Aufgrund verschiedener Umlagebeträge sowie Anteile der Eigentümer kommt es zwangsläufig zu Rundungsdifferenzen in der Abrechnung, die sich wiederum auf die Abstimmung/Rücklage-Vermögen auswirken.
Rundungsdifferenzen entstehen dann, wenn Kostenpositionen nicht vollständig umgelegt werden können oder zu viel umgelegt wurde. Gerade Kostenpositionen mit Cent Beträgen die auf mehrere Einheiten aufgeteilt werden, können am Ende Rundungsdifferenzen ausweisen, da Zahlbeträge generell immer nur mit 2 Nachkommastellen ausgewiesen werden können, ein Cent-Betrag durch mehrere Einheiten jedoch auch mehrere Nachkommastellen ausweist.
Zur besseren Kontrolle, können Sie nach erfolgreichem Abrechnungslauf auf den Punkt „10. Abstimmung Rücklagen\Vermögen“ klicken. Dort angekommen, sehen Sie auf der rechten Seite die Spalte mit „Rechnungsabgrenzungspisten (Forderungen/Verbindlichkeiten).
Je nachdem, welche Position in der Tabelle Sie markieren, ändert sich in der Schaltfläche mit der Lupe darüber die Option, mit der Sie die Beträge besser nachvollziehen können (s. Screenshot).
Klicken Sie nun auf „Rundungsdifferenz aus Abrechnung“ und betätigen Sie die Schaltfläche im oberen Bereich. Bestätigen Sie die nächste Abfrage mit „Ja“. Win-CASA belegt Ihnen nun die Umlagekontrollliste vor, die Sie auswählen und auf „Weiter“ klicken.
In dieser Liste sehen Sie pro Kostenposition verteilte Beträge auf Mieter/Eigentümer. Unter jeder Kostenposition finden Sie die Angaben: „Kosten“, „Differenz“ sowie „Umgelegt“.
Sobald ein Betrag bei „Differenz“ ausgewiesen wird, wurden entweder mehr, oder weniger Kosten umgelegt. Bewegen sich die Beträge im Cent-Bereich, so handelt es sich meist um Rundungsdifferenzen die „krummen“ Kostenbeträgen geschuldet sind. Handelt es sich um hohe Beträge, empfiehlt es sich die Mieterumlage der Position nochmals zu kontrollieren und zu korrigieren.
Bei Cent-Beträgen ist es wichtig, die Rundungsdifferenz über die Buchhaltung zu buchen. Wird dieser Schritt nicht ausgeführt, erhalten Sie in den nächsten Abstimmungen diesen Betrag als Differenz und führen ihn in die nächsten Jahre fort. Bei einer Negativen Cent Differenz haben Sie zu wenig umgelegt, das Bankkonto ist um den jeweiligen Betrag verringert, bei einer Positiven Cent Differenz wurde zu viel umgelegt, der Saldo des Girokontos ist somit erhöht.
Ein Beispiel:
Die Abrechnung im Jahr 2017 wurde erstellt, in der Abstimmung bemerken Sie eine Rundungsdifferenz von 0,08 €. Zunächst benötigen wir ein „nicht umlagefähiges“ Ausgabekonto, das wir im Register Verwaltung –> Konten –> Betriebsausgaben –> Neu anlegen
Im nächsten Schritt, benötigen wir ein „umlagefähiges“ Einnahmekonto das wir ebenfalls im Register Verwaltung –> Konten –> Einnahmen –> Neu anlegen. Die Umlage kann zum Beispiel nach Miteigentumsanteil (MEA) erfolgen.
Nun müssen Sie die Rundungsdifferenz auf das zuvor angelegte „nicht umlagefähige“ Ausgabekonto in das Jahr 2018 buchen (Wertstellungsdatum) und anschließend den gleichen Betrag mit gleichem Datum auf das zuvor angelegte „umlagefähige“ Einnahmekonto.
Mit diesen Buchungssätzen wird die „alte“ Rundungsdifferenz in die neue Abrechnung 2018 aufgenommen.
Aufgrund der neuen Abrechnung, kann nun gegebenenfalls eine neue Rundungsdifferenz entstehen, die Sie nun wieder, wie beschrieben, in das Jahr 2019 einbuchen.
Bei einer negativen Rundungsdifferenz, können Sie die Buchung genauso vornehmen, nur mit entsprechend umgekehrten Vorzeichen. Alternativ, können Sie auch dafür zwei Neue Konten anlegen. Also ein „umlagefähiges“ Ausgabekonto und ein „nicht umlagefähiges“ Einnahmekonto.
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