Sie haben in Win-CASA zwei Möglichkeiten, Rücklastschriften und Mahngebühren zu verbuchen.
In diesem Blog-Artikel möchte ich Ihnen am Beispiel der Rücklastschriftgebühren diese beiden Vorgehen kurz vorstellen und vor allem gegenüberstellen, um Ihnen die Unterschiede zu verdeutlichen. Ich beziehe mich hier auf Eigentümer, gleiches gilt aber ebenso für Mieter.
Zusammenfassend gesagt können Sie Rücklastschriften und Mahngebühren entweder direkt als Nachzahlung einfordern, oder im Rahmen der Abrechnung, also der Jahresabrechnung oder Nebenkostenabrechnung.
Hinweis: Sollten Sie im Rahmen eines PRO-Objektes sowohl Eigentümer, als auch Mieter verwalten, dann müssen Sie jeweils für beide separate Ausgabekonten für Rücklastschrift- und Mahngebühren erstellen.
Variante 1: Rücklastschriftgebühren direkt einfordern
Beginnen wir mit der ersten Möglichkeit, also die Gebühren direkt nach Fälligkeit vom Mieter oder Eigentümer einzufordern.
Dazu müssen Sie zunächst das Rücklastschriften- bzw. Mahngebühren-Konto auf nicht umlagefähig einstellen. Dies können Sie im jeweiligen Konto unter „Verwaltung“ -> „Konten“ durchführen. Sollten diese Konten bei Ihnen noch nicht vorhanden sein, dann erstellen Sie diese neu und passen Sie die Umlagefähigkeit entsprechend an.
Nun müssen diese Konten noch als „Spezielle Konten“ zugeordnet werden. Setzen Sie auch den Haken bei „Konto nicht umlagefähig“, damit diese sofort fällig sind und nicht erst in der Abrechnung.
Nun sind alle Vorbereitungen getroffen, um Rücklastschriften oder Mahngebühren in Win-CASA richtig zu verbuchen.
Konnte nun bei einem Eigentümer das Hausgeld nicht per Lastschrift eingezogen werden, zum Beispiel aufgrund fehlender Kontodeckung, so starten Sie den Assistenten „Rücklastschrift“.
Hier wählen Sie zunächst den entsprechenden Eigentümer aus und geben die Daten für eine erneute Sollstellung ein, also das Sollstellungsdatum, den Buchungstext und den Betrag, den Sie auch automatisch aus den Wohnungs-Stammdaten übernehmen können.
Sollte es sich bei der Rücklastschrift um eine Sonderumlage oder eine Nachzahlung handeln, können Sie hier einen Haken setzen.
Im folgenden Bereich geben Sie das Datum an, an dem die Rücklastschriftgebühr verbucht wird und die Höhe dieser. Außerdem wird Ihnen hier das zu Beginn festgelegte Ausgabekonto für die Rücklastschriftgebühren angezeigt und der Gesamtbetrag der Rücklastschrift ausgewiesen. Auch können Sie per Haken festlegen, dass eine erneute Sollstellung nicht per Lastschrift eingezogen wird. Ganz unten in dem Fenster können Sie festlegen, ob die Rücklastschriftgebühr automatisch sollgestellt werden soll. Wir lassen hier den Haken gesetzt, Sie könnten den angefallenen Betrag aber auch manuell unter „Buchhaltung“ -> „Buchen“ -> „Manuell oder G/N“ sollstellen.
Nachdem Sie alle Daten eingegeben und Haken gesetzt haben, verbuchen Sie die Rücklastschrift per Klick auf „Buchen“ und erstellen gleichzeitig eine erneute Sollstellung.
Sie erhalten nun eine Information über alle Vorgänge, die das Verbuchen der Rücklastschrift mit sich bringt:
- Die Rücklastschriftgebühr wurde auf das entsprechende Ausgabekonto gebucht.
- Die Rücklastschrift wurde mit Minusvorzeichen auf das Eigentümerkonto gebucht.
- Es erfolgte eine erneute Sollstellung über den ausstehenden Hausgeldbetrag.
- Es erfolgte eine Sollstellung über die festgelegte Rücklastschriftgebühr für den Eigentümer.
In der Übersicht Bankkonto stellt sich dies nun folgendermaßen dar:
Im Kontoauszug des Eigentümers sieht es nun so aus:
Und auf dem Ausgabekonto für die Rücklastschriftgebühren tauchen diese auf:
Unter „Sollstellungen buchen“ finden Sie nun nicht nur den Offenen Posten des noch fälligen Hausgeldes, sondern auch der Offene Posten der Rücklastschriftgebühr und können diese nun bei Zahlungseingang verbuchen.
Im Einzelkontoauszug stellt sich dies nun wie folgt dar:
Die erste Sollstellung ist die ursprüngliche Hausgeldforderung an den Eigentümer, die durch Buchen, z.B. im Rahmen eines Sammlers per Lastschrift verbucht wurde. Mit negativer Buchung wird in Win-CASA dargestellt, dass die Lastschrift nicht eingelöst werden konnte. Die dritte Sollstellung ist die erneute Sollstellung des Hausgeldes, gefolgt von der Sollstellung der angefallenen Rücklastschriftgebühr. Beides wurde in diesem Fall dann anschließend vom Eigentümer beglichen und in Win-CASA verbucht.
