SEV-Modul

In diesem Blogbeitrag möchten wir Ihnen erläutern, was über unser optionales Zusatzmodul „SEV-Modul“ möglich ist und wie ein SEV-Vertrag angelegt und gebucht wird, damit am Ende korrekte Abrechnungen der Mietüberschüsse mit den Sondereigentümern erstellt werden können.

Entgegen vielen Vermutungen dient das SEV-Modul nicht zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung. Diese kann mit Win-CASA Miet oder Win-CASA Pro direkt erzeugt werden. Das SEV-Modul hat als Ziel, einen regelmäßigen Mietüberschuss für einzelne Sondereigentumseinheiten zu errechnen. Vereinfacht kann festgehalten werden, dass lediglich die Einnahmen gegen die Ausgaben der jeweiligen Sondereigentumseinheiten gerechnet werden.

1. Stammdaten Verträge

Wird das SEV-Modul gestartet müssen zunächst die Vertragsdaten angelegt werden. Damit alle notwendigen Daten erfasst werden, sollte die linke Spalte (Vertragsdaten) vollständig von oben nach unten durchgearbeitet werden.

Da das Modul teilweise auch auf Daten aus Win-CASA zurück greift müssen im ersten Schritt sowohl das Objekt als auch die Einheit ausgewählt werden. Der Sondereigentümer wird automatisch aus den Stammdaten der Einheit befüllt. Weiterhin muss der Vertragsbeginn hinterlegt werden, damit die spätere Verarbeitung durchgeführt werden kann.

Die Felder „Letzte Beleg-Nr.“ und „Gläubiger-ID“ können bei Bedarf befüllt werden. Die Abrechnungstexte für den Sondereigentümer können nach eigenen Wünschen angepasst werden.

Als nächstes muss festgelegt werden, welche Einnahmen berücksichtigt werden sollen. Grundsätzlich muss die Art der Mietgutschrift gewählt werden. Folgende Auswahlmöglichkeiten stehen zur Verfügung:

• Ist-Miete (bezahlte Miete)

Bei dieser Einstellung greift das SEV-Modul auf den zuvor gebuchten Zahlungseingang der Bewohner aus Win-CASA zurück. Das bedeutet, dass die Verarbeitung der Sondereigentumsverwaltung erst nach Sollstellung und Verbuchung der Zahlung der Miete in Win-CASA durchgeführt werden kann.

• Soll-Miete (sollgestellte Miete)

Bei dieser Einstellung greift das SEV-Modul auf die sollgestellte Miete der Bewohner aus Win-CASA zurück. Das bedeutet, dass die Verarbeitung der Sondereigentumsverwaltung bereits nach der Sollstellung der Miete durchgeführt werden kann. Erst nach der Verarbeitung der Sondereigentumsverwaltung darf die Zahlung der Miete in Win-CASA verbucht werden.

• Festbetrag

Bei dieser Einstellung greift das SEV-Modul auf keine Daten von Win-CASA zurück. Der Festbetrag muss manuell im SEV-Modul erfasst werden. Diese Einstellung ist z. B. bei Sondereigentumsverwaltungen notwendig, zu denen keine WEG-Verwaltung vorliegt.

• Keine Verarbeitung

Bei dieser Einstellung wird keine Mietgutschrift berücksichtigt.

Neben vorgenannten grundlegenden Einstellungen kann weiterhin festgelegt werden, welche Vorauszahlungspositionen (z. B. Miete, Betriebskosten, Heizkosten) für die Mietgutschrift berücksichtigt werden soll. Die möglichen Zahlungsarten sind von den hinterlegten Vorauszahlungspositionen gemäß den Stammdaten des Objektes, Reiter „Zahlungen“ abhängig. Werden diese bearbeitet, ergänzt oder gelöscht passt sie das SEV-Modul automatisch an.

