Eigentümerversammlung – Die Rolle des Hausverwalters

Die Eigentümerversammlung ist das oberste Beschluss- und Willensbildungsorgan einer WEG. Hier versammeln sich alle Eigentümer des Hauses, um über wichtige Themen wie Finanzen und Reparaturen zu entscheiden. Doch welche Rolle spielt der Hausverwalter dabei?

Vorbereitung der Eigentümerversammlung

Typischerweise übernimmt der Verwalter den Vorsitz der Eigentümerversammlung. Doch bevor diese stattfinden kann gibt es schon einige wichtige Dinge, auf welche der Hausverwalter zu achten hat.

Einberufungspflicht

Im Wohnungseigentumsgesetz ist geregelt, dass mindestens einmal jährlich eine ordentliche Versammlung der Eigentümer abgehalten werden muss. Aber auch wenn mindestens ein Viertel der Eigentümer eine Versammlung verlangt, müssen Sie diese als Hausverwalter einberufen (§ 24 Abs. 2 WEG). Dies ist das gesetzlich vorgeschriebene Minderheitenrecht.

Achtung: Die Eigentümergesellschaft kann festlegen, dass bereits von einer kleineren Anzahl an Eigentümern eine Einberufung verlangt werden kann.

Ordnungsgemäße Ladung

Der Hausverwalter ist in der Pflicht, alle Eigentümer ordnungsgemäß zu der Eigentümerversammlung einzuladen. Dies ist die Voraussetzung um gültige Beschlüsse fassen zu können. Die gesetzliche Mindestfrist für die Einladung beträgt 3 Wochen (seit 01.12.2020, ursprünglich 2 Wochen). Eine Veränderung dieser Frist kann von den Eigentümern in der Gemeinschaftsordnung festgelegt werden. Ein Beispiel dafür wäre, wenn viele der Eigentümer in weiter Entfernung wohnen und die Anreise zu der Versammlung länger im Voraus planen müssen. In besonders eiligen Fällen kann diese Frist aber auch verkürzt werden.

Wichtig: Für die Frist gilt der Eingang der Einladung bei dem Empfänger, nicht etwa der Poststempel. Lassen Sie sich daher nicht zu viel Zeit mit den Einladungen und berechnen Sie den Postweg mit ein. Nach §§ 193 BGB werden Samstage, Sonntage und Feiertage nicht mitgerechnet.

Für die Form der Einladung ist die Textform vorgeschrieben. Diese unterscheidet sich von der Schriftform, da keine eigenhändige Unterschrift nötig ist. Somit können Sie die Eigentümer auch per E-Mail einladen. Achten Sie nur darauf, dass Sie vorher abschätzen ob der Eigentümer technik-affin genug ist, um die Einladung zu erhalten.

Der Inhalt der Einladung ist auch strengstens geregelt:

• • • Versammlungsort (möglichst in der Nähe der Gemeinschaftsimmobilie)
    • Genauer Termin mit Datum, Wochentag und Uhrzeit (so festgelegt dass auch berufstätige Eigentümer die Chance zur Teilnahme bekommen)
    • Tagesordnung und Beschlussthemen
    • Jahresabrechnung und Einzelabrechnung
    • Entwurf des Wirtschaftsplans für das kommende Jahr (falls darüber abgestimmt werden soll)

Dies soll den Eigentümern eine faire Chance gewähren sich ausreichend vorzubereiten. Außerdem darf bei der Eigentümerversammlung nur über Angelegenheiten abgestimmt werden, die in der Tagesordnung hinreichend festgelegt sind. Ansonsten sind die Beschlüsse mit der Anfechtungsklage angreifbar. Der typischste Fehler allerdings ist, dass nicht alle Miteigentümer fristgerecht und ordnungsgemäß eine Einladung erhalten und die Beschlüsse der Eigentümerversammlung so anfechtbar werden.

Nichtöffentlichkeit

Die Teilnehmerliste für die Eigentümerversammlung kann aus den Grundbucheinträgen abgeleitet werden. Alle Eigentümer des Objektes werden zu der Versammlung einberufen. Eine Eigentümerversammlung ist allerdings nicht öffentlich. Das bedeutet, dass Personen wie zum Beispiel Mieter nicht an dieser Sitzung teilnehmen dürfen, obwohl die Entscheidungen dort durchaus auch Auswirkungen auf sie haben könnten. Alleinig zu einzelnen Tagesordnungspunkten können per Geschäftsordnungsbeschluss externe Personen wie zum Beispiel Architekten oder Rechtsanwälte zugelassen werden, sofern die Komplexität des Themas dies erfordert.

Durchführung der Eigentümerversammlung

Sobald alle Voraussetzungen erfüllt sind und alle Eigentümer fristgerecht eingeladen wurden kann die Eigentümerversammlung auch schon stattfinden. Damit alles rechtlich einwandfrei und so effektiv wie möglich abläuft, gibt es auch hier einige wichtige Dinge die Sie als Verwalter beachten sollten.

