Dieser Beitrag wendet sich an alle Kunden, die das CRM-Modul von Win-CASA 2020 verwenden und die E-Mails damit abholen. Er enthält auch wichtige Hinweise für bestehende Kunden, die evtl. planen, ein Postfach von POP3 auf IMAP umzustellen.
Allgemeines
POP3 und IMAP sind zwei unterschiedliche Protokolle, mit Hilfe derer E-Mail-Programme (z.B. Outlook, Thunderbird) die E-Mails von einem E-Mail Server (z.B. GMX, WEB.DE, STRATO) abholen.
Mit POP3 (Post Office Protocol) holt ein E-Mail-Programm die E-Mails vollständig vom Server. Die Dateien sind danach nicht mehr am Server, sondern nur noch in Ihrem E-Mail-Programm gespeichert. Allerdings kann man auch einstellen, dass die E-Mails auf dem Server gar nicht oder erst nach einer bestimmten Anzahl von Tagen nach dem Abholen gelöscht werden sollen. Wenn Sie E-Mails unterwegs auch offline am Smartphone oder Tablet lesen wollen, verwenden Sie POP3 und haken Sie im E-Mail-Programm die Option „Kopie am Server belassen“ an bzw. klicken Sie „Nachrichten auf dem Server löschen“ im CRM-Modul von Win-CASA nicht an.
Mit IMAP (Internet Message Access Protocol) holt ein E-Mail-Programm nur die aktuell benötigten Informationen vom Server. Die Dateien (E-Mails) bleiben am Server bestehen. Wenn Sie auf mehreren Geräten E-Mails abrufen (z. B. PC, Laptop, Tablet, Smartphone), sollten Sie IMAP verwenden. Der Vorteil ist, dass Sie auf allen Geräten die gleichen Informationen haben. Als Nachteil kann man anführen, dass immer eine Internetverbindung benötigt wird. Bei sehr vielen E-Mails kann das Postfach auf dem Server auch mal schnell voll werden.
Ab der Version vom 16.3.2021 von Win-CASA 2020 wurde im CRM-Modul neben POP3 auch das IMAP-Protokoll integriert. Bei der Neuanlage eines E-Mail-Kontos kann man somit das gewünschte Protokoll auswählen.
Wichtige Hinweise für bestehende Kunden
Eine Umstellung von POP3 auf IMAP ist in der Regel nicht erforderlich. Die Standard-Einstellung im CRM-Modul ist die, dass E-Mails auf dem Server belassen werden. D.h. sie konnten bisher auch mit anderen Geräten oder E-Mail-Programmen abgeholt werden. Erst wenn die Option „Nachrichten auf dem Server löschen“ angeklickt wurde, wurden die Nachrichten auf dem Server gelöscht. Sie sind also in diesem Fall nur noch lokal auf dem PC verfügbar und stehen im eingestellten lokalen Ordner für E-Mails.
Da es sich bei POP3 und IMAP um ganz unterschiedliche Protokolle handelt, müssen die Einstellungen für den Postausgangsserver und die Ports geändert werden. Diese Einstellungen nennt Ihnen Ihr E-Mail-Provider. Man kann also nicht einfach per Mausklick von POP3 auf IMAP umschalten. Ein Postfach muss neu angelegt werden mit den passenden IMAP-Einstellungen.
Wenn Sie trotzdem ein bestehendes Postfach von POP3 auf IMAP umstellen wollen, sollten Sie das nur dann tun, wenn Sie bisher die Option „Nachrichten auf dem Server löschen“ nicht angeklickt hatten. Ansonsten ist es so, dass nach der Umstellung NUR die E-Mails, die aktuell auf dem Server vorhanden sind, eingelesen werden können. Wenn Sie das POP3-Postfach entfernen, haben Sie keinen Zugriff mehr auf die E-Mails, die nur lokal abgespeichert wurden.
Wir empfehlen folgende Vorgehensweise:
Legen Sie das Postfach, das Sie umstellen möchten, neu als IMAP-Postfach an. Man kann im CRM-Modul dasselbe Postfach problemlos zusätzlich als IMAP-Postfach anlegen. Holen Sie die E-Mails ab und vergleichen Sie den Bestand an E-Mails beider Postfächer. Erst wenn Sie sicher sind, dass Sie das alte POP3-Postfach problemlos entfernen können, weil alle benötigen E-Mails auch im IMAP-Postfach vorhanden sind, können Sie es entfernen.
Postfächer kann man im Fenster „Mitarbeiter Daten“ verwalten. Aufgerufen wird es über den Schalter „Verwalter“ in VERWALTUNG-Objekte und Wohnungen. In dem Fenster „Verwaltungen“ die gewünschte Verwaltung bearbeiten und darin den Schalter „Mitarbeiter Daten“ anklicken.
