Auch in diesem Jahr haben wir wieder unsere mittlerweile traditionelle Kundenumfrage durchgeführt, um am Puls der Hausverwalter zu bleiben und auf aktuelle Herausforderungen und Trends wie KI in der Hausverwaltung eingehen zu können. An der Win-CASA Umfrage nahmen etwa 350 Hausverwaltungen mit Beständen von 20 bis über 10.000 Wohneinheiten im Juni 2024 teil. Der Fokus der Umfrage lag auf aktuellen Trends, Herausforderungen und dem Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI).
Aktuelle Herausforderungen für Hausverwaltungen in 2024
Eine der zentralen Fragen der Umfrage war, welche Punkte die Hausverwalter aktuell als ihre größten Herausforderungen sehen. Die Antworten geben Aufschluss darüber, welche Faktoren die tägliche Arbeit der Verwalter am meisten beeinflussen und wo der größte Handlungsbedarf besteht. Dabei haben sich die größten Herausforderungen der letzten Jahre erneut bestätigt:
- Steigende Erwartungshaltung von Mietern und Eigentümern (70%)
Die Erwartungshaltungen der Mieter und Eigentümer steigen stetig. Sie fordern nicht nur eine schnellere und effizientere Bearbeitung ihrer Anliegen, sondern auch eine höhere Transparenz und bessere Kommunikation. Dies stellt Hausverwalter vor die Herausforderung, ihre Prozesse kontinuierlich zu optimieren und neue Technologien zu implementieren, um diesen Erwartungen gerecht zu werden. - Hohe Preise und schlechte Verfügbarkeit von Handwerkern und anderen Dienstleistern (65%)
Ein weiteres großes Problem sind die hohen Kosten und die schlechte Verfügbarkeit von Handwerkern und Dienstleistern. Dies führt nicht nur zu Verzögerungen bei notwendigen Reparaturen und Wartungen, sondern belastet auch das Budget der WEGs. Die Suche nach verlässlichen und kostengünstigen Dienstleistern bleibt eine ständige Herausforderung. - Rekrutieren von qualifiziertem neuen Personal (50%)
Der Fachkräftemangel macht auch vor der Hausverwaltungsbranche nicht halt. Geeignetes Personal zu finden und zu binden, ist für viele Unternehmen schwierig. Dies beeinträchtigt nicht nur die Effizienz, sondern auch die Qualität der erbrachten Dienstleistungen. Strategien zur Personalgewinnung und Personalentwicklung sind daher essenziell. - Digitalisierung: Vollumfängliches Nutzen bestehender Software (47%)
Obwohl viele Hausverwaltungen bereits moderne Softwarelösungen wie Win-CASA einsetzen, wird deren volles Potenzial oft nicht ausgeschöpft. Die Integration und optimale Nutzung dieser Systeme bleibt eine Herausforderung. Es bedarf kontinuierlicher Schulungen und Anpassungen, um die Effizienz zu steigern und Fehler zu minimieren. - Schnelle Veränderung der rechtlichen und regulatorischen Rahmenbedingungen (43%)
Die rechtlichen und regulatorischen Rahmenbedingungen ändern sich ständig, was eine große Herausforderung für die Hausverwaltungen darstellt. Themen wie Elektrifizierung oder UVI / gesetzliche Änderungen im Bereich Heizkostenabrechnung halten die Branche in Atem. - Digitalisierung: Integration verschiedener Software-Systeme (31%)
Die Integration verschiedener Software-Systeme ist ebenfalls eine große Herausforderung. Unterschiedliche Systeme müssen nahtlos miteinander kommunizieren können, um die Arbeitsprozesse zu optimieren. Dies erfordert nicht nur technisches Know-how, sondern auch eine sorgfältige Planung und Umsetzung.
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Gute Nachrichten für Verwalter: Drei spezifische Punkte, nämlich die Akquise von Neugeschäft, der Verlust von Bestandsgeschäft und der Marktdruck aufgrund von Konsolidierung, wurden von den Befragten als weniger problematisch eingestuft.
- Nur 3% der Hausverwaltungen sehen die Akquise von Neugeschäft als eine ihrer größten Herausforderungen an. Dies deutet darauf hin, dass es in der Branche genug Geschäftsmöglichkeiten gibt und Hausverwaltungen nicht in erster Linie mit dem Problem kämpfen, neue Kunden zu gewinnen. Das bedeutet, dass der Markt insgesamt gesund ist und Raum für Expansion bietet.
- Mit nur 2% der Befragten, die den Verlust von Bestandsgeschäft als bedeutendes Problem nennen, zeigt sich, dass Hausverwaltungen ihre bestehenden Kunden weitgehend erfolgreich halten können. Dies ist ein positives Zeichen dafür, dass die Kundenbindung in der Branche stark ist und die Zufriedenheit der Bestandskunden hoch bleibt, bzw. dass WEGs kaum zur Konkurrenz wechseln.
