Verbesserte CTI (Telefonie-Integration) in Win-CASA

CTI steht für „Computer Telephony Integration“. Die CTI ermöglicht, aus Computerprogrammen heraus den automatischen Aufbau, die Annahme und Beendigung von Telefongesprächen.
CTI wird in den meisten Fällen über eine sogenannte TAPI-Schnittstelle integriert. Jeder Hersteller von Telefonanlagen oder Systemtelefonen (Telefon mit USB-Anschluß für den PC) liefert einen TAPI-Treiber mit, der auf dem PC installiert werden muss. TAPI steht für Telephony Application Programming Interface. Anwendungsprogramme (wie z.B. Outlook und auch Win-CASA)  greifen auf die TAPI-Funktionen zu, um CTI zu integrieren.
Win-CASA unterstützt IP-fähige Telefonanlagen
Win-CASA ist mit der Version 3.0 der TAPI-Spezifikation kompatibel.
TAPI 3.0 wurde eingeführt, um auch IP-Telefonie zu ermöglichen. Immer mehr Verwalter, die heute eine neue Telefonanlage installieren, wählen eine IP-fähige Telefonanlage. Diese wird direkt mit dem vorhandenen LAN (Netzwerk) verbunden. Endgeräte im Büro sind reine IP-Telefone, die über eine IP-Adresse verfügen und wie ein PC an das Netzwerk angeschlossen werden. Der Vorteil besteht also darin, dass die IP-Telefonanlage Sprache intern über die vorhandenen Netzwerkkabel transportiert (ein typischer Büroarbeitsplatz besteht aus PC und Telefon, so dass praktisch 50% der Kabel eingespart werden können).
Welche Vorteile bringt die CTI-Integration in Win-CASA im Verwalteralltag?
In Win-CASA sind folgende CTI-Funktionen integriert:

• Jede in Win-CASA erfasste Tel-Nr. (Mieter, Eigentümer, Lieferant, Kontakt) kann mit einem Mausklick automatisch gewählt werden.
• Ist bei einem eingehenden Anruf die signalisierte Tel.-Nr. in Win-CASA erfasst, zeigt Win-CASA sofort die Stammdaten des Anrufers an. Der Verwalter kann diesen persönlich begrüßen und sieht sofort, ob der Anrufer ein Mieter, Eigentümer,  Handwerker, Lieferant  oder eine sonstige Person aus der Kontaktliste ist.
• Ist der Verwalter nicht an seinem Arbeitsplatz, werden entgangene Anrufe in eine Liste gespeichert. Der Verwalter kann mit einem Mausklick zurückrufen.
• Ist das neue Objektmanagement-Modul (Vorgänge, Aufgaben, Termine und E-Mail verwalten)  installiert, kann eine Gesprächsnotiz automatisch erzeugt und zu einem Vorgang zugeordnet werden. Bei einer späteren Nachfrage durch Mieter, Eigentümer, Handwerker etc.  sind somit auch Telefonate mit wenig Arbeitsaufwand lückenlos dokumentiert.

Wir empfehlen allen Verwaltern,  die CTI-Funktionen von Win-CASA 2011 zu nutzen.
Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, um die CTI-Funktionen zu nutzen?
In einem Büro mit mehreren Arbeitsplätzen ist i.d.R. eine klassische oder IP-fähige Telefonanlage vorhanden.  Der mitgelieferte TAPI-Treiber des Herstellers der Telefonanlage muss auf jedem PC, auf dem Win-CASA läuft, installiert werden. Der aktuellste TAPI-Treiber kann auch von der Internetseite des Telefonanlagen-Herstellers kostenlos heruntergeladen werden.
In einem Einzelplatz-Büro muss geprüft werden, ob bereits ein Systemtelefon vorhanden ist. Ältere Modelle besitzen einen seriellen, neuere einen USB-Anschluss und werden über ein passendes Kabel mit dem PC verbunden. Auf dem PC muss der TAPI-Treiber (kann von der Homepage des Herstellers des Systemtelefons heruntergeladen werden) installiert werden.
Nach der Installation kann die CTI-Funktionalität in Win-CASA ganz einfach aktiviert werden. Wählen Sie Verwaltung – Einstellungen – Optionen – TAPI-Telefonie und klicken Sie „TAPI-Telefonie verwenden“ an. Falls mehrere TAPI-Treiber in der Liste stehen, wählen Sie den TAPI-Treiber Ihrer Telefonanlage oder Ihres Systemtelefons.
Zum Testen können Sie in den Stammdaten einfach „Kontaktieren“ klicken und eine gewünschte Tel.-Nr. anklicken. Diese wird gewählt. Oder einfach abwarten, bis der erste eingehende Anruf signalisiert wird.
Die Anrufe-Liste im neuen Win-CASA Objektmanagement-Modul in Aktion
Weiter unten sehen Sie einen Bildschirmausruck des neuen Objektmanagement-Moduls:

Nachweise für Gespräche werden automatisch erzeugt, wenn die CTI-Funktionen in Win-CASA genutzt werden .  Um 10:01 Uhr rief Herr Noll an, der anhand seiner in den Stammdaten hinterlegten Tel-Nr. als Mieter im Objekt 999, Wohnung 3 identifiziert wurde, und meldete, dass der Wasserhahn in der Küche tropft. Um 10:10 wurde der Hausmeister angerufen. Um 10:11 wurde Herr Noll informiert, dass der Hausmeister um 16 Uhr vorbeischaut.
Die komplette Steuerung der ein- und ausgehenden Anrufe erfolgte innerhalb von Win-CASA. Alle Anrufe sind für spätere Nachfragen lückenlos dokumentiert. Jeder Mitarbeiter in der Hausverwaltung kann jederzeit zu jedem Vorgang Auskünfte geben.