29 Kommentare
HKI
Super und vielen Dank, dass das langersehnte IMAP jetzt auch für WinCasa verfügbar ist!!!
Beim testen sind mir folgende Punkte aufgefallen:
Leider werden auf dem Server alle Emails als gelesen markiert, nachdem diese vom CRM-Modul abgerufen wurden. So erscheinen diese Emails auch auf Drittgeräten als gelesen, obwohl sie noch nicht bearbeitet wurden. Selbst wenn diese Emails auf anderen Geräten wieder als ungelesen markiert werden, sind sie nach kurzer Zeit wieder auf gelesen gestellt. Kann diese Einstellung noch verändert werden?
Auch werden Emails nicht entsprechend auf dem Server markiert, wurden diese beantwortet.
Ebenfalls werden die Emails auch nicht im CRM-Modul zwischen den einzelnen Benutzern synchronisiert.
Werden Emails durch einen Nutzer als z.B. „bearbeitet“ in rot markiert, sieht dies ein zweiter Nutzer nicht. Weder bei Nutzung verschiedener Ordner auf den einzelnen Clients noch bei Nutzung eines gemeinsamen Emailordners auf einem Netzlaufwerk. Evtl. kann auch dies zukünftig angepasst bzw. im Programm überarbeitet werden.
Vielleicht habe ich aber auch die richtigen Einstellungen nicht vorgenommen.
Uwe Fernengel
Danke für die Hinweise, wir sind dabei, das zu überprüfen.
HKI
Konnten die angesprochenen Probleme gelöst werden?
HKI
Super und vielen Dank, dass das langersehnte IMAP jetzt auch für WinCasa verfügbar ist!!!
Beim testen sind mir folgende Punkte aufgefallen:
Leider werden auf dem Server alle Emails als gelesen markiert, nachdem diese vom CRM-Modul abgerufen wurden. So erscheinen diese Emails auch auf Drittgeräten als gelesen, obwohl sie noch nicht bearbeitet wurden. Selbst wenn diese Emails auf anderen Geräten wieder als ungelesen markiert werden, sind sie nach kurzer Zeit wieder auf gelesen gestellt. Kann diese Einstellung noch verändert werden?
Auch werden Emails nicht entsprechend auf dem Server markiert, wurden diese beantwortet.
Ebenfalls werden die Emails auch nicht im CRM-Modul zwischen den einzelnen Benutzern synchronisiert.
Werden Emails durch einen Nutzer als z.B. „bearbeitet“ in rot markiert, sieht dies ein zweiter Nutzer nicht. Weder bei Nutzung verschiedener Ordner auf den einzelnen Clients noch bei Nutzung eines gemeinsamen Emailordners auf einem Netzlaufwerk. Evtl. kann auch dies zukünftig angepasst bzw. im Programm überarbeitet werden.
Vielleicht habe ich aber auch die richtigen Einstellungen nicht vorgenommen.
Uwe Fernengel
Danke für die Hinweise, wir sind dabei, das zu überprüfen.
HKI
Konnten die angesprochenen Probleme gelöst werden?
immo_c
Bei @t-online.de E-Mail-Adressen funktioniert IMAP leider nicht. „Connection timed out“
Uwe Fernengel
Bitte die Zugangsdaten und Server-Einstellungen (PORT, Authentifizierungsverfahren) überprüfen. Es gibt dafür auch den Schalter „Servereinstellungen automatisch suchen“. Damit werden alle gängigen Einstellungen durchprobiert.
IMMO_C
Vielen Dank für das Feedback.
Die Verbindung zum Posteingangsserver „secureimap.t-online.de“ unter Port 993 kann leider nicht hergestellt werden, auch nicht mit der automatischen Suche. Es kommt die Fehlermeldung: „EEISimpleSSLClientError Connection timeout (96270/0x 1780E)“ Die zugangsadten sind korrekt, sie funktionieren ja schließlich für den Postausgangserver „securepop.t-online.de“ unter Port 465.
Uwe Fernengel
Ich habe gerade ein Postfach bei t-online.de eingerichtet und konnte E-Mails senden und empfangen (IMAP). Ich sende Ihnen per E-Mail einen Screenshot mit den Einstellungen.
immo_c
Bei @t-online.de E-Mail-Adressen funktioniert IMAP leider nicht. „Connection timed out“
Uwe Fernengel
Bitte die Zugangsdaten und Server-Einstellungen (PORT, Authentifizierungsverfahren) überprüfen. Es gibt dafür auch den Schalter „Servereinstellungen automatisch suchen“. Damit werden alle gängigen Einstellungen durchprobiert.
