Verwalter sind künftig verpflichtet, nach Ablauf eines Kalenderjahres einen Vermögensbericht aufzustellen (§ 28 Abs. 4 WEG-neu). Dieser muss eine Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens enthalten und die Darstellung der Instandhaltungsrückstellung. Der Vermögensbericht ist jedem Eigentümer zur Verfügung zu stellen. Das Wohnungseigentumsgesetz in der ab dem 1.12.2020 geltenden Fassung kann hier nachgelesen werden. Wir wollen in einem Beispiel für das vergangene Wirtschaftsjahr 2020 zeigen, wie der Vermögensbericht in Win-CASA 2020 erstellt werden kann.
Dafür wurde ein neues Register „Vermögensbericht“ im Hauptbereich ABRECHNUNGEN hinzugefügt.
Hier werden alle relevanten Daten entweder automatisch aus der Buchhaltung oder Jahresabrechnung ausgewertet oder können manuell eingegeben werden. Zur Aufstellung des wesentlichen Gemeinschaftsvermögens gehört:
- Bestand der gemeinschaftlichen Bankkonten und Kassen zum Stichtag 31.12.2020
Hier wird der Kontostand zum 31.12.2020 automatisch aus der Buchhaltung für alle WEG-Bankkonten und Kassen des Objekts berechnet und automatisch in den Bericht eingefügt. Hinweis: In einer Miet- & WEG-Verwaltung kann man Bankkonten für die Mietverwaltung oder die WEG anlegen. Im Vermögensbericht werden nur WEG-Bankkonten aufgelistet. Prüfen Sie deshalb unter VERWALTUNG-Konten-Banken/Kassen, ob die Einstellung beim jeweiligen Bankkonto richtig ist. - Zzgl. Forderungen der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer zum Stichtag 31.12.2020
Die Abrechnungsspitze (Nachzahlungen der Eigentümer aufgrund der Einzelabrechnung) wird automatisch aus den Abrechnungsdaten entnommen. Es muss also sichergestellt sein, dass eine Einzelabrechnung für alle Eigentümer durchgeführt wurde.Nachtrag vom 9.2.2021: Es wurde ein neues Klickfeld eingefügt, um die Abrechnungsspitze optional zu übernehmen. Der Grund ist, dass die Forderung oder Verbindlichkeit (Vor- oder Nachschuss) frühestens zum Zeitpunkt der Beschlussfassung entsteht. Dieser Zeitpunkt liegt i.d.R. im neuen Wirtschaftsjahr und betrifft daher nicht den Zeitraum, für den der Vermögensbericht erstellt wird.
Bei der Abrechnungsart nach sollgestellten Vorauszahlungen (IST-VZ + OP) werden auch die rückständigen Beiträge sowohl für die Bewirtschaftung und Verwaltung (auf Kosten und Lasten) als auch für die Erhaltungsrücklage automatisch ausgewiesen. Sonstige Forderungen sind Forderungen, für die bereits eine Gegenleistung erbracht wurde, die Zahlung aber bis zum Stichtag noch nicht eingegangen ist. Das können z.B. Werbeeinnahmen aus einer Plakatwand sein, die bereits im Dezember 2020 in Rechnung gestellt, aber erst im Januar 2021 an die Gemeinschaft gezahlt wurden. Diese können manuell eingegeben werden.
- Abzgl. Verbindlichkeiten der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer zum Stichtag 31.12.2020
Hier können alle Verbindlichkeiten der Gemeinschaft eingegeben werden. Auch hier gilt, dass die Leistung bereits in 2020 erbracht worden ist, die Zahlung der Eingangsrechnung aber noch aussteht oder erst in 2021 erfolgt ist. Als Beispiel können hier Versicherungsbeiträge oder Handwerkerleistungen genannt werden. Sie können die Positionen hier manuell eingeben. - Zzgl. sonstige Vermögensgegenstände
Das sind alle Gegenstände (wie z.B. ein Rasenmähertraktor), die mit dem aktuellen Marktwert manuell eingegeben werden können. Diese Einträge bleiben gespeichert und werden in Nachfolgejahre übernommen. Es gibt auch Empfehlungen, keinen Wert anzugeben und die Positionen einfach nur aufzulisten. Einen ungefähren Marktwert einzugeben empfiehlt sich, damit diese Beträge in das wesentliche Gemeinschaftsvermögen (Ergebnis) einfließen. Bei größeren Hausverwaltungen empfehlen Experten, nur Positionen ab einem Wert von 800 € einzugeben. Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG), die steuerlich sofort abgeschrieben werden können, werden somit nicht aufgelistet. Bei kleineren Verwaltungen kann ein Gegenstand unter 800 € auch ein nennenswerter Betrag im Gemeinschaftsvermögen sein. Die Liste der Vermögensgegenstände sollte in Relation zum Gesamtvermögen stehen. Zu den Vermögensgegenständen gehört auch z.B. ein größerer unverbrauchter Ölbestand oder unverbrauchtes Streusalz.
