schriftstücke, sei es aus der Textverarbeitung oder aus der Abrechnung heraus, mit der E-Post verschicken.

Was ist hierfür notwendig?

Gehen Sie hierfür zunächst unter „Abrechnungen“ – „Einzelabrechnungen“ in den Punkt 1 der Nebenkostenabrechnung oder der WEG-Abrechnung. Nachfolgend schildern wir Ihnen die Vorgehensweise am Beispiel der WEG-Abrechnung.

Um die E-Post nutzen zu können, beinhaltet das Programm an diversen Stellen Schalter für die E-Post-Funktion. Der erste begegnet Ihnen gleich im Auswahlfenster der abzurechnenden Eigentümer.

Wenn Sie Ihre Abrechnung per E-Post versenden möchten, optieren Sie oben links das Kästchen bei „E-Post“.

Achten Sie in den folgenden Punkten besonders auf Eigentümer 2 und 3, da dies der gleiche Eigentümer ist und eigentlich 2 Briefe erhält.

Nun kann die WEG-Abrechnung durchlaufen werden. Im letzten Fenster der Abrechnung begegnet Ihnen wieder eine Schaltfläche zur E-Post. Win-CASA zeigt Ihnen statt des Druckfensters die Schaltfläche „E-Post Abrechnungen erstellen“. Gehen Sie zunächst in die Vorschau und überprüfen Ihre Abrechnung auf Fehler. Möchten Sie die Abrechnung an die Eigentümer versenden, nutzen Sie die besagte Schaltfläche. Die versandfertigen Dokumente werden anschließend in den Postausgang der E-Post gelegt, welche über die E-Post-Schaltfläche in der unteren Symbolleiste aufgerufen werden können.

Win-CASA erstellt nun E-Post konforme Abrechnungen. Den Fortschritt können Sie am Dialogfenster erkennen.

Die von Win-CASA erstellten Abrechnungsdokumente werden anschließend in den Postausgang der E-Post gelegt, welchen Sie über folgende Schaltfläche  aufrufen können.

Win-CASA erkennt nun, dass die Eigentümer der Einheiten 2 und 3 identisch sind und übermittelt an die E-Post für diese beiden Eigentümer einen zusammengefassten Serienbrief. Somit entfällt die Bezahlung von doppeltem Porto und jeder Eigentümer erhält einen einzigen Brief.

Ebenfalls entfällt das zeitaufwändige Kuvertieren der Sendungen sowie die Papier- und Druckkosten. Es ergibt sich nach der Umstellung auf E-Post eine Ersparnis um bis zu 20 % Verwaltungs- und Kostenaufwand.

Doch die WEG-Abrechnung ist nur ein Beispiel. So kann auch die Nebenkostenabrechnung, der Wirtschaftsplan und das Anschreiben bezüglich der Sonderumlage und im CAEXIM-Modul das Anschreiben an den externen Dienstleister per E-Post verschickt werden.

Die E-Post-Funktion bildet ein Deckblatt mit der Adresse des Empfängers, um sicherzustellen, dass die Empfängeradresse an der korrekten Stelle aufgedruckt ist.

Die an den E-Postausgang übermittelten Dokumente können Sie in Win-CASA in der unteren Symbolleiste über die Postschaltfläche im Ordner „zuletzt gesendet“ aufrufen.

Alle Dokumente für die E-POST (aus der internen Textverarbeitung und aus den Abrechnungen) werden im E-POST Postausgang-Fenster pro Empfänger (Mieter, Eigentümer, Kontakt) zusammengefasst und können somit porto-optimiert an die E-POST übertragen werden. Ist in einer Mehrbenutzerumgebung ein gemeinsames Dokumenten-Netzlaufwerk eingerichtet, können alle Mitarbeiter Dokumente während eines Arbeitstages in den E-POST Postausgang legen. Ein Mitarbeiter kann die gesamte E-POST zu einem von Ihm individuell festgelegten Zeitpunkt manuell versenden.