IMMO_C
Vielen Dank für das Feedback.
Die Verbindung zum Posteingangsserver „secureimap.t-online.de“ unter Port 993 kann leider nicht hergestellt werden, auch nicht mit der automatischen Suche. Es kommt die Fehlermeldung: „EEISimpleSSLClientError Connection timeout (96270/0x 1780E)“ Die zugangsadten sind korrekt, sie funktionieren ja schließlich für den Postausgangserver „securepop.t-online.de“ unter Port 465.
Uwe Fernengel
Ich habe gerade ein Postfach bei t-online.de eingerichtet und konnte E-Mails senden und empfangen (IMAP). Ich sende Ihnen per E-Mail einen Screenshot mit den Einstellungen.
HBK
ACHTUNG!!! – Alles Emails werden auf dem Server als gelesen markiert!!!
Uwe Fernengel
Danke für den Hinweis. Wir überprüfen das und melden uns.
Uwe Fernengel
Die E-Mails werden nun nach dem Abholen nicht mehr als gelesen auf dem Server markiert. Wir arbeiten daran, dass Markierungen einer E-Mail im CRM-Modul nicht mehr lokal erfolgen sondern direkt in der E-Mail auf dem IMAP-Server, so dass andere Nutzer diese auch sehen.
HBK
ACHTUNG!!! – Alles Emails werden auf dem Server als gelesen markiert!!!
Uwe Fernengel
Danke für den Hinweis. Wir überprüfen das und melden uns.
Uwe Fernengel
Die E-Mails werden nun nach dem Abholen nicht mehr als gelesen auf dem Server markiert. Wir arbeiten daran, dass Markierungen einer E-Mail im CRM-Modul nicht mehr lokal erfolgen sondern direkt in der E-Mail auf dem IMAP-Server, so dass andere Nutzer diese auch sehen.
GJ
Ich habe ein Strato-Account. Bei Win-Casa werden die Ordner von Strato synchronisiert, aber nicht die Emails, die Ordner sind alle leer. Das liegt nicht an einer Einstellung bei Strato, denn die Sync. funktioniert ohne Probleme bei Android und Apple.
GJ
Ich habe ein Strato-Account. Bei Win-Casa werden die Ordner von Strato synchronisiert, aber nicht die Emails, die Ordner sind alle leer. Das liegt nicht an einer Einstellung bei Strato, denn die Sync. funktioniert ohne Probleme bei Android und Apple.
HVRi
Die IMAP Integration ist super, und lange überfällig.
Nun noch ICAL und CALDAV Kalendersynchronisierung – iCloud Anbindung klappt nicht, und die Firmen-Kalender über Google synchronisieren ist extrem fahrlässig. Jede HV sollte eigene Kalenderserver haben oder betreiben lassen, und diese in Deutschland stehen…
HVRi
Die IMAP Integration ist super, und lange überfällig.
Nun noch ICAL und CALDAV Kalendersynchronisierung – iCloud Anbindung klappt nicht, und die Firmen-Kalender über Google synchronisieren ist extrem fahrlässig. Jede HV sollte eigene Kalenderserver haben oder betreiben lassen, und diese in Deutschland stehen…
HBK
Leider sind in der Emailfunktion trotz der beiden zwischenzeitigen Updates immer noch die bereits genannten Fehler vorhanden!!! Wann ist hier endlich mit einem entsprechenden Update zu rechnen?
Uwe Fernengel
Die E-Mails werden nun nach dem Abholen nicht mehr als gelesen auf dem Server markiert. Wir arbeiten daran, dass Markierungen einer E-Mail im CRM-Modul nicht mehr lokal erfolgen sondern direkt in der E-Mail auf dem IMAP-Server, so dass andere Nutzer diese auch sehen.
HBK
Leider sind in der Emailfunktion trotz der beiden zwischenzeitigen Updates immer noch die bereits genannten Fehler vorhanden!!! Wann ist hier endlich mit einem entsprechenden Update zu rechnen?
Uwe Fernengel
Die E-Mails werden nun nach dem Abholen nicht mehr als gelesen auf dem Server markiert. Wir arbeiten daran, dass Markierungen einer E-Mail im CRM-Modul nicht mehr lokal erfolgen sondern direkt in der E-Mail auf dem IMAP-Server, so dass andere Nutzer diese auch sehen.
Hausverwaltung
In zwischen ist es fast Mitte 2023, ist diese Funktion in zwischen umgesetzt. Ohne dies ist eine Umstellung auf IMAP fur uns nicht wirklich nützlich.