Facility Management – Definition und Aufgaben

Der Begriff „Facility Management“ dürfte Ihnen schon einmal untergekommen sein. Aber ist Ihnen auch der genaue Zweck eines „Facility Managers“ bekannt?
In der heutigen Zeit geht man vor neuartigen meist englischen Berufsbezeichnungen scheinbar unter, viele dieser Berufsbezeichnungen sind dabei einfach progressive und professioneller klingende Bezeichnungen für bereits etablierte Berufsbilder. Doch ist das bei Facility Management auch so? Was genau sind die Aufgabenbereiche und der Sinn eines Facility Managers? Und kann man außerdem auch diesem Begriff einem traditionellem Beruf zuordnen?

Ein Überblick – Facility Management

Vielleicht hilft erstmal eine ganz stumpfe Übersetzung des Begriffs: „Facility“ = Einrichtung (in dem Fall Gebäude/ Gelände) und „Management“= Verwaltung/ Leitung oder auch einfach Management, meist wird das Ganze mit „Liegenschaftsverwaltung“ übersetzt. Dies ist eine, oft teilweise ausgelagerte, Kernaufgabe einer Hausverwaltung. Facility Manager kümmern sich um verschiedene Aufgaben deren Nichtausführung den Bewohner oder Besitzer der Immobilie stören, behindern oder sogar gefährden könnte. Der Facility Manager überwacht eine „Facility“ idealerweise angefangen mit der Planung, während des Erbaus, bis hin zum Abriss. Das beinhaltet vor allem die Planung und Koordination von Wartung, Instandhaltung und Prozessen innerhalb einer Immobilie. Es handelt sich um einen facettenreichen Beruf in dem mehr steckt als man zunächst vielleicht erwarten würde.

Im Detail – die Aufgaben eines Facility Managers

Unter Planung, Wartung und Instandhaltung kann man sich erstmal sehr viel und gleichzeitig sehr wenig vorstellen; die Aufgaben die unter diese Oberbegriffe fallen sind vielfältig, aber welche Zuständigkeit übernimmt ein Facility Manager konkret?

• regelmäßige Kontrolle der Baustelle
• Erstellung von Plänen Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen
• Erstellung einer Strategie und koordinieren
  von Objekten
• Verwaltung im der Infrastruktur des Gebäudes Administration im Facility Infrastruktur Bereich
• Personalplanung (Arbeiter, Reinigungskräfte)
• Kontakt zu Mietern und Eigentümern
• Auf- und Ausbau verschiedener vorteilhafter Geschäftsbeziehungen
• Begleiten und Verbessern der Prozesse und deren Qualität

Zusammenfassend kann gesagt werden, dass Facility Manager den reibungslosen Ablauf von nahezu jedem Prozess in einer Immobilie ermöglichen.

Wird Facility Management zwingend benötigt?

Tatsächlich würde die nicht-Existenz des Aufgabenfeldes Facility Management das Dasein von großen Immobilien wie sie heute existieren behindern wenn nicht sogar unmöglich machen. Im kleinen Maße fällt der Aufgabenbereich jedoch auch nicht weg, er kann aber meistens von einem Mitglied der eigenen Hausverwaltung übernommen werden.

Vor allem bei größeren Immobilien besteht allerdings die Gefahr, dass der Überblick über alle nötigen Wartungs- und Instandhaltungsaufgaben verloren geht, sowohl über die Menge als auch die Kosten. Ein ausgebildeter Facility Manager kennt sich mit den Kosten aus die eine zu verrichtende Arbeit an der Immobilie kostet sollte, auch hat er das technische Know-how um die nötigen Maßnahmen selbst zu beurteilen.

Abgesehen davon bringt Facility Management weitere Vorteile:

• langfristig gesparte Hausverwaltungskosten (günstigere Alternativen werden gefunden, Facility Manager installiert/plant zu Beginn schon sehr wartungsarme Geräte/Prozesse)
• Befriedigung von Kunden- und Bewohnerbedürfnissen
• Wertverlust der Immobilie wird gemindert
• Prozesse werden immer reibungsloser (vor allem Personal)

Sollte Facility Management von einer internen oder externen Partei bearbeitet werden?

Es gibt hierzu kein Muss, geschweige denn Gesetzte oder ähnliches. Theoretisch kann eine Hausverwaltung diese Aufgabe auch selbst übernehmen. Da die Aufgaben eines Facility Managers aber so breit gefächert sind und ein sehr spezifisches, technisches und betriebliches, Wissen benötigen sollte hier Personal eingesetzt werden, welches die entsprechende Ausbildung durchlaufen hat. Dies kann in einer normalen Hausverwaltung selten angeboten werden, ein weiteres Problem wäre es eine Person zu finden die die nötige Zeit aufbringen kann. Das heißt aber nicht, dass der Job ausschließlich ausgelagert wird. Meist werden für spezielle Aufgabenbereiche externe Facility Manager gebucht und ein Teil intern über die Hausverwaltung übernommen.

Facility Management vs. Haustechnik

Ist „Facility Manager“ nur ein moderner Ausdruck für „Hausmeister“ oder „Haustechniker“?

Auch wenn das Gebiet auf dem beide Berufsbilder agieren eine signifikante Schnittstelle aufweist, ist das Ausmaß der Arbeiten ein ganz anderes. Zunächst einmal betrifft „Haustechnik“ lediglich die Bereiche Heizung, Sanitär, Elektro und Lüftung und deren Wartung. Mit diesen Bereichen hat der Facility Manager zwar genauso zu tun doch der Facility Manager findet sich viel mehr auf der koordinierenden Seite als auf der ausführenden Seite. Außerdem hat ein Haustechniker  kaum Aufgaben aus dem Bereich Planung der Facility selbst, deren Personal und das Pflegen sozialer Kontakte zu Gunsten der geschäftlichen Beziehungen bezüglich des Facility Managements.

Zukunft des Berufsbildes

Vor allem durch verschiedene natürliche Vorgänge wie die voranschreitende Technologisierung, Digitalisierung und allgemeine Modernisierung vieler Immobilien wird sich der Aufgabenbereich eines Facility Managers immer weiter vergrößern. Somit wird vielleicht auch die Größe der Immobilien/Gelände, welche die Hilfe eines externen Facility Managers benötigen immer kleiner ausfallen. 

Mittlerweile werden sogar Studiengänge an verschiedenen Universitäten angeboten, welche das Thema zu einem Teil, zu einem großen Teil oder sogar als Hauptinhalt behandeln (z.B. der Studiengang „Facility Management“ an der Berliner Hochschule für Technik).