Wie buche ich Kautionszahlungen in Win-CASA richtig?

Eine relativ häufig gestellte Frage beim telefonischen Support ist, wie man Kautionszahlungen bzw. Rückzahlungen korrekt buchen soll.
Sofern Sie die Kautionszahlung des Mieters auf dem Mieterkonto in Win-CASA sehen möchten, wäre es ratsam, dass Sie über den Bereich BUCHHALTUNG, Schalter “Manuell oder G/N“ eine manuelle Sollstellung erstellen. Sie wählen in der folgenden Maske einfach über den Schalter K den gewünschten Mieter aus. Als Buchungstext empfehlen wir z.B. “Kautionsforderung an Mieter Müller“ einzugeben.
Wichtig: Bitte beachten Sie hierbei, dass Sie den Punkt unten bei der Option “Guthaben/Nachzahlung aus älterer Fremdabrechnung“ setzen und den Betrag ohne Minus eingeben. Bitte danach auf den Schalter „SOLLSTELLEN“ klicken.

Es wurde somit eine Forderung für die Kaution erstellt. Sie können nun, wenn der Mieter die Kaution im Ganzen oder auch in mehreren Raten bezahlt, die Sollstellung wie gewohnt buchen (über die Maske “Sollstellungen buchen“ oder wenn Sie das Banking-Modul erworben haben, über die Banking-Modul-Maske). Dadurch wird der Kautionseingang auf dem Girokonto in Win-CASA richtig dargestellt.

Sofern Sie anschließend die erhaltene Kaution auf ein anderes Bankkonto übertragen wollen (z.B. ein eigenes Kautions-Sparbuch oder Festgeldkonto), so empfehlen wir Ihnen, im Kontenrahmen ein zusätzliches, nicht umlagefähiges Ausgabekonto anzulegen:

Dieses Konto kann dann über die Buchungsmaske ausgewählt und gebucht werden. Dadurch stimmt anschließend auch Ihr Girokonto-Saldo wieder (Abgang auf dem Girokonto).

Wenn dann beispielsweise zwei Jahre später der Mieter aus der Wohnung wieder auszieht und deshalb eine Rückzahlung der Kaution notwendig ist, sollte dieses Ausgabekonto ebenfalls wieder gebucht werden (Achtung: Unbedingt den Betrag mit Minus buchen), da das Geld nunmehr vom Kautions-Sparbuch auf das Girokonto übertragen wird.
Im letzten Schritt erstellen Sie erneut eine manuelle Sollstellung, um die Kautions-Rückzahlung buchen zu können. Bitte gehen Sie bei dieser manuellen Sollstellung genauso vor, wie es oben im ersten Absatz beschrieben wurde. Der einzige Unterschied bei der Eingabe der manuellen Sollstellung: Sie müssten den Betrag mit Minus hinterlegen. Diese Sollstellung wird dann in der Maske „Sollstellung buchen“ per Schalter „Manuell buchen“ oder das Banking-Modul gebucht.
Tipp: Wenn Sie nicht die komplette Kaution auszahlen, sondern einen Teil der Kaution evtl. mit anderen Rückständen des Mieters verrechnen wollen, so kann dafür der Schalter “VERRECHNEN“ in der Maske “Sollstellungen buchen“ genutzt werden.

Wichtig beim Verrechnen: Bitte zuerst das rote Guthaben markieren und erst dann auf den Schalter „VERRECHNEN“ klicken (Option „Guthaben verrechnen“). Es werden nun sämtliche offenen Posten dieses Mieters angeboten und die Benutzerin/der Benutzer kann entscheiden, mit welcher Forderung er das Kautionsguthaben verrechnen möchte.