Erfassung von Heizkostenvorauszahlungen – Besonderheit Aufgrund der aktuell stark steigenden Energiekosten

Grundlegende Informationen zur Erfassung von Heizkostenvorauszahlungen

Zu einer vollständigen Nebenkostenabrechnung zählen die Erfassung der Betriebs- und Heizkosten. Heizkosten müssen gem. Verordnung über verbrauchsabhängige Abrechnung der Heiz- und Warmwasserkosten (Verordnung über die Heizkostenabrechnung – HeizkostenV) erfasst und abgerechnet werden. Mit Win-CASA als professionelle Software für die Verwaltung und Bewirtschaftung von Immobilien können Sie auch die Heizkostenabrechnung selbst erstellen. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, unabhängig von Heizkostendienstleistern zu arbeiten und Ihren Kunden einen schnellen und unbürokratischen Service auch in Bezug auf die Heizkostenabrechnung zu bieten. Die Heizkostenabrechnung können Sie unter dem Register „Abrechnung“, Unterregister „Heizkostenabrechnung“ erstellen.

Die Höhe der Vorauszahlungen auf die einzelnen Positionen (z. B. Kaltmiete, Miete Garage/Stellplatz, Betriebs- und Heizkosten werden in den Wohnungsstammdaten unter dem Register „Zahlungen“ eingegeben.

In oben abgebildetem Beispiel wurden die Heizkosten als vierte Vorauszahlungsposition erfasst. Alle Vorauszahlungspositionen können mit der automatischen oder manuellen Sollstellung in den entsprechenden Intervallen sollgestellt und anschließend die Zahlungen verbucht werden. Die Nebenkostenabrechnung berücksichtigt die Vorauszahlungen und errechnet am Ende des Abrechnungszeitraums Guthaben und Nachzahlungen der einzelnen Mieter sowie die Höhe der neuen Vorauszahlungen auf die Betriebs- und Heizkosten.

Die neuen Betriebs- und Heizkostenvorauszahlungen können anschließend über das Register „Abrechnungen“, Unterregister „Einzelabrechnung“, Reiter „Nebenkostenabrechnung“, „6. Liste der neuen Vorauszahlungen“ automatisch in die Wohnungsstammdaten übernommen werden.

Besonderheit Aufgrund der aktuell stark steigenden Energiekosten

Die derzeitige Situation der stark steigenden Energiekosten führt oft zu der Frage, ob die automatisch errechneten Vorauszahlungen der Betriebs- und vor allem der Heizkosten manuell angepasst (erhöht) werden können. Da dies gesetzlich nicht zugelassen ist, können wir Ihnen über Win-CASA keine automatische Funktion über die Nebenkostenabrechnung anbieten. Eine Anpassung der Vorauszahlungen ist nur zulässig, wenn der Mieter diesen zustimmt. Lehnt der Mieter sie ab, greifen die bisherigen Vorauszahlungen. Weiterhin müssen sich die neuen Vorauszahlungen auf die tatsächlichen Kosten des Vorjahres beziehen. Dies bedeutet, dass sie nicht beliebig erhöht werden dürfen. Die neuen Vorauszahlungen aus der Nebenkostenabrechnung sind lediglich als Vorschlag anzusehen.

Jedem Verwalter bzw. Vermieter steht es jedoch frei, mit seinen Mietern individuelle Vereinbarungen über eine Anpassung der Betriebs- und/oder Heizkostenvorauszahlungen zu treffen. Dies kann z. B. durch ein Schreiben aus der Textverarbeitung mit Win-CASA erfolgen. Dadurch haben Sie die Möglichkeit auf Seriendruckfelder wie z. B. die Stammdaten der Mieter zurückzugreifen. Die Seriendruckfelder werden automatisch mit den korrekten Eingaben aus der Win-CASA Datenbank befüllt. Diese Funktion erleichtert Ihnen die Erstellung der Schreiben und Fehleingaben können vermieden werden.

Damit in der Textverarbeitung von Win-CASA die richtigen Vorauszahlungsbeträge eingesetzt werden können, müssen diese zunächst in den Stammdaten der Wohnung/en hinterlegt werden.

In nebenstehendem Beispiel soll die Heizkostenvorauszahlung ab 01.09.2022 auf 100,00 € erhöht werden.

Sind alle Daten korrekt hinterlegt, kann über die Textverarbeitung ein Schreiben an den bzw. die Mieter erstellt werden.

Um die neue Vorauszahlungshöhe korrekt anzudrucken, verwenden Sie bitte z. B. das Seriendruckfeld „B-VZ4“ (da die Heizkosten in unserem Beispiel als vierte Vorauszahlungsposition erfasst wurden). Sollten die Heizkostenvorauszahlungen an anderer Stelle erfasst worden sein, verwenden Sie bitte das jeweilige Seriendruckfeld (B-VZ1 – B-VZ8). Die Summe der künftigen Vorauszahlung fügen Sie mit dem Seriendruckfeld „B-SUMVZ“ ein.

Damit die zukünftigen Vorauszahlungen ab September angedruckt werden ist es wichtig, dass Sie in den Einstellungen des Seriendrucks das Datum „Vorausz. vorbelegen zum Stichtag“ mindestens auf den 01.09.2022 setzen.

Wählen Sie abschließend die Mieter aus, die das Schreiben über die Erhöhung der Vorauszahlungen erhalten sollen und klicken auf den Schalter „Drucken“. Dies ist wichtig, damit der Stichtag für das Schreiben übernommen wird. Sollten Sie nicht sofort drucken möchten, sondern sich die Schreiben zunächst am Bildschirm anschauen wollen kann der Ausdruck danach noch einmal abgebrochen werden.

Nach aktivieren der Funktion „Vorschau Ergebnisse «abc»“ wird Ihnen die Druckvorschau mit den künftigen Vorauszahlungen angezeigt.

Sind alle Werte korrekt können Sie die Schreiben ausdrucken und an Ihre Mieter versenden. Neben dem Druck auf Papier können Sie die Schreiben auch per E-Mail versenden oder per E-Post übermitteln. Ab Win-CASA 2022 steht Ihnen außerdem ein Postausgang zur Verfügung. Dieser ermöglicht es Ihnen, sämtliche Dokumente zu „sammeln“, um sie z. B. am Ende des Tages gemeinsam auszudrucken oder per E-Mail bzw. E-Post zu versenden. Ihre Kunden erhalten dadurch alle Schreiben gemeinsam (in einem Umschlag bzw. in einer E-Mail).