Ist vertraglich eine Garantiemiete vereinbart, können folgende Arten festgelegt werden:

• Garantiemiete

Hierbei handelt es sich um eine fest vereinbarte Miete, die dem Sondereigentümer in jedem Fall gutgeschrieben wird. Häufig findet sich diese Vereinbarung in der gewerblichen Zwischenvermietung. Die Garantiemiete wird in Euro pro Quadratmeter berechnet. Mehrerlöse, die aus einer über der Garantiemiete liegenden Miete erzielt werden, werden dem Sondereigentümer in der Regel nicht ausbezahlt sondern verbleiben auf den Sondereigentumsverwaltungskonto.

Bei einer abweichenden vertraglichen Vereinbarung kann jedoch die Option „Überzahlung an Eigentümer auszahlen“ aktiviert werden. In diesem Fall werden eventuelle Mehrerlöse dem Sondereigentümer ausbezahlt.

• Mindestmietgarantie

Hierbei handelt es sich um eine Mietgarantie, die der Sondereigentümer einer Einheit von dem Garantiegeber (z. B. Bauträger) erhält. In der Regel ist die Mindestmietgarantie vertraglich auf einen bestimmten Zeitraum begrenzt. Dem Eigentümer wird somit ein bestimmter Mietertrag für eine bestimmte Zeit garantiert. Kann die Einheit nicht oder nur zu einem geringeren Mietzins vermietet werden, bezahlt der Mietgarantiegeber die Differenz. Mieteinnahmen über der Mindestmietgarantie fließen dem Sondereigentümer zu.

Im nächsten Schritt muss die Verwaltervergütung hinterlegt werden, soweit diese vertraglich vereinbart wurde. Auch hier stehen verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl:

• Prozent der Soll-Miete (sollgestellte Miete)

Bei dieser Einstellung wird ein prozentualer Anteil der sollgestellten Miete aus Win-CASA für die Verwaltervergütung herangezogen. Weiterhin kann hier ein Mindest- und Höchstbetrag hinterlegt werden, der bei Unter- oder Überschreitung zur Anwendung kommt.

• Prozent der Ist-Miete (bezahlte Miete)

Bei dieser Einstellung wird ein prozentualer Anteil der der tatsächlich bezahlten und gebuchten Miete aus Win-CASA für die Verwaltervergütung herangezogen. Auch hier kann ebenfalls ein Mindest- und Höchstbetrag als Deckelung hinterlegt werden.

• Festbetrag

Bei dieser Einstellung greift das SEV-Modul auf keine Daten von Win-CASA zurück. Der Festbetrag muss manuell im SEV-Modul erfasst werden.

Auf der rechten Seite kann außerdem gewählt werden, welche Vorauszahlungspositionen (z. B. Miete, Betriebskosten, Heizkosten) zur Errechnung der Verwaltervergütung hinzugezogen werden sollen.

Als Besonderheit gilt zu beachten, was hinsichtlich der Verwaltervergütung für den Fall eines Leerstands berücksichtigt werden soll. Auch hier gibt es unterschiedliche Möglichkeiten:

• Prozent der Soll-Miete (lt. Stammdaten Bewohner)

Bei dieser Einstellung greift das SEV-Modul auf die hinterlegten Vorauszahlungen des Leerstands zurück und errechnet hieraus einen prozentualen Anteil der theoretisch fälligen Zahlungen. Wie bei vermieteten Einheiten kann auch hier ein Mindest- und Höchstbetrag als Deckelung hinterlegt werden.

Dies bedeutet, dass auch bei Leerständen theoretische Mietvorauszahlungen in den Stammdaten der Wohnungen hinterlegt werden müssen. Eine Sollstellung in Win-CASA darf jedoch nicht erfolgen, da diese Positionen ansonsten in den offenen Posten erscheinen würden. Sollte versehentlich eine Sollstellung für einen Leerstand durchgeführt worden sein, kann diese wieder gelöscht werden.

