„Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser – Mahnen in Win-CASA ab Version 2020“

Mit diesem Beitrag gehen wir auf die Möglichkeit des Mahnschreibens über alle Mahnstufen hinweg in der Textverarbeitung näher ein.

Ergänzend zu unserem Blogbeitrag vom 24. September 2015 gibt es hinsichtlich des Mahnwesens ab Win-CASA 2020 eine Verbesserung der Mahneinstellungen.

Voreinstellungen zum Mahnwesen sind nun auch pro Objekt zu treffen.

Bis einschließlich Win-CASA 2018 ging diese Funktion nur über die Voreinstellungen für alle Objekte global einzustellen.

Ab Win-CASA 2020 haben Sie nun die Möglichkeit, für jedes Objekt die Mahneinstellungen (Mahngebühr, Mahnschwelle, Mahntexte und ob Sie offene Guthaben/ Überzahlungen in den Saldo des Mahnbetrages aufnehmen möchten) individuell anzupassen. Hierfür rufen Sie bitte folgendes Fenster auf:

Hauptregister “Verwaltung” – “Objekte/Wohnungen” – Schalter “Stammdaten Objekt” – Reiter “Mahnwesen”:

Zudem haben Sie dennoch immer noch die Möglichkeit, diese Voreinstellungen unter dem Hauptregister “Verwaltung“ – “Objekte/Wohnungen“ – “Einstellungen“ – “Punkt 6 Mahnwesen“ für alle neuen Objekte einzustellen:

Nachdem Sie dann alle Optionen durchgegangen sind, kommen wir nun zum Mahnschreiben.

Dazu gehen Sie bitte unter “Buchhaltung” – “Mahnen” – Schalter “Mahnen”, Sie können hier das gewünschte Mahnschreiben auswählen.

Wir empfehlen Ihnen das Anschreiben “Mahnung Bewohner (alle Mahnstufen)” (alternativ gibt es dies auch für den Eigentümer).

Hier können Sie nun den einleitenden bzw. abschließenden Mahntext je nach Mahnstufe einfügen.

<<Mahntext_Einleitung>>

<<Mahntext_Abschl>>

Über folgende Seriendruckfelder können Sie sich detailliert anzeigen lassen, welche Beträge vom säumigen Bewohner/ Eigentümer noch offen sind:

<<B-Mahnliste>> oder <<E-Mahnliste>>.

Achten Sie dabei bitte darauf, dass diese Seriendruckfelder in einer nichtproportionalen Schriftart dargestellt werden müssen (z. B. Courier New), damit die Tabelle übersichtlich dargestellt wird.

Mit diesen beiden Seriendruckfeldern werden Ihnen alle Offenen Posten des Bewohners/ Eigentümers angezeigt.

<<B-Saldo+Mahng.>> oder <<E-Saldo+Mahng.>>

Hier wird Ihnen nur der Gesamtsaldo des Bewohners/ Eigentümers zzgl. der Mahngebühr angezeigt.

Wichtig hier ist auch darauf zu achten, dass die „richtigen“ Seriendruckfelder wahlweise für Bewohner/ Eigentümer ausgewählt werden, da sonst keine Werte angezeigt werden können.

Nachfolgend ein Screenshot mit diesen Seriendruckfeldern als Vorschau bzw. wie dieses Schreiben dann fertig aussieht:

Doch nicht nur die Mahnstufe und der Mahntext werden automatisch im Anschreiben befüllt. Sie haben in der internen Textverarbeitung auch die Möglichkeit, unser Dokumenten- und Nachweismanagement zu nutzen. Dort hinterlegen Sie das Dokument als Nachweis und können es zugleich in unserem Portal online dem Schuldner zur Verfügung stellen.

Dieser Service wird in Zeiten steigender Porto- und Rohstoffkosten wichtiger denn je.