Erhaltungsrücklage – Instandhaltung in einer WEG

Seit der WEG-Reform im Dezember 2020 wird die Instandhaltungsrücklage nun offiziell als Erhaltungsrücklage bezeichnet. Dies soll verdeutlichen, dass die Rücklage ein tatsächlich verfügbares Vermögen ist und nicht nur ein bilanzieller Posten. Was es genau damit auf sich hat erklären wir hier:

Erhaltungsrücklage – Was ist das und wer bezahlt?

Die Erhaltungsrücklage ist eine Rückstellung finanzieller Mittel, die von der Eigentümergemeinschaft genutzt wird, um die langfristige Erhaltung und Sanierung des gemeinsamen Eigentums zu ermöglichen. Rechtlich ist es nicht vorgeschrieben eine solche Rücklage anzusparen, daher entscheiden die Eigentümer zusammen ob sie dies möchten. Wir können es allerdings nur empfehlen, da so größere Kosten schnell aufgefangen werden können und es Ihnen bei der Erhaltung des Marktwertes Ihrer Immobilie hilft. Mit dem Blick auf das Wohnungseigentumsgesetz (WEG) könnte eine Entscheidung für die Erhaltungsrücklage auch theoretisch gerichtlich durchgesetzt werden, da sie dort zu der „ordnungsgemäßen Verwaltung durch die Wohnungseigentümer eines Gebäudes“ gehört. Zusammen mit den Kosten für die Hausverwaltung und den laufenden Betriebskosten bildet die Erhaltungsrücklage das Hausgeld. Jeder Eigentümer bezahlt monatlich eine gemeinsam festgelegte Summe, die von dem Verwalter verwahrt wird.

Hinweis: Instandhaltungskosten sind nicht umlagefähig und können so, im Gegensatz zu den Betriebskosten, nicht auf den Mieter abgewälzt werden.

Verwendung der Erhaltungsrücklage

Die Eigentümergemeinschaft beschließt selbst, ob die anfallenden Instandhaltungskosten vollständig, teilweise oder gar nicht aus der Rücklage bezahlt werden. Anstelle der Erhaltungsrücklage wird ansonsten eine Sonderumlage genutzt. Dies ist bei kleineren Kosten üblich, wenn die Rücklage lieber für größere Notfälle gespart werden soll.

Die Erhaltungsrücklage ist zweckgebunden und darf somit ausschließlich für die Instandhaltung und Inspektionen des Gemeinschaftseigentums verwendet werden. Dazu gehören beispielsweise die Erneuerung der veralteten Heizungsanlage, Malerarbeiten, Dachreparaturen, Beseitigung von Schäden, der Austausch der Fenster oder die Inspektion des Aufzuges.

Nicht verwendet werden darf die Erhaltungsrücklage für die Deckung der laufenden Betriebskosten oder Versicherungen, zum Beispiel für die Heizölrechnung oder Gebäudeversicherung.

Höhe und Berechnung der Erhaltungsrücklage

Die Höhe der Erhaltungsrücklage ist rechtlich nur für den sozialen Wohnungsbau konkret vorgeschrieben und wird somit per Mehrheitsbeschluss von den Eigentümern festgelegt. Sie hängt zusätzlich von den Gegebenheiten der Immobilie ab. Dazu zählen beispielsweise Zustand, Alter und Ausstattung.

Zur Berechnung hat sich die Peterssche Formel durchgesetzt. Sie berechnet die wahrscheinlich anfallenden Kosten zur Instandhaltung in den nächsten 80 Jahren auf Grundlage der reinen Herstellungskosten (ohne Grundstücks- und Erschließungskosten). Zusätzlich wird davon ausgegangen, dass etwa 70% der gesamten Instandhaltungskosten für das Gemeinschaftseigentum benötigt und damit reserviert werden. So entsteht diese Formel:

Herstellungskosten x 1,5 x 0,7 : 80 =  Instandhaltungskosten pro Quadratmeter

Als Verteilungsschlüssel dient zumeist die Größe der einzelnen Eigentumswohnungen, womit sich dann der individuelle Beitrag ergibt.

Wichtig: Die mit dieser Formel errechneten Beiträge sind meistens sehr hoch und dienen daher nur zur groben Orientierung!

