Umlagefähige Nebenkosten – Das müssen Sie wissen

Die Bewirtschaftung einer Immobilie ist mit hohen laufenden Nebenkosten verbunden. Einige Positionen können gemäß der geltenden Regelung auf Ihre Mieter umgelegt werden. Hierbei handelt es sich um umlagefähige Nebenkosten. Dies gilt jedoch nicht für alle Nebenkosten. Welche dies sind oder nicht sind ist in der Betriebskostenverordnung (BetrKV) geregelt. Hier erhalten Sie einen Überblick über alle umlagerfähigen Nebenkosten und Deren Berechnung.

1. Nebenkosten – Betriebskosten: Was ist der Unterschied
2. Übersicht: Umlagefähige Nebenkosten
3. Umlagefähige Nebenkosten im Mietvertrag
4. Berechnung der Betriebskosten
5. Nicht umlagefähige Nebenkosten
6. Was tun bei Leerstand?

Nebenkosten – Betriebskosten: Was ist der Unterschied

Als Vermieter haben Sie eine Menge an laufenden Nebenkosten zu tragen. Ein Teil dieser Kosten ist umlagefähig, d. h. Sie sind berechtigt, die Kosten auf den Mieter umzulegen. Diese Kategorie der Nebenkosten nennt sich Betriebskosten. Doch welche Kosten sind nun Nebenkosten und welche Betriebskosten? Dies ist in § 1 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) geregelt.

Bitte beachten Sie, dass Nebenkosten nicht mit Betriebskosten gleichgesetzt werden können. Bitte beachten Sie, dass alle Betriebskosten als Nebenkosten gelten. Hierbei sind nur die Betriebskosten umlagefähig.

Übersicht: Umlagefähige Nebenkosten

In § 2 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) sind alle umlagefähigen Nebenkosten aufgeführt. Welche Kosten als Betriebskosten zählen, wird dort in 17 Punkten aufgelistet. Im Folgenden erklären wir Ihnen kurz und prägnant, was diese 17 Positionen sind.

