Abstimmung Rücklagen/Vermögen

Die Abstimmung der Rücklagen und des Vermögens gehört zu einem gelungenen Jahresabschluss innerhalb einer WEG. In folgendem Beitrag erklären wir im ersten Schritt die Abstimmung der Rücklagen/des Vermögens genauer und gehen im zweiten Schritt auf häufige Fragen und Probleme ein.

Diese Auswertung darf nicht als Bilanz angesehen werden, auch ist es keine Auswertung für die Finanzbuchhaltung oder zu verwechseln mit dem Vermögensbericht (gefordert laut WEG-Novelle vom 01.12.2020) in welcher auch offene Verbindlichkeiten oder Forderungen mit aufgeführt werden. Diese Positionen gehören nicht zum tatsächlichen Vermögen der WEG.

1. Erklärung der Auswertung

Um in die Auswertung „Abstimmung Rücklagen/Vermögen“ zu gelangen, müssen Sie im Register „Abrechnungen“ die WEG- und Rücklagen-Abrechnung (Punkt 1. und Punkt 2.) für alle Eigentümer durchführen und anschließend auf Punkt 8. „Abstimmung Rücklagen/Vermögen“ klicken.

Das Fenster der Abstimmung, sowie der Ausdruck, ist in drei Bereiche untergliedert:

Geldanlagen:

Unter den Geldanlagen befinden sich alle aktiven Rücklagen-Bestandskonten eines Objekts. Der Anfangs- und Endbestand, sowie die Positionen dazwischen, werden nach Buchungsdatum ausgewertet. Um diesen Bereich mit den Listen in Win-Casa zu vergleichen, können Sie z.B. im Kontoauszug die Konten-Kategorie „Bestandskonten A“ auswählen.

Abstimmung der Rücklage:

Dieser Bereich weist die passive Rücklagen-Darstellung aus. Die Darstellung wird aus der Rücklagen-Abrechnung übernommen. Der Ausweis des Anfangs- und Endbestandes erfolgt nach Buchungsdatum. Die Positionen zwischen Anfangs- und Endstand können optional nach Buchungs- oder Wertstellungsdatum ausgewiesen werden. Diese Auswahl ist im Register Abrechnung unter Punkt 2.“Daten Rücklagen-Abrechnung“ durch den Haken unten „Buchungen im Abrechnungszeitraum nach W-Datum ausweisen“ zu treffen.

Das Rücklage-Vermögen und die Geldanlagen können nur dann exakt übereinstimmen, wenn keine Abgrenzungen ins Vor – oder Folgejahr stattgefunden haben.

Vermögen der WEG:

Im abgestimmten Vermögen werden die Endbestände alle aktiven und passiven Bestandskonten (Banken, Kassen, Rücklage-Konten) zum 31. Dezember des Abrechnungsjahres dargestellt:

Im unteren Bereich des Vermögens werden u.a. folgende Rechnungsabgrenzungsposten dargestellt:

Verbindlichkeiten (Guthaben aus Abrechnung) ohne Rückl.

Die Verbindlichkeiten/Forderungen aus der Abrechnung, ohne Rücklagen-Anteil, werden hier in Summe dargestellt und können über den Klick auf die hier markierte Lupe eingesehen werden:

Rundungsdifferenzen

Die Rundungsdifferenzen können über die obenstehende Lupe aufgerufen werden. Dass es zu mathematischen Rundungsdifferenzen kommt, ist nicht ungewöhnlich und kann kaum verhindert werden (weitere Informationen in diesem Beitrag – siehe Punkt 2. Häufige Fragen & Schwierigkeiten).

Rechnungsabgrenzungsposten (Forderungen und Verbindlichkeiten)

Ausgaben und Einnahmen gegenüber Lieferanten und Eigentümern, welche bereits für das Folgejahr oder im Folgejahr für das aktuelle Jahr gebucht wurden, werden hier einzeln dargestellt und können mit dem Klick auf die Lupe genauer eingesehen, bearbeitet und gedruckt werden.

1. Häufige Fragen & Schwierigkeiten:

• Die Position „Stand-Anfangsbestand (EB-Wert)“ soll entfernt werden:

In der Regel beginnt eine WEG mit einem Kontostand von 0,00 €. Nun bekommen Sie eine WEG neu in Ihren Bestand und erhalten von der Vorverwaltung nur den Endbestand der Bank. Da dieser Endbestand nichts mit dem aktuellen Abrechnungsjahr zu tun hat, aber das Vermögen der WEG erhöht, muss dieser Anfangsbestand abgegrenzt werden. Diese Abgrenzung erfolgt allerdings nur in der ersten Abstimmung. In den Folgejahren ist der Anfangsbestand bereits automatisch abgegrenzt. Die Abgrenzungsposition wird für die Bankkonten und Rücklagen-Bestandskonten summiert angezeigt. Siehe Register Listen – Kontoauszug – Bestandskonten (A) – Konto 98000 Eröffnungsbilanzkonto.

Um die Position „Anfangsbestand (EB-Wert)“ aus der Abstimmung der Rücklagen/Vermögen zu entfernen, müssen Sie bitte alle eingetragenen EB-Werte ein Jahr nach vorne setzen.