Teilnahme und Verhinderung

Obwohl der Verwalter dazu angehalten ist den Termin so zu legen, dass ein möglichst großer Anteil an Eigentümern teilnehmen kann, passiert es immer wieder dass jemand verhindert ist. Wenn ein Eigentümer selbst nicht persönlich an der Versammlung teilnehmen kann, darf dieser einen Vertreter bestimmen. Dieser benötigt eine schriftliche Vollmacht, um mit abstimmen zu können. Der Vertreter muss eine volljährige und geschäftsfähige Person sein. Es dürfte also auch ein Mieter als Vertreter bestimmt werden. In vielen Gemeinschaftsordnungen ist allerdings vorgeschrieben, dass Fachleute wie Juristen oder Steuerberater nicht als Vertreter auftreten dürfen, da sie durch ihre Fachkenntnisse einen unfairen Vorteil gegenüber den Miteigentümern haben könnten.

In der Corona-Pandemie kam es oft zu Schwierigkeiten bei der Durchführung der Eigentümerversammlungen. Deshalb dürfen Eigentümer laut des neuen Wohnungseigentumsmodernisierungsgesetzes (WEMoG) seit Dezember 2020 auch online an der Versammlung teilnehmen und ihre Stimme abgeben. Die Stimme muss allerdings in Textform vorliegen. Eine reine Online-Versammlung ist trotzdem nicht zulässig, da jeder Eigentümer die Chance zur Teilnahme bekommen muss und manche nicht über ausreichende Möglichkeiten zu einer Online-Teilnahme verfügen. In Win-CASA geht dies jetzt ganz leicht mit der neuen Vulcavo-Schnittstelle.

Die Teilnahme an der Eigentümerversammlung ist keine Pflicht. Aber es ist dennoch sehr ratsam seine Chance Einfluss zu nehmen nicht zu verpassen.

Eine weitere Besonderheit stellt auch die Beschlussfassung ohne Versammlung dar. Selbst wenn keine Versammlung stattfindet ist ein Beschluss gültig, insofern alle Eigentümer ihre Zustimmung schriftlich erklärt haben (§ 23 WEMoG).

Beschlussfähigkeit

Seit dem 01.12.2020 mit der WEG-Reform ist eine Eigentümerversammlung immer beschlussfähig. Vorher war sie nur dann beschlussfähig, wenn mindestens so viele Mitglieder anwesend waren, dass die Hälfte der Mieteigentumsanteile repräsentiert wurde. Nach der neuen Regelung entscheidet die Mehrheit der abgegebenen Stimmen, unabhängig davon wie viele Eigentümer anwesend sind (§ 23 WEMoG). Damit entfällt auch das Erfordernis, mangels Beschlussfähigkeit, Wiederholungsversammlungen abzuhalten.

Ablauf

Der Verwalter ist für die gesamte Durchführung der Eigentümerversammlung verantwortlich. Er erteilt auch einzelnen Eigentümern das Wort und leitet die erforderlichen Abstimmungen. Dies ist der typische Ablauf einer gut geordneten Versammlung:

1. 1. 1. Begrüßung durch den Verwalter
      2. Sichtung und Auswertung der Vollmachten der Vertreter
      3. Ausgabe und Kontrolle der Anwesenheitsliste
      4. Abstimmung über Genehmigung der Anwesenheit von Gästen
      5. Versammlungseröffnung und Besprechung der Geschäftsordnung
      6. Abhandlung der Tagesordnungspunkte und Durchführung der Abstimmungen
      7. Unterzeichnung des Protokolls durch 3 Personen (Verwalter, Vorsitzender des Verwaltungsbeirates, weiterer Eigentümer)
      8. Abschluss der Eigentümerversammlung und Verabschiedung

Typische Punkte der Tagesordnung

• • • Anstehende Reparatur- und Instandsetzungsmaßnahmen
    • Anpassung der Instandhaltungsrücklage
    • Beschluss von Sonderumlagen
    • Jahresabrechnung des Hausgeldes (Gesamtabrechnung und Einzelabrechnung)
    • Wirtschaftsplan für kommendes Jahr
    • Änderung der Hausordnung
    • Bestellung und Abberufung des Verwalters
    • Entlastung des Verwalters
    • Wahl eines Verwaltungsbeirats

Stimmrecht

Beschlüsse werden in der Regel per Mehrheitsbeschluss verabschiedet. Stimmt mehr als die Hälfte der Eigentümer für etwas, gilt es als beschlossen. Grundsätzlich genügt in den Abstimmungen die einfache Stimmenmehrheit (§21 Abs. 3 WEG). Doch wer bekommt wie viele Stimmen?

Kopfprinzip: Jeder Eigentümer hat eine Stimme, unabhängig von der Anzahl oder Größe seiner Wohnungen im Haus. Dies ist das gesetzliche Stimmprinzip (§ 25 Abs. 2 WEG). Wenn nichts anderes in der Teilungserklärung festgelegt ist, werden Abstimmungen so vorgenommen.