• • Was passiert bei zu niedriger Erhaltungsrücklage?

Dies fällt meistens auf, wenn eine Reparatur bezahlt werden muss und das gesammelte Geld in der Erhaltungsrücklage nicht ausreicht. Das ist problematisch, da so auf den Eigentümer mit einem Schwung enorme Kosten zukommen können. Erst einmal wird für die anstehende Reparatur auf eine Sonderumlage zurückgegriffen, die jeder Eigentümer einmalig bezahlt. Danach sollte mehrheitlich beschlossen werden, den Beitrag der Rücklage zu erhöhen. Dazu ist die Eigentümergemeinschaft jederzeit in der Lage.

• • Was passiert bei zu hoher Erhaltungsrücklage?

Genau wie eine Erhöhung, kann auch die Senkung des Beitrages jederzeit durch die Eigentümer beschlossen werden, solange die Entscheidung mehrheitlich ist. Es besteht allerdings kein Anspruch auf  Auszahlung des überschüssigen Geldes. In diesem Fall kann das Geld einfach weiter für zukünftige Sanierungen gespart werden oder es wird eine Schönheitsreparatur durchgeführt. Diese ist meistens nicht zwingend notwendig, kann aber bei überschüssigem Geld auch sinnvoll sein. Zum Beispiel könnte hier das Haus neu gestrichen oder der Hausflur verschönert werden.

Verpflichtungen der Hausverwaltung

Der Verwalter ist grundsätzlich zuständig für die Erhaltungsrücklage. Das bedeutet, dass er die Höhe der Rücklage bestimmt und dann der Eigentümergemeinschaft zur Abstimmung vorlegt und auch darauf achtet, dass jeder monatlich seinen Beitrag leistet. Die Höhe der monatlichen Beiträge ist im Wirtschaftsplan festzuhalten. Auch in der jährlichen Hausgeldabrechnung darf die Erhaltungsrücklage nicht fehlen. Zusätzlich zur Darstellungsentwicklung der Rücklage müssen hier die tatsächlichen und geschuldeten Zahlungen der Eigentümer gesondert aufgeführt werden.

Hinweis: Es ist wichtig die Ist-Rücklage zu prüfen, damit rechtzeitig bemerkt wird wenn Eigentümer ihren Beitrag nicht fristgerecht gezahlt haben. Oft wird nur die Soll-Rücklage betrachtet, was eine ständige Fehlerquelle in den Jahresabrechnungen darstellt.

Zumeist wird die Erhaltungsrücklage auf einem gesonderten Konto angelegt, zu welchem der Zugang jederzeit möglich ist. Spekulative Anlagen oder die Anlage der Rücklage auf einem Bausparvertrag ist rechtlich nicht zulässig. Wenn sich die Eigentümer auf keine bestimmte Anlageform einigen, liegt diese Entscheidung in der Verantwortung des Verwalters. Außerdem ist der Verwalter dazu verpflichtet, das Konto für die Erhaltungsrücklage auf den Namen der Wohnungseigentümergemeinschaft laufen zu lassen. Nach §27, Absatz 5 im WEG steht der Verwalter in der Pflicht, die Erhaltungsrücklage gesondert von seinem Vermögen zu halten. Dies ist wichtig, damit im Falle einer Insolvenz des Verwalters die Rücklage nicht mit in die Insolvenzmasse fließt.

Wohnungsverkauf – Was nun?

Wenn der Eigentümer seine Wohnung verkauft, geht auch der Anteil der Erhaltungsrücklage auf den Käufer über. Es ist also nicht möglich, seinen Anteil ausgezahlt zu bekommen. Allerdings kann der Verkäufer seinen Anteil zu dem Kaufpreis hinzurechnen. In der Praxis sieht das dann so aus:

Die Wohnung soll für 80.000€ verkauft werden. Allerdings liegt der Anteil der Erhaltungsrücklage bei 12.000€. So kann der Eigentümer 92.000€ als Verkaufspreis verlangen.

Dies ist nicht nur von Vorteil für den Verkäufer, der so sein Geld doch noch wiederbekommt, sondern auch für den Käufer, dem dies als Sicherheit dient. Käufer und Verkäufer können sich hierzu jederzeit beim Hausverwalter über die Höhe der Erhaltungsrücklage informieren.

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