1. Öffentliche Lasten – hiermit ist in erster Linie die Grundsteuer gemeint
2. Wasserversorgung – Diese Kosten umfassen den Wasserverbrauch, die Grundgebühren sowie die Beschaffung und Instandhaltung aller Geräte.
3. Entwässerung – Die Gebühren für die Haus- und Grundstücksentwässerung sowie die dazugehörigen Durchführungskosten
4. Heizung – Die Heiz- und Heiznebenkosten sind ebenfalls umlagefähige Nebenkosten. In diesem Bereich werden sowohl der Brennstoffverbrauch als auch die Wartungs- und Betriebskosten der Heizungsanlage berücksichtigt. Im Gegensatz zu anderen Betriebskosten müssen Vermieterinnen und Vermieter diesen Posten zu 50 bis 70 Prozent nach dem individuellen Verbrauch abrechnen.
5. Warmwasser – Die Kosten für die zentrale Erwärmung des Wassers sowie für Reinigung und Wartung von Warmwassergeräten können gemäß der geltenden Rechtslage auf die Mieter umgelegt werden.
6. Verbundene Versorgung Heizung/Warmwasser – Die Betriebsstromkosten sowie die Pflege- und Wartungskosten sind umlagefähig. Unabhängig davon, ob alle Mietparteien den Fahrstuhl tatsächlich nutzen, sind alle Haushalte anteilig an den Kosten beteiligt, auch im Erdgeschoss wohnende Mieter und Mieterinnen.
7. Personen- oder Lastenaufzug – Sofern ein Fahrstuhl vorhanden ist, können die Kosten für Betriebsstrom, Wartung, Überwachung, Reinigung und Pflege als umlagefähige Nebenkosten auf die Mieter umgelegt werden. Reparatur- und Instandsetzungskosten stellen keine umlagefähigen Kosten dar. Bitte beachten Sie, dass bei einem Aufzug, der lediglich in die Dachgeschosswohnung führt, der Mieter dieser Wohnung die Kosten für den Aufzug alleine trägt. In diesem Fall ist eine Umlage der Kosten auf alle Mieter des Hauses nicht zulässig. Dies gilt entsprechend auch dann, wenn der Aufzug nur einem Teil der Mieter zur Verfügung steht. Anders verhält es sich bei Mietern im Erdgeschoss. Sie müssen die umlagefähigen Nebenkosten für den Aufzug akzeptieren, auch wenn sie ihn faktisch nicht nutzen. Als Vermieter sollten Sie auf einen entsprechenden Passus im Mietvertrag achten. Dies erspart Ihnen spätere Diskussionen.
8. Straßenreinigung- und Müllbeseitigung – Zu den laufenden Kosten zählen beispielsweise die Aufwendungen für die Straßenreinigung, die Müllentsorgung, die Beseitigung von Schnee und Eis sowie die Betriebskosten für die Müllkompressoranlage. Bitte beachten Sie, dass die Kosten für die Beseitigung von Sperrmüll in zwei Kategorien eingeteilt werden: Einmalausgaben, beispielsweise Sperrmüll, den ein ausgezogener Mieter in der Wohnung hinterlässt, und laufende Betriebskosten. Bei wiederholten Verstößen gegen die Hausordnung, bei denen Unbekannte mehrmals im Jahr illegal Müll auf den Gemeinschaftsflächen (Hof, Hausflur, Kellergänge) abstellen, ist der Vermieter berechtigt, die Kosten für die Entsorgung auf alle Mieter über die Betriebskostenabrechnung umzulegen. Im Falle eines ausgezogenen Mieters, der Sperrmüll hinterlässt, muss der Vermieter die Kosten beim Verursacher geltend machen. Die Anschaffungskosten für Mülltonnen sind gemäß der geltenden Rechtslage nicht als umlagefähige Nebenkosten zu betrachten.
9. Gebäudereinigung und Ungezieferbekämpfung – Die Kosten für die Reinigung der von den Mietern gemeinsam genutzten Gebäudeteile, des Fahrstuhls, der Flure, Treppen, der Waschküche etc. sowie die Kosten für die Bekämpfung von Ungeziefer sind in den Nebenkosten enthalten.
10. Gartenpflege – Umlagefähige Nebenkosten können ebenfalls durch die Pflege von Gartenflächen inklusive der Erneuerung von Pflanzen entstehen. Des Weiteren fallen in diesen Bereich die Pflege von Spielplätzen und nicht öffentlichen Zugängen sowie Zufahrten.
11. Beleuchtung – Umlagefähige Nebenkosten sind hier die Stromkosten von Innen- und Außenbeleuchtung in den Gebäudeteilen, Zugängen, Treppen etc., die von den Mietern gemeinsam genutzt werden.
12. Schornsteinreinigung – Die Kosten für die Schornsteinreinigung sind umlagefähig.
13. Nach- und Haftpflichtversicherung – Die Umlagefähigkeit von Sach- und Haftpflichtversicherungen (Feuer, Sturm, Wasser, Elementarschäden), Kosten für Glasversicherungen, Haftpflichtversicherungen für Gebäude, Öltanks und Aufzüge ist gegeben. Anders verhält es sich bei privaten Haftpflichtversicherungen der Vermieterin bzw. des Vermieters. Diese sind nicht umlagefähig.
14. Hauswart – Die Vergütung des Hauswarts sowie Sozialbeiträge und sämtliche geldwerten Leistungen, die dieser für seine Arbeit erhält, fallen in diese Kategorie. Im Rahmen der Instandhaltung und Verwaltung anfallende Aufwendungen sind hingegen nicht umlagefähig.
15. Gemeinschafts-Antennenanlage und der Breitbandnetz-Verteilanlage
16. Einrichtungen für die Wäschepflege – Bei gemeinsamer Nutzung eines Waschkellers durch mehrere Mieter kann der Vermieter die Kosten für Strom, Reinigung und Wartung auf die Mieter umlegen. Dies gilt ebenfalls für die Kosten für vorhandene Trockner.
17. sonstige Betriebskosten gemäß 1