• Festbetrag

Bei dieser Einstellung greift das SEV-Modul auf keine Daten von Win-CASA zurück. Der Festbetrag muss manuell im SEV-Modul erfasst werden.

Nach der Verwaltervergütung muss das Hausgeld hinterlegt werden. Folgende Möglichkeiten stehen hierfür zur Verfügung:

• Sollsaldo des Eigentümers in der WEG (Win-CASA Pro)

Durch diese Einstellung greift das SEV-Modul auf die zuvor durchgeführte Sollstellung des Hausgeldes des Eigentümers aus Win-CASA zurück. Dies ist nur mit der Version Win-CASA Pro und bei Miet- und WEG-Verwaltungen möglich. Das Hausgeld muss zuvor in Win-CASA sollgestellt werden, darf aber nicht verbucht sein. Die Verbuchung erfolgt über das SEV-Modul.

• Festbetrag (externe WEG, Win-CASA Miet)

Hier greift das SEV-Modul auf keine Daten aus Win-CASA zurück und das Hausgeld muss als Festbetrag hinterlegt werden. Dies ist bei Mietobjekten oder bei Verträgen notwendig, zu denen keine WEG-Verwaltung vorliegt.

Weiterhin muss eingestellt werden, wie bei einer Unterdeckung mit dem Hausgeld verfahren werden soll. Eine Unterdeckung entsteht, wenn die sollgestellte bzw. verbuchte Mietgutschrift geringer ist als das zu zahlende Hausgeld. In diesem Fall kann das Hausgeld nicht von der Mietgutschrift abgezogen und an die WEG überwiesen werden. Daher stehen folgende Möglichkeiten zur Auswahl:

• Hausgeld an WEG überweisen und vom Eigentümer per LEV einziehen

Das Hausgeld wird in voller Höhe an die WEG überwiesen und per Lastschrifteinzug vom Bankkonto des Sondereigentümers eingezogen.

• Hausgeld nicht an die WEG überweisen

Das Hausgeld wird nicht durch den Verwalter der Sondereigentumseinheit an die WEG überwiesen sondern muss durch den Eigentümer selbst bezahlt werden. Besteht auch die WEG-Verwaltung zu dieser Sondereigentumseinheit muss das sollgestellte Hausgeld in Win-CASA manuell verbucht werden, da eine automatische Verbuchung über das SEV-Modul nicht möglich ist.

• Hausgeld aus Sonderrücklage überweisen

Ist vertraglich die Bildung einer Sonderrücklage für diese Sondereigentumseinheit vereinbart, wird das Hausgeld aus der bereits angesparten Sonderrücklage genommen und an die WEG überwiesen.

Als letztes muss eine eventuell vertraglich vereinbarte Sonderrücklage angegeben werden. Diese kann prozentual aus der Mietgutschrift errechnet oder als Festbetrag hinterlegt werden. Grundlage für die Einstellung bietet der Vertrag zwischen dem Verwalter und dem Sondereigentümer.

Alle benötigten Konten werden automatisch durch das SEV-Modul angelegt und können lediglich eingesehen, nicht aber bearbeitet werden. Sowohl die Kontonummern als auch die Kontobezeichnungen sind fest vorgegeben.

Die Bankverbindungen werden automatisch durch die Stammdaten der Sondereigentümer, des Verwalters sowie des Objektes im SEV-Modul hinterlegt. Auf diese Konten werden unter anderem folgende Buchungen vorgenommen:

• Sondereigentümer: Hierauf werden die Mietüberschüsse gebucht; es handelt sich um das Privatkonto des Sondereigentümers. Bei einer Unterdeckung wird bei entsprechender Einstellung von diesem Konto das Hausgeld für die WEG eingezogen.
• Verwalter: Hierbei handelt es sich um das Firmenkonto des Verwalters, auf welches die Verwaltervergütung des Sondereigentumsvertrags gebucht wird.
• WEG: Auf dieses Konto aus den Stammdaten des Objektes erfolgt die Buchung des Hausgeldes des Sondereigentümers an die Wohnungseigentümergemeinschaft.
• SEV-Bankkonto: Über dieses Konto werden die Mietgutschriften sowie alle weiteren Zahlungen in Verbindung mit dem SEV-Vertrag gebucht.