- Ebenfalls nur 2% der Hausverwaltungen empfinden den Marktdruck aufgrund von Konsolidierung als eine der größten Herausforderungen. Entgegen dem oft gehörten Argument der „Konsolidierung“ deutet dies darauf hin, dass es keine übermäßige Konkurrenz durch große Unternehmen gibt, die kleinere Akteure vom Markt verdrängen könnten.
Diese positiven Ergebnisse legen nahe, dass Hausverwaltungen sich darauf konzentrieren können, ihre bestehenden Stärken weiter auszubauen. Erfolgsfaktoren sind ausgesuchte, „gute“ Kunden sowie vernünftige Preise für die Leistungen der Hausverwaltung um das wirtschaftliche Auskommen der Verwaltung zu sichern.
Datenaustausch über den ARGE-Standard bzw. Bundesverband für Energie- und Wasserdatenmanagement (bved)
Der Bundesverband für Energie- und Wasserdatenmanagement (bved), früher bekannt als ARGE, ist ein Zusammenschluss von Messdienstleistern, der die Interessen seiner Mitglieder bündelt und Standards für den Datenaustausch entwickelt. Seit dem 1. Januar 2024 ist der ARGE-Standard 3.10 für den Datenaustausch mit den Messdienstleistern in Kraft. Dieser Standard umfasst unter anderem die CO2-Angaben pro Brennstoff-Buchung sowie die Aufteilung der CO2-Steuer zwischen Bewohnern und Eigentümern. Mit Win-CASA 2024 werden die neuesten Standards unterstützt.
Wie läuft der Datenaustausch mit Messdienstleistern?
Die Infografik zeigt, wie Hausverwaltungen mit den neuen regulatorischen Rahmenbedingungen zurechtkommen. Besonders interessant ist dabei, wie der Datenaustausch mit den Messdienstleistern funktioniert, insbesondere für Nutzer des CAEXIM Moduls.
Die Infografik verdeutlicht, dass es bei der Implementierung des neuen ARGE-Standards erhebliche Unterschiede gibt. Während einige Hausverwaltungen bereits erfolgreich mit den Messdienstleistern zusammenarbeiten, stehen andere noch ganz am Anfang. Es scheint, dass zumindest einige Verwalter den Prozess erfolgreich abgeschlossen haben, was zeigt, dass die Umsetzung möglich ist — zumindest scheinen auf Seiten der Messdienstleister bereits die richtigen Schritte unternommen.
Künstliche Intelligenz (KI) in der Hausverwaltung
Künstliche Intelligenz (KI) hat in den letzten Jahren bedeutende Fortschritte gemacht und transformiert nun zunehmend verschiedene Branchen, darunter insbesondere Dienstleistungsbranchen wie die Hausverwaltung. Generative KI (genAI), eine Unterkategorie der KI, die in der Lage ist, Text, Bilder und andere Inhalte zu erzeugen, hat das Potenzial, die Art und Weise, wie Dienstleistungen erbracht werden, grundlegend zu verändern, und Routineaufgaben deutlich effizienter zu machen. Dies gilt insbesondere für die Hausverwaltung, die von einer Vielzahl an administrativen und organisatorischen Aufgaben geprägt ist.
Der Einsatz von KI bietet die Möglichkeit, repetitive und zeitaufwendige Aufgaben zu automatisieren. Dies spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch die Fehlerquote und erhöht die Effizienz. In der Hausverwaltung können Aufgaben wie die Bearbeitung von Mietanfragen, die Verwaltung von Wartungsarbeiten oder die Abwicklung von Rechnungen durch KI-Systeme unterstützt werden. Dies entlastet die Mitarbeiter und ermöglicht es ihnen, sich auf komplexere und wertschöpfende Tätigkeiten zu konzentrieren.
Nutzung von KI in der Verwaltung: So verbreitet ist KI in der Hausverwaltung 2024
Die Umfrage hat untersucht, wie stark Künstliche Intelligenz (KI), insbesondere generative KI, bereits in der Verwaltung genutzt wird. Die wichtigste Erkenntnis: Falls Sie KI noch nicht nutzen — Sie sind nicht allein. KI mag laufend durch die Medien getragen werden, im Büroalltag scheint sie zumindest in der Verwalterbranche noch nicht angekommen zu sein:
- Die Mehrheit der Hausverwaltungen hat sich bisher noch nicht mit dem Einsatz von KI in ihrem Geschäftsfeld auseinandergesetzt. Dies könnte daran liegen, dass die Technologie noch relativ neu ist und viele Unternehmen möglicherweise noch keine klaren Anwendungsfälle oder Vorteile erkennen.