Der Vollständigkeit halber hier auch noch die Verbuchungen auf dem Bankkontoauszug in Win-CASA:
Das Konto des Eigentümers ist nun wieder ausgeglichen, die Rücklastschriftgebühr wurde durch ihre sofortige Sollstellung und anschließender Verbuchung als Nachzahlung abschließend berücksichtigt und taucht in der WEG-Abrechnung durch die Einstellung des Ausgabekontos für Rücklastschriftgebühren auf „nicht umlagefähig“ nicht im Kostenblock der Abrechnung auf.
Unter Punkt 3 der Einzelabrechnung „Ihre Hausgeldvorschüsse“ wird die Rücklastschrift ohne die angefallene Gebühr ausgewiesen:
Variante 2: Gebühren im Rahmen der Abrechnung einfordern
Nun wollen wir uns die zweite Möglichkeit näher anschauen, wie man mit Rücklastschriften umgehen kann.
Hier geht es darum, die Gebühren erst im Rahmen der WEG-Jahresabrechnung oder, bei Mietern, im Rahmen der Nebenkostenabrechnung, einzufordern.
Zur Vorbereitung stellen wir die beiden Konten nun auf umlagefähig nach Festbetragsschlüssel ein. Dafür erstellen Sie jeweils einen eigenen Umlageschlüssel und ordnen diesem dem entsprechenden Konto zu. Diese beiden Konten müssen nun als spezielle Konten unter „Verwaltung“ -> „Konten“ zugeordnet werden, der Haken bezüglich der Umlagefähigkeit wird diesmal nicht gesetzt.
Bei einer nicht erfolgten Hausgeld- oder Mietzahlung starten wir auch hier wieder den Rücklastschriftassistenten.
Gehen Sie nun wie schon beschrieben vor, mit der Ausnahme, dass Sie keinen Haken setzen, bei „Rücklastschrift automatisch sollstellen“, da ja diese erst im Rahmen der Abrechnung vom Eigentümer eingefordert werden soll. Klicken Sie anschließend auf „Buchen“.
Auch hier gibt Win-CASA in einem kleinen Informationsfenster Auskunft darüber, was verbucht wurde.
Die erneute Sollstellung erfolgt in diesem Fall nur über die Hausgeldzahlung, da die Rücklastschriftgebühr ja über die Abrechnung vom Eigentümer eingefordert wird, durch die Belastung als Festbetrag auf das umlagefähige Ausgabekonto „Rücklastschriftgebühr“.
Im Bankkontoauszug stellt sich dies wie folgt dar:
Im Einzelkontoauszug wird bei dieser Variante die Rücklastschriftgebühr nicht aufgeführt, da diese ja im Rahmen der Abrechnung vom Eigentümer eingefordert wird und dafür als Festbetrag in den Stammdaten hinterlegt wird:
Auf dem Ausgabekonto gibt es keinen Unterschied zur ersten Variante:
Die eingehende Zahlung des Eigentümers umfasst nur den offenen Hausgeldbetrag.
Im Rahmen der Jahresabrechnung taucht nun das Konto Rücklastschriften im Kostenblock auf, da dieses ja auf umlagefähig mit Festbetragsschlüssel eingerichtet ist. Darauf sind die Rücklastschriftgebühren aller Eigentümer verbucht, die im Abrechnungszeitraum angefallen sind. Links ist der Gesamtbetrag ersichtlich, rechts der Anteil des jeweiligen Eigentümers.
Unter Punkt 3 der Einzelabrechnung wird auch hier wieder die Rücklastschrift ohne die angefallene Gebühr ausgewiesen.
Zusammenfassung
Nun, da Sie beide Varianten kennengelernt haben, fragen Sie sich vielleicht, welche der beiden Sie nutzen sollen.
Dies lässt sich nicht so einfach beantworten, denn beide Varianten haben Vor- und Nachteile.
Variante 1: Gebühren gleich einfordern
Wenn Sie die Rücklastschriftgebühren immer gleich einfordern, dann müssen Sie den Eigentümer natürlich darüber informieren, dass zum normalen Hausgeld auch noch die Gebühren hinzukommen und diese auch mit überwiesen werden müssen, bzw. wenn Sie die Rücklastschrift erneut per Lastschrift einziehen, sollte dieser Betrag mit eingezogen werden. Dies erfordert mehr Kommunikation mit dem säumigen Eigentümer und eventuell ist es dadurch aufwendiger, die entstandenen Gebühren vom Eigentümer erstattet zu bekommen.
Variante 2: Gebühren mit der Abrechnung einfordern
Bei der zweiten Variante, bei der die Gebühren erst im Rahmen der Jahresabrechnung eingefordert werden, muss Folgendes beachtet werden:
Die Abrechnung für das eingestellte Wirtschaftsjahr findet ja erst in den ersten Monaten des Folgejahres statt. Da Sie ja auch bereits für das Folgejahr buchen, auch wenn die Jahresabrechnung oder Nebenkostenabrechnung noch nicht fertiggestellt wurde, können hier Rücklastschrift- oder Mahngebühren anfallen. Festbeträge (also z.B. externe Heizkosten, aber auch die Rücklastschriftgebühren) werden jedoch bei einem Wechsel des Wirtschaftsjahres genullt. Sie müssen also vor jeder Abrechnung über den Kontoauszug des Ausgabekontos für Rücklastschriften bzw. Mahngebühren genau prüfen, welcher Eigentümer in welcher Höhe mit den Gebühren belastet werden muss und diese dann manuell in den Stammdaten hinterlegen.
In beiden Varianten wird also das Ausgabekonto bebucht, relevant wird dies aber erst in Variante zwei.
Eine Antwort hinterlassen