Wenn Sie für das Kalenderjahr 01.01.2021 – 31.12.2021 die Abstimmung durchführen, haben Sie vermutlich die Anfangsbestände (EB-Werte) zum 31.12.2020 eingegeben.Ändern Sie das Datum bei den Anfangsbeständen vom 31.12.2020 auf den 31.12.2019, so verschwindet die genannte Position aus der Abstimmung der Rücklagen/des Vermögens.

Dazu gehen Sie im Register „Verwaltung“ auf „Konten“ und klicken links auf „Banken/Kassen“ und danach auf „Rücklagen A“ und „Rücklagen P/Sonstige“. Dort klicken Sie nacheinander die Konten an und ändern über den Schalter „Anfangsbestand“ (links oben) das Datum des EB-Wertes ab.

• Es wird eine sehr hohe Rundungsdifferenz angezeigt:

Es könnte sein, dass Sie Buchungen auf ein Ausgabe- oder Einnahmekonto vorgenommen haben, welches auch umlagefähig eingestellt ist, wozu aber keine Anteile hinterlegt wurden.

Gehen Sie im Register „Abrechnungen“ auf Punkt 1. „WEG-Abrechnung“ und wählen Sie alle Eigentümer aus. Klicken Sie oben auf das Register „Abrechnungsdaten“ und entfernen Sie die Häkchen rechts unten bei „Nullwerte unterdrücken“ und auch bei „Positionen unterdrücken deren Gesamtkosten und Anteil 0 sind“. Wenn Sie nun weiter in die Vorschau gehen, müssten Kosten angezeigt werden, die auf keinen Eigentümer verteilt werden.

Zusätzlich müssten Sie auch prüfen, ob die Rücklagen-Abrechnung (Punkt 2.) noch Differenzen ausweist. Dies kann auch zu dem Fehler führen.

Als letzte Möglichkeit müssten Sie bei Punkt 6. die Umlagekontrollliste ansehen, ob dort auch die Differenzen zu sehen sind.

• In der Abstimmung der Rücklagen/des Vermögens besteht eine Differenz zwischen dem „Abgestimmten Vermögen“ und dem „Rücklagen-Vermögen“:

Prüfen Sie folgende Punkte:

1. Vergleichen Sie die Ausgaben in der „Hausabrechnung nach Ist-Buchhaltung und Buchungsdatum“ mit der „WEG-Abrechnung (ohne Nullwerte unterdrücken)“. Sind alle Konten gleich? Falls nein, wurden die Abgrenzungen alle gebucht oder wurde eine Position vergessen oder mit falschem Datum gebucht?
2. Wurden alle Ausgabe- und Einnahme-Konten auf „umlagefähig“ gestellt, welche auch umgelegt werden sollen, oder wurde ein Konto vergessen und steht noch auf „nicht umlagefähig“?
3. Gibt es in den Stammdaten der Wohnung im Reiter „Anteile & Zähler“ einen Umlageschlüssel, welcher in der Haus-Summe mit 0 ausgewiesen wird? Wenn ja ist es wichtig, dass dieser Umlageschlüssel unter Register „Verwaltung“ – „Konten“ nicht einem der Ausgabe- oder Einnahme-Konten zugeordnet ist.
4. Stimmen Ihre Bank-Salden aktuell und auch zum 1.1. des Jahres?
5. Wurden alle geleisteten Zahlungen der Eigentümer richtig und vollständig gebucht?
6. Kann es z.B. sein, dass auf dem Girokonto zu viel Geld vorhanden ist, weil ein möglicher Vorverwalter Geld von den Eigentümern eingenommen hat, aber dieses Geld nicht ausgegeben hat?
7. Wurde im Vorjahr auch bereits eine Abstimmung der Rücklagen/des Vermögens mit Win-CASA erstellt? Waren dort auch schon Differenzen vorhanden? Wenn ja, ist es auch möglich, dass die Differenz aus früheren Jahren kommt.
8. Stimmen die Guthaben & Nachzahlungen von der Abstimmung aus dem Vorjahr auch noch mit den ins Soll gestellten Guthaben & Nachzahlungen im Abrechnungszeitraum überein?
9. Öffnen Sie die WEG-Jahresabrechnung, gehen oben in das Register „Abrechnungsdaten“ und entfernen oben den Haken bei „Wohneinheit abrechnen (keine früheren Eigentümer/Bewohner)“ (falls gesetzt). Erscheint nun oben zusätzlich ein Register „Probleme?“
10. Über die Saldenliste sollte geprüft werden, ob auf Eigentümer-Konten mit Hausgeld und Rücklagen gebucht wurde, die nicht im Abrechnungszeitraum liegen.

Die Differenz könnten Sie ausbuchen, indem Sie sich ein nicht umlagefähiges Ausgabekonto und zusätzlich ein passives Bestandskonto erstellen. Diese beiden Konten buchen Sie gegeneinander.

Dieser Betrag erscheint aber auch in den nächsten Jahren, bis die Differenz geklärt bzw. ausgebucht wurde.