Wichtig: Gehört eine Wohnung mehreren Inhabern, etwa Eheleuten oder einer Erbengemeinschaft, haben diese dennoch nur eine Stimme.

Das Stimmrecht kann aber in jeder WEG anders geregelt werden:

Wertprinzip: Die Anzahl der Stimmen eines Eigentümers richtet sich nach seinen Miteigentumsanteilen.

Objektprinzip: Hier bekommt jeder Eigentümer so viele Stimmen wie er Wohnungen im Haus besitzt, unabhängig von der Größe dieser.

Achtung: Bei diesen beiden Vorgehensweisen kann es dazu kommen, dass ein Einzelner Eigentümer über die Stimmenmehrheit verfügt und alleine einen Mehrheitsbeschluss erwirken kann!

Nach der Eigentümerversammlung

Die jährliche Versammlung ist sehr wichtig und muss daher auch ausreichend nachbereitet werden. Auch hierfür ist der Verwalter zuständig.

Protokoll und Beschluss-Sammlung

Über die Beschlüsse der Eigentümerversammlung muss ein Protokoll erstellt werden und zusätzlich müssen die Beschlüsse zügig nach der Versammlung in die Beschluss-Sammlung aufgenommen werden (§24 Abs. 6 Satz 1 WEG). Sofern nicht anders von den Eigentümern festgelegt, ist der Verwalter für diese Aufgabe zuständig. Der Verwalter ist gesetzlich dazu verpflichtet den Eigentümern Einsicht in das Protokoll zu gewähren. Dadurch ist er nicht verpflichtet ihnen eine Abschrift zukommen zu lassen. Dies ist allerdings trotzdem sinnvoll und auch oft in der jeweiligen Teilungserklärung geregelt.

Auch der Inhalt des Protokolls ist streng geregelt. Nach §24 Abs. 6 WEG muss das Protokoll Ort, Tag und Zeit der Versammlung, die Feststellung der ordnungsgemäßen Ladung, die Anzahl der Anwesenden und vertretenen Mitglieder und die Unterschrift des Verwalters, des Beiratsvorsitzenden und eines Wohnungseigentümers enthalten. Zusätzlich dazu müssen die abgehandelten Tagesordnungspunkte und die Beschlüsse mit ihren Abstimmungsergebnissen festgehalten werden. Dazu gibt es zwei unterschiedliche Vorgehensweisen:

Beschlussprotokoll: Hier werden ausschließlich die Beschlussanträge der einzelnen Tagesordnungspunkte und die Abstimmungsergebnisse festgehalten.

Ablaufprotokoll: Hier werden zusätzlich die Abstimmungen, vorangegangenen Diskussionen und Hinweise genauestens protokolliert. Dies ist die ausführliche Form des Protokolls, welche oft schwierig für den Protokollanten ist.

Eine Frist zur Erstellung des Protokolls ist gesetzlich nicht geregelt. Allerdings sollte den Eigentümern das Protokoll spätestens eine Woche vor Ablauf der Anfechtungsfrist zugänglich gemacht werden. Wird dies nicht eingehalten sind die Beschlüsse weiterhin gültig, aber die Eigentümer können auf Schadenersatz klagen, wenn ihnen dadurch ein Schaden entstanden ist.

Anfechtungsfrist

Das Protokoll spielt auch eine wichtige Rolle für die Anfechtung von Beschlüssen. Innerhalb eines Monats nach der Eigentümerversammlung können Beschlüsse angefochten werden. Für diese Frist ist der Eingang bei Gericht entscheidend. Nach Ablauf dieses Monats sind alle Beschlüsse gültig, auch wenn sie fehlerhaft sind. Die einzige Ausnahme bilden Gesetzesverstöße.

Wenn bei der Umsetzung einzelner Regelungen Fehler geschehen und diese aufgedeckt werden, bedeutet das nicht, dass die verabschiedeten Beschlüsse ungültig sind. Sie werden dadurch nur erst einmal anfechtbar. Die Anfechtbarkeit eines Beschlusses kann durch 3 Fragen geprüft werden:

• • • War es Miteigentümern nicht möglich, sich aufgrund der zu kurzfristigen Ladungsfrist an der Eigentümerversammlung zu beteiligen?
    • Wäre, insofern alle Eigentümer fristgerecht und ordnungsgemäß geladen wurden, eine andere Beschlussfassung ergangen?
    • Fehlte aufgrund der Ladungsfrist die Zeit, sich thematisch auf die wesentlichen Tagesordnungspunkte vorzubereiten?

Die Beschlussanfechtung muss auf gerichtlichem Wege geltend gemacht werden. Dazu muss beim zuständigen Amtsgericht für Wohnungseigentumssachen ein Antrag auf Ungültigkeitserklärung für diesen Beschluss gestellt werden (§ 23 Abs. 4 Satz 2, § 43 Abs. 1 und 4 WEG).