Umlagefähige Nebenkosten im Mietvertrag

Bitte beachten Sie, dass die Weiterverrechnung bestimmter Nebenkosten an die Mieter genau geregelt ist. Die Betriebskostenverordnung allein ist jedoch nicht ausreichend. Im Mietvertrag muss vereinbart werden, dass die Betriebskosten auf die Mieter umgelegt werden. Dann muss der Mieter davon ausgehen, dass die gängigen Betriebskosten auf ihn abgewälzt werden. Sollten darüber hinaus weitere Betriebskosten anfallen, die ebenfalls weiterverrechnet werden dürfen und auch weiterverrechnet werden sollen, ist darauf hinzuweisen.

Die Bezeichnung des Postens als „Betriebskosten“ ist sehr allgemein gehalten. Dies hat zur Folge, dass auch Betriebskosten, die erst nach Vertragsabschluss entstehen, weitergegeben werden dürfen. Nehmen wir als Beispiel einen Mietvertrag, der die Verrechnung der Betriebskosten vorsieht, ohne dass weitere Details vereinbart wurden. Ein Jahr später beschließt der Eigentümer, ein Unternehmen zu beauftragen, regelmäßig den Gemeinschaftsgarten zu pflegen. Diese Kosten können ebenfalls weiterverrechnet werden, auch wenn sie zum Zeitpunkt des Vertragsabschlusses noch nicht gegeben waren.

Berechnung der umlagerfähigen Nebenkosten

Eine einmal im Jahr angefertigte Nebenkostenabrechnung ist Pflicht für jede vermietende Partei.

Ein Großteil der umlagerfähigen Nebenkosten bzw. Betriebskosten wird anteilig berechnet. Hier kommt entweder ein Abrechnungsschlüssel oder der konkrete Anteil der Wohnfläche zum Einsatz.

Nicht anteilig berechnet werden Kosten für Heizung und Warmwasser. Hier gehen die Betriebskosten auf den konkreten Verbrauch einer Wohneinheit zurück.

Nicht umlagefähige Nebenkosten

Auch die nicht umlagefähigen Nebenkosten sind in der Betriebskostenverordnung (§ 1 Betriebskosten, Abs. 2) geregelt. Die Verordnung definiert also, welche Nebenkosten durch den Mieter und nicht durch den Vermieter zu tragen sind.

Verwaltungsarbeit

Die Kosten für die Verwaltung des Gebäudes umfassen die Aufwendungen für die erforderlichen Arbeitskräfte und Einrichtungen, die Kosten für die Aufsicht, den Wert der vom Vermieter persönlich geleisteten Verwaltungsarbeit, die Kosten für die gesetzlichen oder freiwilligen Prüfungen des Jahresabschlusses sowie die Kosten für die Geschäftsführung (Verwaltungskosten).

Instandhaltung und Instandsetzung

Die Kosten, die während der Nutzungsdauer zur Erhaltung des bestimmungsmäßigen Gebrauchs aufgewendet werden müssen, um die durch Abnutzung, Alterung und Witterungseinwirkung entstehenden baulichen oder sonstigen Mängel ordnungsgemäß zu beseitigen.

Weitere Informationen zur Instandhaltung und Erhaltungsrücklage erfahren Sie in unserem Artikel dazu!

Was tun bei Leerstand?

Leerstand einer vermietbaren Immobilie birgt letztendlich ein Risiko, das jeder Besitzer einer solchen Immobilie trägt. Im Falle eines Leerstands ist es die Pflicht des Vermieters, für die entstehenden Kosten aufzukommen. Besitzer von Immobilien mit mehreren Wohneinheiten dürfen den Aufteilungsschlüssel der Betriebskosten nicht anpassen. Die Betriebskosten für die leerstehende Immobilie müssen nicht von den übrigen Mietern getragen werden, es sei denn Sie haben sich deren ausdrückliche Zustimmung eingeholt.

Allerdings können die anfallenden Betriebskosten für die leerstehende Wohnung steuerlich als Werbungskosten geltend gemacht werden, um die Einkommenssteuerlast zu verringern.