2. monatliche Verarbeitung

Wurden alle Vertragsdaten eingegeben können diese gespeichert werden. Sollten sich später Änderungen ergeben, können die Vertragsdaten jederzeit angepasst werden. Als nächstes erfolgt die monatliche Verarbeitung der Sondereigentumsverträge.

Über diesen Punkt werden alle Sollstellungen und Buchungen in Verbindung mit dem ausgewählten Sondereigentumsvertrag durchgeführt. Es ist auch möglich, mehrere Verträge gleichzeitig zu verarbeiten. Am unteren Rand des Fensters befinden sich die einzelnen Reiter, die Schritt für Schritt durchgearbeitet werden sollten.

Zunächst müssen die Sollstellungen erzeugt werden. Hier gibt es die Möglichkeit, Mietgutschriften, Verwaltervergütungen, Hausgelder, und Sonderrücklagen für alle Verträge (= Automatische Sollstellung starten) oder einzelne Verträge (= Vertrag manuell auswählen und sollstellen) sollzustellen. Für den Fall der automatischen Sollstellung kann im oberen Bereich ausgewählt werden, ob die Verträge für ein bestimmtes Objekt oder für alle Objekte sollgestellt werden sollen. Auf der rechten Seite gibt es wie in Win-CASA auch eine Übersicht über die bereits verarbeiteten Verträge. Einmal sollgestellte Verträge können erneut sollgestellt werden; bei der automatischen Sollstellung erscheint dann lediglich ein Hinweis, dass die Sollstellung bereits durchgeführt wurde, bei der manuellen Sollstellung eines Vertrags wird dieser Hinweis nicht angezeigt.

Über die Funktion „Manuelle Sollstellung“ können Sonderkosten oder Sondereinnahmen in Verbindung mit einzelnen Verträgen sollgestellt werden, die bei der Berechnung des Mietüberschusses berücksichtigt werden sollen. Sonderkosten können z. B. diverse Reparaturen innerhalb der Sondereigentumseinheit sein. Auf Wunsch kann direkt über das SEV-Modul eine Überweisung an den Lieferanten erzeugt und als SEPA-Datei für die Bank zur Ausführung gespeichert werden.

Sollen die Sonderkosten nicht von dem Mietüberschuss abgezogen werden, können diese auch aus der Sonderrücklage entnommen werden, soweit eine angespart wird.

Nachdem alle Sollstellungen durchgeführt wurden, können die dazugehörigen Überweisungen und Lastschriften als SEPA-Datei gespeichert werden.

Als letzten Punkt der monatlichen Verarbeitung müssen die Sollstellungen verbucht werden. Da in den Stammdaten der Verträge bereits alle Konten fest vergeben wurden und nicht geändert bzw. bearbeitet werden können, sind die Buchungen ebenfalls fest vorgegeben. In der Liste können die Sollstellungen nochmals kontrolliert und bei Bedarf bearbeitet oder auch gelöscht werden. Eventuell gelöschte Sollstellungen können über den Schalter „Neu“ richtig eingegeben werden. Ist alles korrekt, kann über die Schaltflächen „Stapel buchen“ oder „Manuell buchen“ die Verbuchung erfolgen. Die Stapelbuchung bucht alle Sollstellungen mit dem eingegebenen Buchungsdatum, bei der manuellen Buchung kann für jede Buchung ein eigenes Buchungsdatum gewählt werden.

3. Mietüberschuss überweisen

Nach der monatlichen Verarbeitung muss der Mietüberschuss für den Sondereigentümer errechnet und überweisen werden. Auch hier ist am unteren Fensterrand die Unterteilung in verschiedene Reiter vorhanden.

