Was bedeutet Controlling in der Immobilienverwaltung?
Controlling bezeichnet in der Immobilienverwaltung die systematische Planung, Steuerung und Kontrolle sämtlicher betriebswirtschaftlicher Prozesse rund um den Immobilienbestand. Ziel ist es, durch gezielte Analyse und Optimierung der Kennzahlen die Wirtschaftlichkeit von Objekten zu sichern und zu verbessern.
Während klassische Verwaltungsaufgaben wie Buchhaltung oder Abrechnung operativer Natur sind, schafft Controlling Transparenz über den wirtschaftlichen Zustand von Immobilien, Eigentümergemeinschaften oder ganzen Portfolios.
Warum ist Controlling für Hausverwaltungen so wichtig?
Hausverwaltungen übernehmen nicht nur die technische und kaufmännische Betreuung von Immobilien, sondern tragen zunehmend auch Verantwortung für deren wirtschaftlichen Erfolg. Eigentümer – ob privat, institutionell oder kommunal – erwarten heute detaillierte Einblicke in:
- Kostenentwicklung und Einsparpotenziale
- Mietausfälle, Rückstände und Leerstände
- Instandhaltungsbudgets und Rücklagen
- Rentabilität einzelner Objekte oder Einheiten
Ein professionelles Immobiliencontrolling unterstützt die Verwaltung dabei, frühzeitig Risiken zu erkennen, fundierte Entscheidungen zu treffen und die Eigentümerbeziehung zu stärken.
Aufgaben und Inhalte des Immobiliencontrollings
Ein effektives Controlling umfasst verschiedene Aufgabenbereiche:
1. Budgetierung und Wirtschaftspläne
- Erstellung von Wirtschaftsplänen für das kommende Jahr
- Planung von Instandhaltungs- und Betriebskosten
- Soll-Ist-Vergleiche zur Budgetkontrolle
2. Kostenkontrolle
- Überwachung laufender Kosten nach Kostenarten
- Erkennung von Abweichungen (z. B. stark gestiegene Heizkosten)
- Kontrolle der Dienstleisterverträge
3. Kennzahlenanalyse
- Leerstandsquote
- Mietrückstände
- Rendite einzelner Objekte
- Kosten je Quadratmeter
4. Reporting an Eigentümer
- Periodische Auswertungen und Übersichten
- Aufbereitung in verständlicher Form (z. B. Grafiken, Tabellen)
- Grundlage für Eigentümerversammlungen und Beschlüsse
5. Transparenz und Nachvollziehbarkeit
- Rückverfolgbarkeit von Zahlungen, Buchungen und Umlagen
- Vergleich mehrerer Objekte oder Zeiträume
- Entscheidungsgrundlage für Sanierungen oder Verkäufe
Digitale Unterstützung: Controlling mit Software
Ohne digitale Werkzeuge ist modernes Immobiliencontrolling kaum noch möglich. Leistungsfähige Verwaltungssoftware wie Win-CASA in Kombination mit dem Online-Portal von Software24 GmbH ermöglicht es, Controlling-Aufgaben effizient zu bearbeiten:
- Automatische Generierung von Berichten und Kennzahlen
- Verknüpfung mit der Buchhaltung für Live-Analysen
- Export in Excel oder PDF für Eigentümerversammlungen
- Dashboard für Verwalter zur schnellen Übersicht
Durch die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen wird Controlling nicht nur einfacher, sondern auch zuverlässiger und skalierbarer – auch bei wachsendem Verwaltungsbestand.
Vorteile von professionellem Controlling
Ein durchdachtes Controlling bietet sowohl Verwaltern als auch Eigentümern eine Reihe konkreter Vorteile:
| Vorteil | Nutzen |
|---|---|
| Kostentransparenz | Klarer Überblick über Ausgaben |
| Frühwarnsystem | Schnelles Erkennen von Abweichungen oder Fehlentwicklungen |
| Entscheidungsgrundlage | Fundierte Planungen und Investitionsentscheidungen |
| Vertrauensbildung | Professionelle Kommunikation mit Eigentümern |
| Zeitersparnis | Weniger Rückfragen, schnellere Auswertungen |
Typische Kennzahlen im Immobiliencontrolling
Einige Kennzahlen haben sich in der Praxis bewährt:
- Mietausfallquote
→ Anteil der offenen Mieten am Gesamtbestand - Leerstandsquote
→ Anteil der leerstehenden Flächen - Hausgeldrückstände (WEG)
→ Offene Beiträge in Eigentümergemeinschaften - Instandhaltungsrücklage je Einheit
→ Grad der finanziellen Vorsorge - Verwaltungskosten je Einheit
→ Wirtschaftlichkeit der Verwaltung
Die regelmäßige Auswertung dieser Kennzahlen hilft dabei, Abweichungen zu identifizieren und Maßnahmen gezielt einzuleiten.
Fazit: Controlling ist keine Kür, sondern Pflicht
Gerade in Zeiten steigender Energiepreise, hoher Instandhaltungskosten und wachsender regulatorischer Anforderungen ist professionelles Controlling unverzichtbar für Hausverwaltungen. Es schafft Wertschätzung, Vertrauen und Sicherheit – sowohl intern als auch gegenüber Eigentümern und Investoren.
Mit den richtigen digitalen Werkzeugen, wie sie die Software24 GmbH mit ihren Lösungen bereitstellt, wird Controlling nicht zur zusätzlichen Belastung, sondern zur echten Unterstützung im Alltag.
