Schlüsselverwaltung ab Win-CASA 2020

 Als Verwalter mehrerer Liegenschaften erhält man zu diesen oftmals verschiedene Schlüssel wie z. B. für Haustüren oder Heizungsräume. Um über die Vielzahl von Schlüsseln einen Überblick zu bekommen, bietet Win-CASA Ihnen die Möglichkeit der professionellen Schlüsselverwaltung. Über diese ist es möglich, alle Schlüssel zu erfassen (inkl. Zuordnung zu den Liegenschaften und ggf. Wohnungen). Weiterhin können Schlüsselaus- sowie Schlüsselrückgaben erfasst und protokolliert werden. Dadurch haben Sie stets einen Überblick, welche Schlüssel derzeit „vorrätig“ sind und welche Schlüssel z. B. an den Hausmeister oder Handwerker herausgegeben wurden.

Als erster Schritt erfolgt die Anlage der Schlüssel über die Schlüsselbestandsliste. Diese kann über das Register „Verwaltung“ Unterregister „Objekte & Wohnungen“ mit dem Schalter „Weitere Funktionen – Schlüsselbestand“ aufgerufen werden.

Neben der Neuanlage von Schlüsseln können hier auch bestehende Schlüssel bearbeitet oder gelöscht werden. Eine Übersicht über die Schlüssel einer Liegenschaft kann auch ausgedruckt werden.

Für alle angelegten Schlüssel können als nächster Schritt Schlüsselausgaben erstellt und protokolliert, bearbeitet sowie gelöscht werden. Über den Schalter „Schlüsselausgabeverwaltung“ öffnet sich das entsprechende Fenster.

Hinweis: Die Schlüsselausgabeverwaltung erreichen Sie alternativ auch über die „Stammdaten Objekt“ durch den Schalter „Schlüssel“.

Die Erfassung einer Schlüsselausgabe bietet die Möglichkeit die Person oder Firma zu hinterlegen, an welche die Ausgabe erfolgt ist. Weiterhin wird das Ausgabedatum sowie optional eine eventuelle Rückgabefrist erfasst.

Für jede Schlüsselausgabe kann ein Schlüsselübergabe-Protokoll erstellt werden. Auf diesem Protokoll kann der Empfänger den Erhalt des Schlüssels quittieren. Weiterhin kann für die Ausgabe ein Nachweis im Dokumenten- und Nachweismanagement erstellt werden.

In der Schlüsselbestandsliste wird dieser Schlüssel in der Spalte „Ausgegeben“ angeführt. Die Spalte „Rest“ zeigt die Anzahl der noch vorhandenen Schlüssel an.

Als letzter Schritt kann die Rückgabe von Schlüsseln dokumentiert werden. Auf dem Schlüsselübergabe-Protokoll wurden hierfür bereits die benötigten Zeilen angedruckt und müssen nur noch ausgefüllt werden (Datum, Ort und Unterschrift).

Über die Schlüsselausgabeverwaltung kann die Rückgabe in Win-CASA erfasst werden. Hierfür muss die Schlüsselausgabe durch einen Doppelklick oder mit dem Schalter „Bearbeiten“ geöffnet werden. Sobald der Haken vor „Zurückgegeben am“ gesetzt wird, kann das Rückgabedatum eingetragen werden.

Die Schlüsselbestandsliste führt diesen Schlüssel nun nicht mehr unter den Ausgegebenen sondern zählt ihn wieder den restlichen Schlüsseln hinzu.

Als professioneller Verwalter ist es wichtig, dass Sie stets einen Überblick über die Schlüssel Ihrer Objekte haben. Mit der Schlüsselverwaltung von Win-CASA bieten wir Ihnen ein einfach zu bedienendes Tool zur lückenlosen Erfassung und Verwaltung von Schlüsseln und Schlüsselausgaben. Dies dient nicht zuletzt der Sicherheit Ihrer Objekte und Kunden.