Die Errechnung des Mietüberschusses erfolgt durch Berücksichtigung der Mietgutschrift abzüglich aller sollgestellten und verbuchten Ausgaben wie z. B. Hausgeld, Verwaltervergütung, Sonderrücklage und sonstige Ausgaben bis zum eingegebenen Stichtag. Sonstige Einnahmen werden dem Mietüberschuss bis zum eingegebenen Stichtag hinzuaddiert. Durch die Wahl des Stichtages ist es möglich, dem Sondereigentümer die Mietüberschüsse für beliebige Zeiträume zu überweisen. Eine monatliche Überweisung ist nicht erforderlich. Durch die Hinterlegung eines Mindestbetrags wird vermieden, dass sehr geringe Mietüberschüsse überweisen werden. Diese können zu einem späteren Zeitpunkt gemeinsam mit weiteren Mietüberschüssen an den Sondereigentümer ausbezahlt werden.

Damit die Überweisung und Verbuchung durchgeführt werden kann muss der Mietüberschuss zunächst sollgestellt werden.

Nachdem der Mietüberschuss sollgestellt wurde, kann auch hierfür die Überweisung an den Sondereigentümer als SEPA-Datei erstellt und über externe Anwendungen an die Bank zur Ausführung übermittelt werden.

Nach Übermittlung der Überweisung an die Bank und nach Ausweis des Umsatzes auf dem Kontoauszug erfolgt die Buchung des Mietüberschusses. Wie bei den Sollstellungen besteht auch hier die Wahl zwischen der Stapelbuchung, die alle Mietüberschüsse mit dem eingegebenen Buchungsdatum bucht oder der manuellen Buchung, mit der für jede Buchung ein eigenes Buchungsdatum eingegeben werden kann. Da die Mietgutschrift automatisch durch das SEV-Modul errechnet wird, ist eine Bearbeitung und manuelle Neuerzeugung nicht möglich. Wird eine Mietgutschrift gelöscht, muss die monatliche Verarbeitung von vorne begonnen werden. Zu beachten gilt, dass die zuvor erzeugten Sollstellungen und Buchungen hinsichtlich der Mietgutschrift usw. weiterhin vorhanden sind. Diese müssten eventuell ebenfalls gelöscht werden, damit keine Doppelbuchungen auf dem Sondereigentumsverwaltungskonto vorhanden sind.

4. Abrechnung mit Eigentümer

Wie bei der WEG- und/oder Nebenkostenabrechnung in Win-CASA erfolgt auch im SEV-Modul zuletzt die Abrechnung mit dem Sondereigentümer. Alle Verträge, die abgerechnet werden sollen müssen auf die rechte Seite gesetzt werden. Der Zeitraum der Abrechnung kann individuell eingestellt werden. Somit ist es möglich, die Abrechnung z. B. vierteljährlich oder jährlich durchzuführen. Vereinfacht gesagt, stellt die Abrechnung wie eingangs erwähnt eine Einnahmen/Überschussrechnung dar.

Neben der Abrechnung für den Sondereigentümer kann zu Kontrollzwecken auch eine Abrechnung für den Verwalter erzeugt werden.

5. Abstimmliste Garantiemieten

Für Verträge mit einer vereinbarten Garantiemiete können automatisch Abstimmlisten erstellt werden. Der Mehrerlös errechnet sich aus der erzielten Miete abzüglich der rechnerischen Garantiemiete für den eingestellten Zeitraum.

Für Verträge mit einer vereinbarten Mindestmietgarantie können automatisch die vom Garantiegeber zu zahlenden Differenzen zwischen der tatsächlich erzielten Miete und der rechnerisch ermittelten Mindestmietgarantie für einen bestimmten Zeitraum berechnet werden. Mieteinnahmen über der Mindestmietgarantie werden automatisch auf ein eigenes Konto gebucht.