- Ein Viertel der Befragten gibt an, KI zumindest gelegentlich zu nutzen. Dies zeigt, dass es bereits erste Ansätze und Anwendungen gibt, die in den Alltag integriert werden, jedoch noch nicht in vollem Umfang.
- Nur etwa 20% nutzen KI einmal pro Woche oder häufiger. Diese Gruppe hat wahrscheinlich erste positive Erfahrungen gesammelt, die zu einer weiteren Integration der Technologie führen.
In diesen Bereichen wird KI in der Hausverwaltung aktuell schon genutzt
Die Ergebnisse der Umfrage zeigen, dass die Nutzung von Künstlicher Intelligenz (KI) in Hausverwaltungen noch in den Kinderschuhen steckt. Selbst die am häufigsten genannten Anwendungsbereiche werden lediglich von rund 10% der Befragten genutzt. Dies deutet darauf hin, dass noch viel Luft nach oben besteht und ein enormes Potenzial zur Optimierung und Effizienzsteigerung vorhanden ist.
Überraschend steht das Lesen und Schreiben von Vertragstexten und rechtlichen Dokumenten mit 12% an der Spitze der Nutzung. In diesem Bereich kann generative KI, wie beispielsweise Chat-GPT, hervorragende Dienste leisten. Diese Technologie ermöglicht den Vergleich von Texten und Verträgen sowie das Feedback auf Vertragsinhalte, was zu einer erheblichen Zeitersparnis und Qualitätssteigerung führen kann.
Auf dem zweiten Platz folgt der Support und die Kommunikation mit Mietern und Eigentümern, welche von 11% der Befragten angegeben wurde. Hier können Chatbots und KI-gestützte E-Mail-Vorschläge die Effizienz und Reaktionsfähigkeit deutlich verbessern.
Auch in der Buchhaltung, im Marketing sowie in der Kommunikation mit Handwerkern und Dienstleistern wird KI zunehmend eingesetzt. Diese Bereiche verzeichnen eine Nutzung von 8-9%.
Die automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung sowie die Angebotserstellung und der Verkauf werden jeweils von 4% der Befragten genutzt. Hier besteht großes Potenzial, durch den Einsatz von KI die Genauigkeit und Effizienz zu steigern
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Das Potential von KI für die Hausverwaltung
Die Umfrageergebnisse zeigen deutlich, dass Hausverwaltungen großes Potenzial im Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) sehen, insbesondere in der Buchhaltung. Mit 46% führt dieser Bereich die Liste der potenziellen Anwendungsfelder an, dicht gefolgt von der Eingangsrechnungsverarbeitung (38%). Die Automatisierung von Buchhaltungsprozessen kann die Effizienz erheblich steigern und Fehler reduzieren. Mit Win-CASA bieten wir bereits eine starke Basis für die Integration von KI in die Buchhaltung, einschließlich der automatischen Zuordnung zwischen Bankkonto und Sollstellungen sowie der weitgehend automatisierten Verarbeitung von Eingangsrechnungen über unsere Partner tutum bzw. idwell.
Das Dokumentenmanagement (Erfassung und Verwaltung) wird ebenfalls von 38% der Hausverwaltungen als potenzieller Einsatzbereich für KI gesehen. Durch den Einsatz von KI können Dokumente effizienter erfasst, verwaltet und durchsucht werden, was die Produktivität steigert und die Fehleranfälligkeit reduziert.
29% der Befragten sehen im Lesen und Schreiben von Vertragstexten und rechtlichen Dokumenten großes Potenzial, passend dazu dass dieser Use case die aktuelle Nutzungsstatistik bereits anführt.
Die Zukunft der Hausverwaltung mit KI
Die Umfrageergebnisse und die daraus gewonnenen Erkenntnisse verdeutlichen, dass Künstliche Intelligenz (KI) in der Hausverwaltungsbranche ein hohes Potenzial birgt. Obwohl viele Hausverwaltungen die Möglichkeiten der KI noch nicht vollständig ausschöpfen, zeigen die ersten positiven Ansätze, dass die Technologie zahlreiche Vorteile bieten kann. Besonders in den Bereichen Buchhaltung und automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung sehen die Verwalter großes Potenzial.
Durch die gezielte Nutzung von KI können Hausverwaltungen ihre Prozesse optimieren, die Effizienz steigern und die Qualität ihrer Dienstleistungen verbessern. Dies wird nicht nur die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter reduzieren, sondern auch die Kundenzufriedenheit erhöhen und die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen stärken.
Die Implementierung von KI in der Hausverwaltung ist zwar noch in den Anfängen, aber die positiven Ergebnisse und das große Potenzial lassen darauf schließen, dass die Technologie in den kommenden Jahren eine immer wichtigere Rolle spielen wird.
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