SEPA-Lastschriftverfahren bereits jetzt in Win Casa 2011 möglich

Ab dem 01. Februar 2014 tritt das einheitliche SEPA-Lastschriftverfahren in Kraft und ersetzt alle bisher üblichen Lastschrift- und Abbuchungsverfahren.
Ziel des SEPA-Lastschriftverfahrens ist es, in Zukunft ein einheitliches Zahlungsverfahren im EURO-Raum zu gewährleisten.  Damit folgt die SEPA-Einführung konsequent der Einführung des EURO als einheitliche Währung und der Einführung der SEPA-Überweisung.

In Win-CASA 2011 kann dieses Verfahren bereits jetzt genutzt werden.

Bevor Sie das neue SEPA-Lastschriftverfahren anwenden können, müssen dazu Vorbereitungen getroffen werden.
1. Aktivierung der SEPA-Funktionalität in Win-CASA
Über die Voreinstellungen (neue Oberfläche: Register Verwaltung – Schalter Einstellungen – Lastschriften/Zahlungsverkehr) müssen Sie auf SEPA umstellen. Es wird empfohlen, die darunter befindliche Schaltfläche anzuklicken, um vorhandene Bankverbindungen der Bewohner, Eigentümer und Lieferanten automatisch auf IBAN und BIC umstellen zu lassen.
2. Beantragung der Gläubiger-Identifikationsnummer bei der Bundesbank

Diese ID müssen Sie als Verwalter pro Objekt beantragen. Über das Internet-Portal der Deutschen Bundesbank können Sie dies kostenfrei tun. Im Wesentlichen wird die Rechtsform angegeben, genaue Bezeichnung, Adresse, Ansprechpartner und Kommunikationsdaten. Die Gläubiger-ID geben Sie nun in den Stammdaten des Hauses im Register Bankkonten an. Das Feld ist nur dann sichtbar, wenn die Option unter 1. Aktiviert ist.

3. Umstellung der bisherigen Lastschrifteinzugsermächtigungen in SEPA-Lastschriftmandate
Jeder Bewohner und Eigentümer erhält ein eigenes Mandat. In den entsprechenden Bankdaten in der Wohnungsdaten-Maske stehen dazu die Felder für das Datum, die Referenznummer und die Art des Mandates zur Verfügung. Die Felder sind ebenfalls erst dann sichtbar, wenn Sie die Option unter 1. aktiviert und das Häkchen bei „Lastschrifteinzugsermächtigung“ aktiviert ist.
Die Referenznummer kann von Ihnen frei gewählt werden und unterliegen keiner bestimmten Norm, lediglich Sonderzeichen und Leerzeichen sollten vermieden werden. Sofern Sie in den Stammdaten des Hauses eine Muster-Referenznummer angegeben haben, können Sie diese übernehmen lassen und erweitern. Eine Referenznummer könnte z.B. lauten 997-B.002.00 (Objekt-Bewohner).
Die Art des Mandates muss zwingend angegeben werden. In Zukunft wird zwischen „wiederkehrende“ und „einmalige“ Lastschrift unterschieden. In der Regel wird bei wiederkehrenden Lastschriften die Art auf „erste der wiederkehr. Lastschr.“ gesetzt. Sobald die erste Lastschrift eingezogen wurde, muss die Art auf „wiederkehrende Lastschrift“ geändert werden. Läuft ein Mandat sogar aus, muss „letzte der wiederkehr. Lastschr.“ ausgewählt werden. Wird dann die Lastschrift eingezogen, ist das Mandat zukünftig ungültig, die Lastschrifteinzugsermächtigung muss entzogen werden und ein neues Mandat erstellt werden.
Win-CASA bietet Ihnen, wenn Sie die oben genannten Informationen eingetragen haben, einen Vordruck an. Diesen Vordruck müssen Sie an Ihre Mieter/Eigentümer senden und unterschrieben zurück bekommen. Der Vordruck ist für wiederkehrende Lastschriften ausgelegt!

Unterschied zwischen der SEPA-Basis-Lastschrift und der SEPA-Firmen-Lastschrift
Mit der SEPA-Basis-Lastschrift erlaubt der Mieter/Eigentümer dem Verwalter, Geld von seinem Konto einzuziehen. Dieser Genehmigung bedarf es in schriftlicher Form, damit Sie bei Rückfragen von Banken ein gültiges Mandat vorweisen können. Siehe dazu den Vordruck „SEPA-Lastschrift-Mandat“ in den Stammdaten der Mieter bzw. Eigentümer.
Bei der SEPA-Firmen-Lastschrift wird ebenfalls Geld vom Konto des Mieters/Eigentümers eingezogen, allerdings erteilt der Kunde vorher seinem Kreditinstitut einen Auftrag, diese Zahlungen auch einzulösen.
Im Einzelnen bedeutet dies, dass der Mieter/Eigentümer seiner Bank eine Kopie des SEPA-Lastschrift-Mandates übermittelt. Ziehen Sie als Verwalter Geld von dem Konto des Mieters/Eigentümers ein und es liegt kein solcher „Abbuchungsauftrag“ vor, wird die Einlösung abgewiesen. Ein solcher Abbuchungsauftrag gibt es nur für Firmen, für Privatkonten sind solche Mandate nicht erlaubt.
Über das Register Verwaltung – Schalter Einstellungen – Lastschriften/Zahlungsverkehr haben Sie die Möglichkeit, den „Textschlüssel für Lastschriften“ zu hinterlegen. Die Einstellung „05 – Lastschrift des Einzugsermächtigungsverfahrens“ entspricht der SEPA-Basis-Lastschrift. Die Einstellung „04 – Lastschrift des Abbuchungsauftragsverfahrens (nicht widerrufbar)“ dagegen der SEPA-Firmen-Lastschrift.
Hinweise
– Das SEPA-Lastschriftverfahren verlangt, dass Sie als Verwalter den Bewohner oder Eigentümern 14 Tage vor dem ersten Einzug darüber informieren. Dies muss allerdings nicht in einem separaten Brief geschehen, sondern kann als Textbaustein in bestehende Korrespondenzen eingefügt werden.
– SEPA-Lastschrift-Mandate verlieren ihre Gültigkeit, wenn innerhalb 36 Monate kein Einzug durchgeführt wurde. In diesem Fall muss ein neues Mandat erzeugt werden.
Nützliche Links:
Die Sparkasse Westmünsterland bietet in einem PDF-Dokument einen Leitfaden für den Wechsel vom deutschen Lastschriftverfahren zur europäischen SEPA-Lastschrift an:
Leitfaden der Sparkasse Westmünsterland
Auf Seite 17 finden Sie eine Checkliste, die vielleicht für Sie nützlich sein könnte.
Unter Formulare der Lastschriftmandate finden Sie Beispiel-Formulare für das SEPA-Lastschriftmandat und das Kombimandat sowie Beispiel-Kundenschreiben zur Änderung der Einzugsermächtigung.