Das wesentliche Gemeinschaftsvermögen und die Entwicklung der Erhaltungsrücklage
Die Summe aus 1. bis 4. stellt das wesentliche Gemeinschaftsvermögen zum Stichtag 31.12.2020 dar. Zu beachten ist, dass hier auch die Erhaltungsrücklage enthalten ist, da unter 1. alle Konten und Kassen aufgelistet werden, also auch die Geldanlagekonten der Erhaltungsrücklage. Zusätzlich dazu fordert der Gesetzgeber, die Entwicklung der Erhaltungsrücklage sowie evtl. weiterer Rücklagepositionen (z.B. Tiefgaragenrücklage) gesondert auszuweisen. Es wird hier ausdrücklich der Ausweis des IST-Bestandes gefordert, also die tatsächlich bezahlte Rücklage und nicht die laut Wirtschaftsplan sollgestellte Rücklage. Stellen Sie sicher, dass die Rücklagenabrechnung für 2020 erstellt worden ist. Die Ergebnisse werden automatisch in den Vermögensbericht übernommen.
Nachdem alle manuell einzugebenden Positionen für 2. bis 4. erfasst wurden, kann eine Vorschau des Vermögensberichtes angezeigt werden (Schalter „Vermögensbericht erstellen“).
In der Vorschau klicken Sie auf „Export“ und speichern den Vermögensbericht in den Nachweise-Ordner beispielsweise unter dem Namen „Vermögensbericht 2020 Objekt Schlossallee“ ab. Wichtig danach ist, dass Sie die Frage, ob Sie einen Nachweis für das Dokument erstellen wollen, mit „Ja“ beantworten. Erstellen Sie einen Dokumentennachweis.
Wie kann der Vermögensbericht den Eigentümern zur Verfügung gestellt werden?
Der Vermögensbericht ist nicht Teil der Jahresabrechnung. Er kann den Eigentümern mit der Jahresabrechnung mit gesendet werden, muss aber nicht. Es reicht auch aus, ihn in einem Portal zur Ansicht für die Eigentümer bereitzustellen. In Win-CASA 2020 haben Sie folgende Möglichkeiten:
Bereitstellung im neuen digitalen Serviceportal meineverwaltung24.de
Als Nutzer des digitalen Serviceportals können Sie mit wenigen Mausklicks Nachweisdokumente zur Ansicht für die Eigentümer eines Objektes veröffentlichen. Bereits beim Erstellen des Nachweisdokumentes können Sie den Vermögensbericht für die Eigentümer des Objektes freigeben.
Starten Sie die Portalanwendung und übertragen Sie das Dokument auf meineverwaltung24.de. Optional kann eine Benachrichtigung per E-Mail erfolgen, dass das Dokument ab sofort zur Verfügung steht.
Alle Eigentümer, die Zugriff auf das Portal haben, können sich nach dem Login in meineverwaltung24.de im Bereich DOKUMENTE den Vermögensbericht anzeigen lassen oder herunterladen.
Mehr über das neue digitale Service-Portal www.meineverwaltung24.de in Verbindung mit Win-CASA 2020 erfahren Sie auf unserer Homepage unter www.software24.com/produkte/win-casa-portal/
Als Serien-E-Mail
Starten Sie den integrierten E-Mail-Client von Win-CASA. Klicken Sie auf „An“ und danach auf „Eigentümer“ und wählen Sie die E-Mail-Adressen der Eigentümer des Objektes aus. Fügen Sie den Vermögensbericht als Anhang hinzu und versenden Sie die E-Mails.
Per E-POST
In der integrierten Textverarbeitung wählen Sie eine Briefvorlage für Eigentümer aus. Schreiben Sie einen kurzen Text, dass sich der Vermögensausweis im Anhang des Schreibens befindet. Dieses Anschreiben dient als Deckblatt. Klicken Sie auf E-POST und wählen Sie die Empfänger aus. Das können alle Eigentümer des Objektes sein oder nur diejenigen ohne E-Mail und Portalzugang, die Sie deshalb unter 1. und 2. nicht erreicht haben. Legen Sie die Briefe in das E-POST Postfach.
Im Hauptfenster klicken Sie in der unteren Statusleiste auf den E-POST Schalter, um den E-POST Postausgang zu öffnen. Hier liegen die E-POST Briefe zum Versenden. Vergessen Sie nicht, die Briefe für die Eigentümer zu markieren und den Vermögensberichts als Anhang hinzuzufügen. Nutzen Sie schon die neue E-POST Funktion von Win-CASA 2020? Sie sparen dadurch vor allem bei den Jahresabrechnungen Papier und Arbeitsaufwand (kuvertieren, frankieren, zur Post bringen).
Mit der Jahresabrechnung
Sie können die Jahresabrechnung klassisch drucken oder per E-POST versenden und den Vermögensbericht als Anhang anfügen. Das geht auch dann, wenn Sie z.B. die Jahresabrechnung per E-Mail versenden. Sie haben vor dem Absenden der Serien-E-Mail die Möglichkeit, weitere Anhänge hinzuzufügen. Nutzen Sie diese Funktion, um den Vermögensausweis hinzuzufügen.
Zusammenfassung
Ziel dieses Blogbeitrages war, Ihnen die vom Gesetzgeber geforderten Inhalte des neuen Vermögensberichtes – soweit noch nicht bekannt – vorzustellen und zu beschreiben, wie der neue Bericht in Win-CASA 2020 erstellt werden kann. Weiterhin haben wir einige Möglichkeiten beschrieben, wie Sie Ihren Eigentümern oder Mietern Dokumente sehr einfach und kostensparend digital zur Verfügung stellen können. Auf dem Weg zur vollständigen Digitalisierung und zum papierlosen Büro in der Hausverwaltung unterstützt Sie Win-CASA bereits gewohnt einfach mit vielen praktischen Funktionen.
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